In 2014 besloot gehandicaptenorganisatie Lunet zorg uit Eindhoven om een optimalisatie in het zorgproces aan te brengen en daar hoorde een nieuw elektronisch cliëntendossier bij. Dit werd CareView van Simac Healthcare. In maart 2016 is Lunet zorg gestart met de implementatie van CareView. Ben van Asselt, Projectleider Delta – Optimalisatie Elektronisch Cliëntdossier en Femke Gerritsen, Key User CareView ECD delen hun ervaringen.
Bij Lunet zorg werken ongeveer 2.500 zorgmedewerkers met een elektronisch cliëntendossier. Deze zorgorganisatie heeft er voor gekozen om de introductie van het nieuwe ECD in zes fases op te delen, ‘waves’ genoemd. Een wave is een periode van zes weken waarin zorgmedewerkers opgeleid worden in het werken met het nieuwe ECD Careview en de daarbij behorende zorgmethodiek.
In maart is de eerste wave van start gegaan met daarin honderd medewerkers. “Een relatief kleine groep”, vertelt Ben van Asselt, “maar we wilden die eerste wave gebruiken als een soort pilot. Een testfase zeg maar.” Na het succesvol afsluiten van die eerste wave, begon de tweede groep zorgmedewerkers. “Spannend”, volgens Ben, “want nu ging het voor ons eigenlijk pas echt van start. Inmiddels is wave drie bijna afgerond en werkt bijna de helft van de 2.500 zorgmedewerkers in het nieuwe ECD Careview. In die zin zitten we nog steeds op schema en verloopt de introductie succesvol.”
Goed communiceren
Dat alles naar wens en volgens de planning verloopt heeft volgens Ben en Femke veel te maken met de voorbereiding op dit megatraject. Anderhalf jaar voor de start waren alle zorgmedewerkers en het management al op de hoogte wie wanneer van start zou gaan. Zorgteams hadden zo alle tijd om roosters te maken waarin ruimte was gepland voor de opleiding. En niet onbelangrijk; ze konden wennen aan het idee dat er een nieuw ECD aan kwam. Wat de projectgroep ook hielp was de overtuiging dat het nieuwe ECD Careview – ontwikkeld door Simac in nauwe en intensieve samenwerking met Lunet zorg – een echte substantiële verbetering was ten aanzien van het oude ECD. Gemakkelijker te bedienen, compacter en duidelijker. De uiteindelijke gebruikers - die ook betrokken zijn bij de totstandkoming van een beter ECD - zouden dit alleen maar kunnen toejuichen.
“En we implementeren stapsgewijs”, voegt Ben hier aan toe. “We zeggen niet ‘je hebt nu een paar weken en dan moeten alle zorgplannen in het nieuwe ECD zitten’. Nee, we proberen juist veel te verwijzen naar het oude plan en te zorgen dat medewerkers alles stapsgewijs kunnen overzetten zodat het niet een grote bulk ineens is.”
“De grootste verbetering is dat we op een goede manier hebben samengewerkt met de ontwikkelaars van Simac. Ze hebben niet alleen meegedacht en onze methodiek overgenomen, maar ook erg goed met ons samengewerkt aan een gebruiksvriendelijk ECD. En dat zien we terug. De reacties van de medewerkers die met CareView werken zijn heel positief; we merken dat jullie goed geluisterd hebben, het is een fijn systeem, heel gebruiksvriendelijk, we begrijpen het gewoon.”
Ben van Asselt, Projectleider Delta – Optimalisatie Elektronisch Clientdossier
Sleutelfiguren
Een belangrijke sleutel in de succesformule is de inzet van zogenaamde key-users. Dit is een viertal zorgmedewerkers die zijn meegenomen in de ontwikkeling van het nieuwe ECD en die alle ins en outs kennen van dit programma. Dat key-users zorgmedewerkers zijn is niet voor niets. Het zijn medewerkers die in de praktijk werken of lang gewerkt hebben. Ze kennen hun pappenheimers en ze weten hoe het werkt op de werkvloer waar ‘handen aan het bed’ geprefereerd wordt boven ‘handen aan de computer’. Deze key-users zijn duizendpoten. Ze zijn bereikbaar voor alle vragen over het nieuwe ECD, ze signaleren tijdig hobbels in het traject en ze gaan naar zorgteams toe om ter plekke aanschouwelijk onderwijs te geven. Key-user Femke Gerritsen: ”Dagelijks komen er vragen als: mag ik je bellen voor hulp? Natuurlijk mag je me bellen. En zo krijgen mensen het gevoel dat we hen echt helpen, het zorgt voor focus en iedereen gaat aan de slag.”
“Er ligt een mooi product waarvan ik zeker weet dat zorgmensen hier blij mee zijn. Ik heb bij diverse zorgorganisatie gewerkt en ken verschillende systemen en vaak is er een systeem ontwikkeld dat niet op de werkvloer en door de eindgebruiker bedacht is.”
Femke Gerritsen, key-user Careview ECD Lunet zorg
Plancyclus is leidend
Dat er vooraf goed geluisterd is naar de zorgmedewerkers komt tot uiting in de plancyclus. De projectgroep ‘Delta – Optimalisatie Elektronisch Clientdossier’ vond het wel slim en efficiënt om bij aanvang van de implementatie meteen te starten met een nieuwe plancyclus. Femke legt uit: “De plancyclus van een cliënt duurt een half jaar en is leidend. In die cyclus verlenen de medewerkers zorg, evalueren, passen aan en starten weer een nieuwe halfjaarlijkse cyclus. Je kunt natuurlijk zeggen bij de implementatie; ‘laten we meteen een kwaliteitsslag maken. Laten we medewerkers, naast dat ze implementeren, meteen hun plan bijwerken en opnieuw starten. Maar dat was niet wenselijk. Stel je hebt tien cliënten, dan betekent dat dat vanaf dat moment dat ieder halfjaar alle tien cliënten tegelijk geëvalueerd moeten worden en een nieuw of aangepast plan moeten hebben in dezelfde periode. Terwijl je normaal bewust een spreiding hebt vanwege o.a. de capaciteit in een team. Zij hebben die spreiding en wij hebben dat gerespecteerd. We hebben gezegd alles komt over, je handelt conform je bestaande geldende plan en die datacyclus blijf je volgen. Het enige dat je moet doen is dat je rapporteert in het nieuwe systeem.
Eind 2016 zijn alle zorgmedewerkers ingewijd in het nieuwe ECD. Vanaf 1 januari 2017 zijn alle de zorgplannen en dossiers van alle cliënten van Lunet zorg ‘overgezet’ van het oude ECD naar het nieuwe Careview.
Over Lunet zorg
Lunet zorg is een zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking in de regio Eindhoven en De Kempen. 2.500 Medewerkers en 1.100 vrijwilligers bouwen dagelijks aan een goed leven van zo’n 2.800 cliënten.
