Absentieverwerking met Teleform

Voor scholen in het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs is het van groot belang dat de verzuimgegevens snel en accuraat verwerkt worden. Het verstrekken van de door docenten in te vullen absentielijsten en het handmatig verwerken van de absentiegegevens wordt vaak als omslachtig en tijdrovend ervaren.
 
Simac Onderwijs heeft daarom een systeem ontwikkeld voor geautomatiseerde aanmaak van de absentielijsten en het inlezen van door docenten geconstateerde afwezigheid. Voor dit geautomatiseerde absentiesysteem is een standaard absentieformulier ontwikkeld dat eenvoudig kan worden ingevuld. Koppelingen zijn mogelijk met leerlingvolgsystemen zoals SOM, @VO, nOISe en PeopleSoft.

Werkwijze
De absentielijsten worden geprint op basis van het in het leerlingvolgsysteem aanwezige dagrooster. De formulieren zijn dan klaar voor verspreiding. Op elke formulier staan de leerlingen vermeld met voor elk lesuur een kolom waarin kan worden aangegeven of de leerling Afwezig, Te laat of Verwijderd is.
 
Gedurende de lesdag vullen de docenten hun absentieformulier in waarna de formulieren verzameld worden en met behulp van een scanner (schrapkaartenlezer) en het softwarepakket Teleform ingelezen worden in het leerling-informatiesysteem. Hierdoor vervalt het handmatig intikken van de gegevens die docenten aanleveren en wordt elke schooldag veel tijd bespaard terwijl registratiefouten worden voorkomen.
 
Een totaaloplossing dus. Die het aantal handmatige bewerkingen minimaliseert.

Inmiddels maken veel scholen gebruik van Teleform en de mogelijkheden voor geautomatiseerde absentieverwerking. De applicatie wordt als één geheel geïntegreerd  met de reeds in gebruik zijnde systemen.