De implementatie van een elektronisch cliëntendossier is bijzonder complex. Hierbij vier aandachtspunten voor het keuzetraject die u helpen.

1. Ken uw eigen organisatie

Aannames tijdens de selectie kunnen een grote impact hebben in het vervolgtraject. Veel softwareleveranciers hebben een globale kennis van de zorg en weten vooral hoe hun softwarepakket werkt. Vanuit die bril kijken ze naar de organisatie waar het ECD gebruikt gaat worden. Dat sluit niet altijd aan bij uw wensen en organisatie. Om onduidelijkheden te voorkomen:

• Leg uw processtroom vast;
• Bepaal welke gegevens er vastgelegd worden. Inventariseer o.a. formulieren en metingen;
• Bekijk welke gegevens er uit het systeem moeten komen voor zowel de eigen organisatie, als voor externe instanties. Kijk naar rapportages, exports en prints die op dit moment in gebruik zijn.
• Zoek naar optimalisaties. Een andere manier van invoeren leidt vaak tot een nieuwe werkwijze.

Een extern deskundige op het gebied van procesanalyse kan hierbij wellicht ondersteunen.

2. Keuze: diversiteit tijdens ECD selectietraject

Tijdens selectietrajecten worden vaak vooral computervaardige medewerkers betrokken. Het kan waardevol zijn om minder computervaardige zorginhoudelijke experts te betrekken. Zij hebben vaak een unieke kijk op het ECD. Zij vertegenwoordigen daarmee een groep collega’s die binnen een zorginstelling vaak moeite heeft met elektronische registraties.

Medewerkers hebben vaak meer werkzaamheden dan alleen de ECD selectie. Zorg ervoor dat zij een vaste hoeveelheid tijd beschikbaar hebben om te besteden aan het selectietraject voor het elektronische dossier.

3. Communiceer voortgang

Interne communicatie is één van de moeilijkste onderdelen bij iedere ECD  implementatie. Als de medewerkers in de organisatie  zo nu en dan positieve terugkoppeling krijgen uit het team dat bezig is met de implementatie helpt dit enorm bij de acceptatie. Radiostilte kan wantrouwen opwekken. Bedenk daarom vooraf een communicatieplan.

4. Hou de ideale situatie voor ogen

Als het pakket niet doet wat u verwacht, bespreek dan met de leverancier wat de mogelijkheden zijn. Accepteer niet zomaar een “nee”!