Ieder bedrijf heeft doelstellingen. Op het moment dat die op uw bord komen te liggen is het menselijk om te denken waar u in hemelsnaam moet beginnen. Zo staat u wellicht voor het realiseren van doelen op de korte of lange termijn of bijvoorbeeld abstracte en lastig haalbare doelen. Neem nu het verhogen van de werknemerstevredenheid. In IT termen de user happiness. Of de kosten verlagen, vertaald naar TCO reductie (Total Cost of Ownership).
Hoe pakt u dit aan als de dagelijkse hectiek uw werkzaamheden overnemen? In dit artikel geven we u een aantal aanknopingspunten waarmee u echt verder kunt!
Een succesvolle uitvoering start met een strakke strategie én planning
Allereerst complimenten aan uzelf. Want u gaat het verandertraject starten! U wilt echt iets bijdragen aan uw organisatie en daar is lef en motivatie voor nodig en natuurlijk een gedegen plan van aanpak. Want bij ieder verandertraject zijn tientallen personen betrokken en die moeten meegenomen worden in de positieve flow, voordat ze hun kont tegen de krib gooien. Houd er dus vanaf het begin rekening mee dat u uw medewerkers en collega’s betrekt bij uw plannen en enthousiast maakt over de haalbaarheid van uw doelstellingen door echt te innoveren.
Directie en IT dienen eerst op één lijn te zitten
Bovenal is het belangrijk om de business en de directie mee te nemen bij de bepaling van de exacte doelstellingen. Zorg dat u op één lijn komt met de business en maak van het verandertraject een gezamenlijke uitdaging en bepaal de prioriteiten. Plan bijvoorbeeld een heisessie in en kijk hoe u door innovatie de doelen op een realistische manier gaat realiseren. De IT Roadmap helpt u daarbij.
Wat is een IT Roadmap?
Als duidelijk is wat er moet gebeuren en wat de prioriteiten zijn, dan is de volgende stap het maken van een IT Roadmap. Dit is te vergelijken met een ontwerptekening van een architect, waarbij omschreven staat welke acties u wanneer gaat uitvoeren. Een roadmap bevat drie kenmerken: het doel, de tijdslijn en de samenhang tussen de verschillende uit te voeren onderdelen.
Met een helikopterview het totaalplaatje realiseren
Om een werkzame roadmap te ontwikkelen heeft u een ervaren sparringpartner nodig. De meeste bedrijven huren hier een externe IT partij voor in (bijvoorbeeld Simac), omdat zij IT architecten in huis hebben die veel kennis en ervaring hebben met het maken van een logische en effectieve opzet. Bovendien zijn zij als externe partij met een helikopterview beter in staat om onbevangen het proces en het overzicht te bewaken.
Denkwerk kost altijd tijd
Bij de ontwikkeling van een IT Roadmap zit er vooral veel denkwerk in het bepalen van de tijd die noodzakelijk is per subproject en welke consequenties die met zich meebrengen. Want de winkel moet wel open blijven tijdens de verbouwing. Vanuit een kritische houding door mensen met ervaring, kan hierop worden doorgevraagd. Zo ziet u niets over het hoofd en krijgt u het totaalbeeld helder voor ogen. Nu kunt u de IT Roadmap verder uittekenen om deze vervolgens te toetsen bij de business. Een feestelijk moment, want de innovatie kan nu beginnen!
Van implementatie tot realisatie
Aangezien u allerlei losse projecten wilt uitvoeren is het voeren van een actief programmamanagement over de roadmap cruciaal. Stel stuurgroepen en werkgroepen in en maak ze probleemeigenaar. Zorg dat ze weten wat ze moeten opleveren.
Bij de technische implementatie is tevens belangrijk om de eindgebruikers te coachen en te begeleiden. Want hun manier van werken moet veranderd worden en dat kost tijd. Tot slot is de laatste fase het optimaliseren van de werkprocessen. Blijf openstaan voor verbeteringen en zorg voor feedbacksessies met eindgebruikers.
Wilt u zelf aan de slag met een succesvolle IT Roadmap?
Denkt u dat er binnen uw organisatie nog veel winst is te behalen? Kom dan naar het event ‘Van A naar B met ICT’ op dinsdag 11 april in Geldermalsen. In één dag leert u samen met vakgenoten een succesvolle IT Roadmap te maken. Bovendien krijgt u praktische handvatten over de belangrijkste thema’s van dit moment: Productiviteit & User happiness, TCO reductie en Security & Compliancy.