Bent u al een eind op weg of misschien nog helemaal niet? In dat geval is het de hoogste tijd voor een Document Management Systeem (DMS). Wij hebben 6 redenen op een rij gezet om u te overtuigen. Laat het u inspireren en vragen zijn uiteraard welkom.
1. Verbeter de efficiëntie
Een DMS stroomlijnt dossiervorming door systematisch gescande documenten, afbeeldingen en andere bestanden op te slaan en te archiveren. Deze bestanden kunnen vervolgens weer snel en een eenvoudig gevonden worden. Ook biedt een DMS de mogelijkheid om medewerkers van verschillende afdelingen, op verschillende locaties vanaf elke computer, tablet of smartphone de informatie te zoeken, te vinden en te bewerken.
2. Bespaar kosten
Een overgang naar papierloos werken, vermindert de voor de hand liggende kostenposten voor afdrukken en verzendkosten. Echter, de grootste besparingen komen meestal voort uit de besparingen in arbeidskosten voor opslag en terugvinden van documenten.
3. Bescherm tegen calamiteiten
Bestanden en informatie op papier zijn gevoelig voor ongelukken en verstoren van de continuïteit. Natuurrampen kunnen waardevolle bedrijfsinformatie volledig vernietigen. Ook zijn papieren bestanden gevoelig voor diefstal en vandalisme. Een DMS beschermt waardevolle informatie door het onderhouden van elektronische kopieën die op verschillende manieren en op meerdere locaties opgeslagen kunnen worden. In geval van een calamiteit kan alle informatie snel teruggehaald en hersteld kan worden.
4. Voldoe aan regelgeving
Is het voor u ook een uitdaging om te voldoen aan alle actuele regelgeving vanuit de overheid en binnen de branche waarin u opereert? Een DMS maakt het mogelijk om alle informatie en documenten veilig te beheren en te archiveren. Gebruikerstoegang en -rechten garanderen dat alleen de bevoegde medewerkers toegang tot deze informatie krijgen en deze mogen gebruiken of bewerken.
5. Lever betere service
Een DMS biedt medewerkers direct toegang biedt tot klant-, levering- of service-gerelateerde documenten. Met altijd alle actuele informatie paraat kunnen zij snel en efficiënt reageren op vragen of opmerkingen van klanten en afnemers. Hierdoor kan een snelle service geboden worden waarmee de medewerkers en het bedrijf zich onderscheidt in service aan de klant.
6. Onderneem groen, maatschappelijk verantwoord en reduceer CO2
Een bijdrage leveren aan een groenere samenleving en het behalen van zakelijke doelstellingen is niet in conflict met elkaar. Het implementeren van een DMS is een simpele en kosteneffectieve manier om beide doelen te realiseren. Immers, een DMS vervangt fysieke en handmatige processen door elektronische processen waardoor bedrijven papier-, brandstof-, energieverbruik en afval in belangrijk mate reduceren.
Hebben we contact?
Bel (0318 649 699) of stuur ons een mail en vraag een adviesgesprek aan of stel ons uw vraag. Wilt u eerst rustig wat erover lezen? Lees op onze site alles over Document Management. Lees meer over de oplossing DocBase of laat je inspireren door de klantcase van Broekhuis Groep.
