De Contempus.Purchase software module is ontwikkeld voor het webbased vastleggen van aankopen. Met Contempus.Purchase worden de relatie en communicatie met de leveranciers verbeterd, met als hoofdzaak het volledig automatiseren van dit proces. Het proces vanaf  het aanmaken van een order tot en met het geautomatiseerd controleren en boeken in het financiële systeem (inkopen).

Uitbreiding op Contempus.Invoice
De Contempus.Purchase module is gebaseerd op uitbreiding van de functionaliteit van Contempus.Invoice, heeft dezelfde 'look and feel' gebruikersinterface en kent ook meerdere gebruikersrollen. Om toegang te krijgen tot de inkoopmodule moet de betreffende medewerker lid zijn van één van de nieuwe inkooprollen.
 
Verbeterde efficiëntie
Met Contempus.Purchase kan de inkoopverplichting worden gekoppeld met de facturen en kunnen de gegevens op hoofdlijnen worden vergeleken. Hierdoor kan de efficiëntie worden verbeterd bij het verzamelen van de gegevens voor het inkopen en ook bij het behandelen van de facturen in Contempus.Invoice.
 
Hoofdfunctionaliteit van de module:

• Aanmaken van bestellingen.
• Goedkeuren van bestellingen.
• Automatisch aanmaken van een inkooporder op basis van de goedgekeurde bestelling.
• Automatisch verzenden van inkooporders naar de betreffende leveranciers.
• Registreren van ontvangen goederen, direct na ontvangst.
• Koppelen van de factuur met de inkooporder voor volledig automatische factuurverwerking. Er kan rekening worden gehouden met meerdere facturen en deelleveringen.

Overige functionaliteiten:

• Volledige integratie met Contempus.Invoice.
• Integratie met ERP-pakketten
• Multi user applicatie
• Toevoegen van leverancierkritische informatie, zoals overeenkomsten, betalingsdetails, kortingen en dergelijke.
• Meerdere juridische/fiscale entiteiten mogelijk.
• Webbased controle van de status/voortgang.
• Alle in Contempus.Invoice gebruikte talen worden ook door Contempus.Purchase ondersteund. Hiertoe behoren zowel Engels als Nederlands.

Match
Wanneer de factuur arriveert, wordt deze vergeleken met de bestelling via de order matching module in Contempus.Invoice. Zodra de match akkoord is, wordt de factuur automatisch op de juiste kostenplaats geboekt.
 
Wanneer er afwijkingen worden gevonden bij het vergelijken van de factuur met de bestelling, wordt deze automatisch verstuurd naar degene die de bestelling geplaatst heeft.

Geavanceerde zoekmogelijkheden 
Om het proces te vergemakkelijken en de controle te verbeteren, komt Contempus.Purchase met een standaard overzicht zoals bijvoorbeeld 'besteld, maar nog niet ontvangen'. Er zijn geavanceerde zoekmogelijkheden die een compleet beeld geven van openstaande en afgesloten bestellingen.
 
Voor het doen van gestructureerde aankopen is Contempus.Purchase een eenvoudig te gebruiken oplossing die is gekoppeld aan Contempus.Invoice. De oplossing biedt vooral voordelen aan bedrijven die meer controle willen hebben op hun inkoopprocessen. 
  
Bestelling (registratie)
Een gebruiker, die tot de groep “aanmaken bestellingen” hoort, kan werken in Contempus.Purchase. Deze moet de details van goederen of diensten invullen in één of meerdere orderregels waarin de artikelen en bestellingitems worden beschreven. Het toewijzen van een kostenplaats en kostensoort mag op iedere orderregel verschillend zijn. Afhankelijk van de inrichting van het systeem kunnen de gegevens van een orderregel ook worden aangepast door een gebruiker die tot de groep 'goedkeurders' behoort.
 
Goedkeuring
Nadat de bestelling is gecreëerd, kan deze meteen doorgestuurd worden voor definitieve goedkeuring volgens de warrant of autorisatiedatabase zoals die in Contempus.Invoice wordt gebruikt. De goedkeurder wordt hierover met een e-mail geïnformeerd. Door op een link in de e-mail te klikken wordt de webpagina geopend met de lijst van de door dié gebruiker goed te keuren bestellingen.
 
De goedkeurder kan extra informatie toevoegen aan de bestelling voordat deze naar de leverancier wordt verstuurd. Nadat de bestelling is goedgekeurd, kan deze verder gestuurd worden naar de afdeling Inkoop of Financiën voor verdere controle of completering. Dit is een stap die men zelf kan configureren en afhankelijk is van de bestaande procedures. De standaard verzending vindt plaats door het versturen van een e-mail met de bestelling naar de leverancier. Als alternatief kan de bestelling natuurlijk ook geprint en verstuurd of gefaxt worden.
 
De meeste items kunnen niet worden aangepast door de goedkeurder. Alleen naam van de leverancier, leveringsdetails en boekingsregels kunnen worden gewijzigd.
 
Goederenontvangst
Een complete bestelling wordt direct gearchiveerd in Contempus.Archive. Zodra de goederen binnenkomen kan het bewijs van ontvangst worden aangemaakt door de gebruiker die in Contempus.Purchase is geautoriseerd voor het ontvangen en registreren van goederen. Ontvangst wordt geregistreerd op basis van het aantal ontvangen artikelen, bijvoorbeeld 6 van de 8 artikelen zijn ontvangen. Een andere manier is om de prijzen met elkaar te vergelijken.
 
De bestelling heeft een leveringsstatus die steeds wordt aangepast (niet geleverd, gedeeltelijk geleverd en volledig geleverd). Dit vraagt om ondersteuning vanuit het systeem om gedeeltelijke ontvangsten te kunnen verwerken die verschillende bestellingen betreffen.