Een ECD biedt heel veel verschillende functionaliteiten voor registratie. Sommige sluiten direct aan op de werkwijze en wensen binnen de organisatie, andere zijn wat moeilijker in te passen maar wellicht toch noodzakelijk. Hoe komt u tot een optimale balans tussen registratie en zorg?

ECD efficiënt inzetten: gebruik de kennis op de werkvloer

Vaak worden knelpunten gesignaleerd op de werkvloer. Als er geen eenvoudige manier is om een probleem te melden, zullen medewerkers vaak zelf een manier vinden door om het probleem heen te werken. Dit kan leiden tot inefficiëntie of data op plaatsen waar deze niet zouden moeten staan.

Het inzetten van een key-user kan hier uitkomst bieden: de medewerkers weten bij wie ze moeten zijn om hun problemen te melden en de key-user kan de urgentie meer gewicht geven. Daarnaast kan de key-user overleggen met de gebruikers die het probleem hebben om tot de gewenste oplossingsrichting te komen. Dit is nuttige informatie voor de applicatiebeheerder, die op deze manier ontlast wordt.

Periodieke reviews van het ECD zorg

De zorg zelf is een continu proces van plannen, uitvoeren, evalueren en veranderen. In deze PDCA cyclus wordt het elektronisch cliënten dossier vaak niet meegenomen. Het loont de moeite om ten minste één keer per jaar een evaluatie te doen van het ECD.

• Welke registratieproblemen kosten de organisatie veel energie?
• Is er nieuwe functionaliteit ontwikkeld voor het ECD die voor onze organisatie interessant is?
• Zijn er veranderde inzichten die moeten leiden tot een wijziging van het elektronische dossier?

Als het elektronische dossier de werkprocessen beter ondersteunt, kost het minder tijd om gegevens in te voeren. Overleg met de leverancier van het ECD over verbeterpunten. Vaak heeft de leverancier nog ideeën en is er meer mogelijk dan u denkt.