Contempus.Archive is een webbased oplossing voor het archiveren van documenten en bestanden zoals Word, Excel, PDF maar ook videobestanden. Contempus.Archive is voorzien van een standaard gebruikersinterface en administratietool en kan geïntegreerd worden met verschillende systemen, zoals met de TeleForm en DOkuStar scanningsoplossing. Tevens is integratie mogelijk met  CRM-, ERP-, betalings- en andere backendssystemen en met web-portals. Het scherm kan worden aangepast aan de toepassingswensen van de klant. Met behulp van de aangemaakte indexen worden de documenten en bestanden teruggevonden. 

Beschikbare modules

• Post management
• Interne publicatie
• Externe publicatie
• Data extractie

Post Module
Met deze module kan de postkamer worden geautomatiseerd voor afhandeling van de fysieke post met de functies zoals sorteren, classificeren, archiveren en distribueren. Dit geldt voor inkomende en uitgaande post. De Contempus.Archief Post Module is volledig geïntegreerd met Microsoft Office en Lotus Notes. Naast de fysieke post kunnen ook e-mails en faxen in de postmodule worden behandeld.
 
Interne Document Publicatie Module
In plaats van printen en fysieke archivering worden de documenten met deze module naar XML-formaat geconverteerd, geïndexeerd en opgeslagen in Contempus.Archive. De documenten zijn via een webinterface op te vragen middels een speciaal zoekscherm waarbij inlognaam en password alleen de toegang beperken tot de documenten waarvoor de medewerker is geautoriseerd. De Interne Document Publishing module vervangt alle COLD (Computer Output on Laser Disk) oplossingen en maakt het ook mogelijk dat de informatie gedeeld wordt en via het web benaderd kan worden.

Externe Document Publicatie Module
Met de Externe Document Publicatie Module wordt de voor externe relaties bestemde informatie beschikbaar gesteld via het internet waarbij inlognaam en password beveiliging bieden. De begunstigde wordt genotificeerd dat er een nieuw document beschikbaar is dat desgewenst kan worden afgedrukt. Ook kan worden gerappelleerd indien een relatie nog niet op een document heeft gereageerd.
 
Data Extractie Module
Door het scannen van een papieren document wordt een image van het document gemaakt en komen gegevens die op het document staan digitaal beschikbaar. Door gebruik te maken van een scan-engine kan het document geclassificeerd en geïndexeerd worden. Door te zoeken naar specifieke woorden of combinaties wordt geïndexeerd.  Er kan ook een template van het formulier worden gemaakt met de vaste plaatsen waar de indexvelden staan. Een combinatie van beide zoektechnieken geeft vaak optimaal resultaat.
 
Het document wordt na indexering in het archief geplaatst onder de juiste afdeling en persoon, die een e-mail krijgt met link naar het document. Verdere correspondentie en aanvullende informatie wordt bijgeschreven in het logboek van het document.

Voor het herkennen (FreeForm Intelligent Document Reading) van  documentgegevens wordt TeleForm gecombineerd met de herkenningsengine van DOKuStar waarmee gegevens op facturen worden herkend zonder het bouwen van templates. De techniek die DOKuStar gebruikt is onder andere gebaseerd op het herkennen van woorden zoals bijvoorbeeld 'referentie', 'onderwerp', 'klantnummer'. Op basis daarvan wordt gezocht naar de gegevens bij de verschillende velden.