Krijgt ook uw organisatie onjuiste facturen binnen? Of facturen met niet ingevulde velden waardoor u deze facturen niet direct kunt verwerken? Iedere onvolledige of onjuiste factuur is er één te veel. Het kost immers veel tijd en moeite om de benodigde gegevens boven tafel te krijgen.
De voordelen van validatie
Als u gebruik maakt van onze dienst e-Invoicing voor al uw inkomende facturen, dan lopen al uw facturen via het e-Invoicing platform, e-Connect. Eén van de aanvullende functionaliteiten die wij daarbij aanbieden is validatie. Kortgezegd houdt dit in dat u kunt aangeven welke factuurgegevens u wilt ontvangen. Als de factuurgegevens niet voldoen aan de door u gestelde voorwaarde, komt de factuur niet in uw systeem terecht. In dat geval krijgt u of uw leverancier daarvan bericht. Dus alleen facturen die voldoen aan de voorwaarden komen in uw ERP- of Purchase-to-Pay systeem: first time right!
Vangnet voor alle post- , PDF- en XML facturen
Deze controle kunt u uiteraard toepassen op alle facturen die u al elektronisch (via XML) ontvangt. Het voordeel van de oplossing is dat ook alle facturen die via de post of e-mail binnenkomen deze controle kunnen ondergaan.
U kunt valideren op de aan- of afwezigheid van factuurgegevens. Maar u kunt ook laten controleren of een veld voldoet aan de eisen die u hieraan stelt.
Situatieschets
Uw organisatie verplicht alle leveranciers om een ordernummer op de factuur te vermelden, omdat de facturen dan automatisch verwerkt worden. U kunt dan een controle laten inbouwen op de aanwezigheid van een ordernummer. Wanneer uw ordernummers een bepaalde structuur hebben (ze beginnen bijvoorbeeld altijd met 512 en bevatten 10 karakters), kan ook hierop gecontroleerd worden. Mocht dit nummer ontbreken of klopt de structuur niet, dan wordt deze factuur, zonder dat u hier iets van merkt, automatisch teruggestuurd naar de leverancier voor correctie.
Meer weten
Op onze site kunt u meer lezen over de pluspunten van onze oplossingen voor e-Invoicing en Managed Services, klik hier.