|
 Simac Datacollect is gespecialiseerd in het automatiseren van documenten en documentstromen (documenten in de breedste zin van het woord). Aan de ene kant betreft dat de traditionele insteek: door middel van scannen het papieren document omzetten naar digitale informatie. Aan de andere kant zijn we in staat om bestaande papieren formulieren en documenten beschikbaar te maken via een web browser zodat er geen papier meer aan te pas komt.
Welke insteek u ook kiest, het draait altijd om drie zaken:
 Capture: het verzamelen/vergaren van informatie
Papieren documenten
Door het scannen van een papieren document komt enerzijds de benodigde informatie digitaal beschikbaar en anderzijds ontstaat er een digitaal document. Als het uitsluitend gaat om het oplossen van een zogenaamd data entry probleem dan is het voldoende om de data te bewaren. De informatie wordt in de meeste gevallen doorgestuurd naar een applicatie die de data verder verwerkt.
Gaan we een stap verder dan kan het ook zijn dat het ingescande document bewaard moet blijven en een archieffunctie krijgt. In dat geval worden niet alleen de data gebruikt, zoals hiervoor omschreven, maar wordt het document ook nog eens als een plaatje opgeslagen, voorzien van enkele indexen om het later nog terug te kunnen vinden. Hiermee voed je dus gelijk een archiefsysteem.
Nog een stap verder gaat het zodra we zowel de data als het image gaan gebruiken voor bijvoorbeeld een oplossing zoals wij die kennen voor factuurverwerking. In deze oplossing zijn zowel de data als het image nodig voor de totaaloplossing.
Digitale documenten
Dit betreft het vervangen van een papieren document door een digitaal document. Dit document komt beschikbaar op een website en/of portal. Het digitaal document kan worden gekoppeld aan bestaande databestanden (klantgegevens, leveranciergegevens, personeelsbestanden). Zo kan tijdens het invullen van een digitaal document direct in een database worden gekeken en afhankelijk van de informatie die daar staat kan een bepaald item wel of niet worden ingevuld.
Ook kunnen eenvoudig allerlei regels aan het digitale document worden gekoppeld die de consistentie van het invullen controleren. Zodra een formulier is ingevuld kan het automatisch worden verstuurd ter goedkeuring.
Wat zijn de voordelen?
- Altijd en overal toegang
- Versnelling van het proces
- Kwaliteitsverbetering
- Uitgebreide rapportagemogelijkheden
- Kostenbesparend
- Geen fysieke archivering
- Webbased workflow
 Process: het verwerken van de informatie
De eerste stap is gezet (capture). Informatie is nu digitaal beschikbaar. Vervolgens wilt u uiteraard iets met die informatie doen. Er ontstaat een bepaalde workflow. Workflow houdt in dat een actie bepaalde vervolgacties tot gevolg heeft. Deze acties kunnen formuliergestuurd en/of procesgestuurd zijn.
Indien de workflow formuliergestuurd is, dan bepaalt het invullen van een formulier de vervolgactie. Is de workflow procesgestuurd, dan is het afhankelijk van de inrichting van het proces wanneer en welke vervolgactie wordt opgestart. Vaak is hieraan een tijdslimiet gekoppeld. Neem bijvoorbeeld de digitale factuurverwerking. Bepaald kan worden dat een factuur binnen x tijd geaccordeerd moet worden. En als dat niet gebeurt, er automatisch een reminder wordt verstuurd.
In het algemeen geldt dat de efficiency toeneemt en er een besparing volgt op de verwerkingskosten.
 Connect: het koppelen van de informatie aan de gewenste applicatie
Na verwerking en bewerking van de informatie wilt u de informatie zeer waarschijnlijk opslaan in uw bestaande systemen. Wij kunnen koppelingen verzorgen met alle mogelijke applicaties. Een aantal koppelingen zit standaard in de systemen en andere koppelingen kunnen eenvoudig door ons worden aangemaakt.
Het komt er op neer dat zowel de data als de images naar ieder vervolgsysteem doorgestuurd kunnen worden. Dat kunnen applicaties zijn als Exel, Access of archiveringsystemen. Maar ook administratieve systemen zoals PeopleSoft, Great Plains, Baan, SAP enzovoort.
Binnen welk systeem dan ook, met een druk op de knop heeft u alle informatie bij de hand.
Archivering
Uiteraard is het mogelijk om alle digitale documenten te archiveren. Grootste voordeel ten opzichte van papieren documenten is dat u weinig ruimte nodig heeft en dat alle documenten direct beschikbaar zijn. In dit kader wordt vaak gesproken over een Document Management Systeem.
Voordelen digitaal archief:
- neemt minder ruimte in beslag
- documenten altijd beschikbaar
|