Contempus.Invoice vormt de basis voor het automatisch verwerken van inkoopfacturen. De werkwijze wordt hieronder beschreven.

Scanning, datacapture
De facturen worden na ontvangst gesorteerd op factuurtype en vervolgens via een image-scanner ingelezen. Vanaf dat moment is de papieren factuur omgezet in een digitaal document en daardoor niet meer nodig bij de verdere verwerking. Alle gebruikers van het systeem die bij de facturen betrokken zijn, krijgen het gescande document op hun beeldscherm gepresenteerd.
 
Het digitale document blijft centraal opgeslagen op de server en wordt alleen opgevraagd op het moment dat de factuur wordt geopend. Er zijn nooit meerdere kopieën van één factuur aanwezig.

Handmatige invoer vervalt
Door middel van de freeform functionaliteit DOKuStar herkent de scansoftware automatisch zoveel mogelijk factuurgegevens waardoor een groot percentage van de handmatige invoer komt te vervallen. De hoeveelheid niet herkende gegevens, die handmatig gecorrigeerd moeten worden, hangt af van de kwaliteit van de aangeleverde facturen. 

Herkenning
TeleForm wordt gebruikt als capture software. Voor het herkennen (FreeForm Intelligent Document Reading) van de gegevens op de facturen wordt TeleForm gecombineerd met de herkenningsengine van DOKuStar waarmee gegevens op facturen worden herkend zonder het bouwen van templates. De techniek die DOKuStar gebruikt is onder andere gebaseerd op het herkennen van woorden zoals bijvoorbeeld 'factuur' en 'debiteurennummer'. Op basis daarvan wordt gezocht naar de gegevens bij de verschillende velden. Door deze techniek zijn er geen handmatig aangemaakte en te onderhouden templates meer nodig. Elke factuur wordt volgens dezelfde instellingen uitgelezen. Na het voltooien van het scanproces worden de factuurimages met de daarbij verzamelde gegevens doorgestuurd naar Contempus.Invoice. 
  
Registratie
Hier wordt de verdeling over één of meerdere factuurregels ingegeven alsmede de bijbehorende boekingsgegevens voor het financiële systeem (grootboekrekening etc.). Dit kan handmatig plaatsvinden, maar kan ook worden geautomatiseerd door crediteurentemplates te definiëren, zodat het verdelen van de facturen en het invullen van een groot aantal velden door het systeem zelf wordt uitgevoerd.

Koppelen aan inkoopordersysteem
Er is een mogelijkheid om de boekingsgegevens per factuurregel geheel automatisch in te vullen. Dit kan door Contempus.Invoice te koppelen aan een inkoopordersysteem waarin bij het ingeven van iedere inkooporder deze gegevens al worden vastgelegd. Als een factuur bij binnenkomst voldoende gegevens bevat kan deze stap geheel automatisch verlopen. Het systeem biedt de mogelijkheid om hiervoor alle benodigde criteria op te geven. 
  
Goedkeuring
In vergelijking met een handmatig proces zijn er de volgende verschillen:

• De papieren factuur wordt niet als fysiek, maar als digitaal document gestuurd naar de persoon die moet goedkeuren. Deze wordt hierover met een e-mail geïnformeerd.
• Het systeem kan zodanig worden ingesteld dat er per dag slechts één e-mail wordt gestuurd. Door op een link in de e-mail te klikken wordt de webpagina geopend met de lijst van de door dié gebruiker goed te keuren facturen.
• Het systeem bepaalt automatisch naar welke gebruiker(s) een factuur moet worden gestuurd en wanneer deze definitief is goedgekeurd. Hiervoor moeten bij de implementatie de juiste velden en criteria in het systeem worden gedefinieerd. De waardes van deze criteria, zoals bijvoorbeeld het maximale factuurbedrag waarvoor een bepaalde gebruiker is geautoriseerd, kunnen door de applicatiebeheerder zelf worden ingesteld.
• Het is mogelijk om commentaar toe te voegen voor de volgende behandelaar en indien nodig de factuur terug te sturen naar de afdeling boekhouding. Zie ook 'uitzonderingen afhandelen'.
• Doordat Contempus.Invoice de goedkeuring per factuurregel kan afhandelen is het mogelijk om de afzonderlijke regels van één factuur tegelijk naar verschillende gebruikers te sturen.
• Contempus.Invoice kan e-mails versturen als herinnering aan gebruikers die er te lang over doen om facturen goed te keuren. Als daarop niet wordt gereageerd dan kan het systeem de factuur automatisch doorsturen naar een volgende gebruiker of terughalen naar ‘exception handling’, zodat iemand van de boekhouding de vervolgstap kan bepalen. Hiervoor kunnen door de applicatiebeheerder de juiste instellingen worden bepaald.

Het gebruikersscherm voor de goedkeuring is hetzelfde als het scherm voor de registratie. Tijdens de goedkeuring is echter alleen sprake van leesrecht zodat de gegevens niet kunnen worden gewijzigd.
 
De tekst van een e-mail melding voor goedkeuring kan door de klant worden ingesteld. 
 
Uitzonderingen afhandelen
Facturen die niet in één keer volgens de vastgelegde regels verwerkt kunnen worden komen terecht in 'exception handling'. Voorbeelden zijn een onjuiste codering waarbij de goedkeurder de factuur terugstuurt of een incomplete routeringsinstelling waardoor het systeem de vervolgstap niet kan bepalen. Ook kan de afdeling boekhouding een factuur terug halen van een goedkeurder naar 'exception handling'. 
  
Kwaliteitscontrole
Nádat de facturen door alle betreffende gebruikers zijn goedgekeurd en vóórdat de boekings- en betalingsgegevens naar het financieel systeem worden gestuurd, is er de mogelijkheid om een (extra) kwaliteitscontrole uit te voeren. Deze controle kan optioneel worden ingesteld door de applicatiebeheerder door in Contempus.Invoice te definiëren aan welke criteria een factuur moet voldoen, zoals bijvoorbeeld:

• Geen extra controle voor factuurbedragen onder een bepaalde waarde;
• Extra controle van facturen waar een opmerking aan is toegevoegd;
• Grootboekrekeningnummer, crediteurnummer, kostenplaats.

Het is ook mogelijk om Contempus.Invoice een steekproef te laten nemen op basis van een ingesteld percentage van het facturenaantal. Meerdere criteria kunnen worden gecombineerd om facturen in de stap ‘kwaliteitscontrole’ te laten komen.
 
Verwerkte facturen
Nadat de benodigde stappen in Contempus.Invoice doorlopen zijn en de gegevens zijn doorgestuurd naar het financieel systeem krijgen de facturen de status 'verwerkt' en blijven deze hier zichtbaar. Het systeem werkt als archief van alle inkoopfacturen, waarin op basis van alle gewenste criteria gezocht kan worden.
 
Extra functies
Contempus.Invoice kent naast de schermen waarin de facturen zelf getoond en verwerkt worden nog een aantal extra functies:

• Zoekfuncties
  Alle facturen die in Contempus.Invoice binnenkomen worden in het archief opgeslagen en blijven ook na verwerking raadpleegbaar. Met alle vastgelegde factuurgegevens als criteria kan in de hele facturendatabase worden gezocht. Gebruikers kunnen slechts dié facturen raadplegen waartoe zij de rechten hebben.
• Vervangers
  In Contempus.Invoice kan een tijdelijke vervanger worden aangewezen voor een gebruiker die gedurende een periode niet beschikbaar is. Het systeem zorgt er voor dat, tussen de begin- en einddatum van die periode, de betreffende facturen naar de vervanger worden gestuurd. De vervanger beschikt dan over dezelfde rechten als de originele gebruiker.
• Templates
  In Contempus.Invoice kunnen templates aangemaakt worden voor crediteuren, die regelmatig facturen sturen voor dezelfde typen goederen of diensten. Hiermee kunnen facturen automatisch (volgens een vast percentage) worden gesplitst over meerdere afdelingen.
• Logboek
  Contempus.Invoice houdt van alle automatische en handmatige acties een logboek bij. Hiermee kan worden bekeken welke gebruiker op welk moment iets heeft gewijzigd of goedgekeurd.