Het vastleggen van gegevens in het cliënten dossier lijkt soms een doel op zich. Naar veel registraties wordt niet meer omgekeken tot er verantwoording moet plaatsvinden. Dan worden ineens Excelsheets opgevraagd en wordt uit een hele berg data de gewenste informatie gedestilleerd. Een proces dat de nodige tijd kost. Hoe kan een zorginstelling komen tot efficiëntere vastlegging van gegevens?

Cliëntendossier vereenvoudigen: start bij verantwoording

Wanneer  net een controle heeft plaatsgevonden is iedereen die daaraan heeft meegewerkt op de hoogte van de essentiële gegevens. Daarnaast is er een actuele kijk op onderdelen die niet of niet eenvoudig te vinden waren. Deze informatie vormt het beginpunt van een verdere analyse.

Analyseer het cliënten dossier

Voor informatie die ontbrak in het dossier: stel vast of deze gegevens niet toch al ergens worden vastgelegd. Indien dit niet het geval is: bepaal waar de informatie thuis hoort, hoe deze het meest efficiënt geregistreerd kan worden en zorg dat deze wordt toegevoegd aan het ECD.

Bepaal voor gegevens die lastig te vinden waren waarom deze niet in gebruik zijn in de organisatie. Analyseer of (nieuwe) overzichten nodig zijn; wellicht kan er door het ontsluiten van deze gegevens beter gestuurd worden of krijgt men een beter inzicht wanneer deze gegevens toegankelijker worden.

Bekijk tenslotte welke gegevens nodig waren voor de verantwoording en welke wellicht overbodig zijn.

Als er veel gegevens worden vastgelegd die maar weinig gebruikt worden, kan het zinvol zijn om de te registreren gegevens te verminderen. Dit dient wel te gebeuren in overleg met de beleidsmedewerkers en de werkvloer, want mogelijk zijn er andere redenen waarom deze gegevens toch moeten worden vastgelegd.

Ten slotte: zorg dat deze analyse onderdeel gaat uitmaken van een proces. De tijd die bespaard kan worden bij het registreren kan immers weer ingezet worden voor de zorg aan de cliënt.