Om tot resultaten te komen, wordt binnen bedrijven heel wat vergaderd. De Nederlandse cultuur heeft daar in loop der jaren een stevige reputatie mee opgebouwd. Het werkwoord ‘polderen’ is niet voor niets uitgevonden. Maar het bij elkaar brengen van mensen wordt steeds lastiger.

Vergaderen kost meer tijd
Files, drukke agenda’s en de toenemende mobiliteit van werknemers maken het steeds lastiger om een vergadering te plannen. Als het al lukt op korte termijn, dan zijn veel mensen een halve dag kwijt voor een vergadering van een uur. Hierdoor staat de productiviteit van de werknemer en de efficiency van de organisatie steeds meer onder druk.

Virtueel vergaderen
Vergaderen in de ‘oude stijl’ werkt dus steeds minder goed. Maar waarom zouden we bij elkaar gaan zitten? Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van samenwerken maken vergaderen op afstand zeer gemakkelijk. Cisco heeft op dit gebied twee productlijnen aan te bieden, namelijk MeetingPlace en Webex. Beide producten brengen mensen virtueel samen in een sessie, waarbij alle nodige communicatiemiddelen beschikbaar zijn. Audio-, video- en webconferencing maken werken op afstand zeer aantrekkelijk. Het delen van documenten en presentaties werkt geweldig en samen een spreadsheet aanpassen gebeurt ‘real time’.

Voordelen voor uw organisatie
Het voordeel van deze communicatiemiddelen is dat de reistijd geëlimineerd wordt (geen file waar doorheen geploeterd moet worden). En het wordt voor veel werknemers eenvoudiger om ergens een ‘gaatje’ in de agenda te vinden. De productiviteit stijgt met sprongen en in veel gevallen is de investering binnen zes maanden terugverdiend. Zoals gezegd, Cisco heeft twee oplossingen voor samenwerken op afstand. Hieronder worden beide verder belicht.

MeetingPlace
Dit product voor samenwerken op afstand staat in het datacenter van uw organisatie. MeetingPlace is in diverse varianten te verkrijgen en kan onder andere gekoppeld worden aan Cisco Communication Manager en traditionele PBX’en. Er is een mogelijkheid tot het verbinden aan Microsoft Outlook of IBM Lotus, zodat het reserveren van een vergadering op een heel eenvoudige wijze tot stand kan komen. Door simpelweg een afspraak te maken in Outlook of Notes en de deelnemers er aan toe te voegen wordt de vergadering geregeld. Alle deelnemers krijgen een uitnodiging en kunnen daarmee met een enkele druk op de knop de vergadering binnenkomen.

Er is keuze uit diverse vergaderopties, zoals presentaties delen, applicaties delen (op afstand overnemen bijvoorbeeld) en tekenen om andere deelnemers aan te geven wat er wordt bedoeld. Alle participanten worden op het scherm met hun naam zichtbaar gemaakt. Dit is met name voor audioconferencing belangrijk. De persoon die spreekt, daarvan wordt de naam op het scherm weergegeven. MeetingPlace biedt vele opties, daarvoor verwijzen we u graag naar de bijgevoegde link.

WebEx
Webex is een online collabaration tool. Deze samenwerkingsapplicatie is volledig webgebaseerd. Het enige dat u nodig heeft is een browser en een telefoon. U heeft geen omkijken naar poorten, versies en firewalls. De integratie van spraak, data en eventueel videocommunicatie is nog nooit zo eenvoudig geweest. Naast het productiviteitsaspect is het ook een middel om mee te werken aan de reductie van de CO²-uitstoot. Om te ervaren wat WebEx inhoudt kunt u door middel van onderstaande link een trialversie downloaden.

Meer weten?
Bent u geïnteresseerd en wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op voor het maken van een afspraak. Wij bespreken graag met u de toegevoegde waarde van deze applicaties voor uw organisatie.