Met Contempus.Supplier wordt aan leveranciers de mogelijkheid geboden om zelf facturen elektronisch op te stellen. De afhandeling in het gehele goedkeuringsproces wordt vereenvoudigd en inzichtelijk gemaakt op elk gewenst moment.

Encrypte bestanden
De leverancier logt in met zijn eigen password en stelt de factuur op. Alle communicatie vindt elektronisch plaats middels ge-encrypte bestanden. Naast de orders wordt in het systeem ook de achterliggende leveranciersinformatie opgeslagen zoals tenders, offertes, contracten en dergelijke.
Contempus.Supplier kan aan de meeste ERP-systemen worden gekoppeld.   
 
De leveranciersportal
De leverancier kan vanuit het openingsscherm kiezen voor het opstellen van een factuur, het contoleren van de status van reeds verzonden facturen en berichten lezen die de afnemer heeft gestuurd waarin bijvoorbeeld problemen worden gemeld. De leverancier beschikt over zijn eigen instellingen en wordt op de hoogte gehouden van eventuele aanpassingen in de portal.
 
Opstellen van de factuur
De leverancier stelt de factuur op in de gewenste vorm. Het systeem is flexibel waardoor inhoud en indeling per leverancier kan worden ingericht.
De factuur kan worden geprint bij de leverancier waarna deze elektronisch naar de afnemer wordt verstuurd en automatisch in Contempus.Invoice opgenomen wordt om vervolgens het goedkeuringsproces te doorlopen. Het versturen van de papieren factuur en het scannen komen dus te vervallen.
 
Communicatie
Als de afnemer tijdens het goedkeuringsproces een vraag heeft of een probleem heeft geconstateerd in de levering dan blijft de factuur in de betreffende goedkeuringsstap hangen. De leverancier moet worden ingelicht om de vraag te beantwoorden of het probleem op te lossen. De communicatie vindt elektronisch plaats door een bericht op te stellen. Willekeurige bijlagen kunnen worden meegestuurd. Er hoeft niet naar de behandelaars aan de zijde van de leverancier of afnemer te worden gezocht, omdat het bericht is gekoppeld aan de factuur en de behandelaars. Door antwoord- en doorstuurfuncties wordt een compleet dossier opgebouwd, waardoor een behandelaar niet bij eventuele betrokken collega's naar informatie hoeft te vragen.
 
Selfservice statusinformatie
Leveranciers kunnen zelf de status van hun facturen bekijken terwijl ze nog in behandeling zijn. Hiermee is het mogelijk om te zien in welke goedkeuringsfase een factuur zich bevindt. Indien er onduidelijkheden zijn met betrekking tot de levering dan wordt dat aan de leverancier gemeld en kan deze een correctieve actie nemen. Deze informatie-uitwisseling vindt geheel elektronisch plaats via de webportal zonder dat er getelefoneerd of ge-emaild hoeft te worden.