In 10 vragen de antwoorden op al uw Purchase-to-Pay vragen!
1. Wat is Purchase-to-Pay?
Met een Purchase-to-Pay oplossing automatiseert, standaardiseert en beheerst u uw bedrijfsprocessen vanaf bestelaanvraag tot aan de betaling van uw inkomende factuur. Binnen deze oplossing worden leverancierscontracten aangemaakt, inkooporders gegenereerd en facturen verwerkt.
Ook vindt er automatische referentiematching op bijvoorbeeld inkooporder of contractnummer plaats, worden leveringen geregistreerd, automatisch flowvoorstellen gedaan, facturen goedgekeurd en gerouteerd tot uiteindelijk de betaling plaatsvindt.
2. Waarom Purchase-to-Pay?
De omslag van papieren facturen naar digitale facturen is inmiddels door veel organisaties gemaakt. Het is tijd voor de volgende stap, automatiseer uw factuurverwerking!
De vraag vanuit de klant naar volwaardige (Purchase-to-Pay) oplossingen neemt toe, net als de vraag naar P2P oplossingen in de cloud. Ook zien we een verschuiving van de afdeling Finance naar afdeling Inkoop voor o.a. het automatisch genereren van inkooporders (OCI-Koppelingen van vaste leveranciers) en het onboarden van leveranciers naar volledige elektronische uitwisseling van orders en facturen op basis van Nederlandse- (Simpler Invoicing) of Internationale standaarden (PEPPOL).
"Was er voorheen vooral vraag naar oplossingen voor alleen factuurverwerking, nu is er veel vaker vraag naar een volwaardige P2P oplossing. Onze gesprekspartners geven al in een vroeg stadium aan hun financiële processen op meer gebieden te willen automatiseren. Zat ik voorheen aan tafel met de financiële afdeling, nu zijn er al in een vroegtijdig stadium meer stakeholders betrokken."
Als partner denken wij proactief met onze klanten mee en bieden we steeds weer nieuwe mogelijkheden om het P2P proces naar een meer volwassenniveau te tillen.
3. Verwerkt P2P alle facturen?
Ja, alle voorkomende formaten van facturen komen voorbij en kunnen (automatisch-) verwerkt worden! Denk hierbij aan Elektronische facturen (UBL, XML, EDI), PDF facturen, facturen op papier … noem maar op! Op welke wijze u uw facturen ook ontvangt, iedere inkomende factuur verwerken wij u met onze Purchase-to-Pay oplossing tot aan de betaling in uw (ERP-)syste(e)m(en).
Waarom automatiseer ik mijn inkomende facturen? Lees onze blog >
4. Wat zijn de voordelen van P2P?
Met een P2P oplossing bespaart u veel tijd en kosten, heeft u altijd en overal toegang tot uw facturen, werkt u efficiënter en krijgt u meer inzicht in en controle over uw cashflow. Automatiseer net als onze klanten uw facturen van bestelaanvraag tot betaling. U verlaagt de verwerkingstijd, u verbetert uw leveranciersrelatie en u verkrijgt meer grip op uw uitgaven.
Wat zeggen onze klanten over de voordelen van P2P? Lees het in onze referenties: Vallei Auto Groep, Concent, Legrand en meer klantverhalen >
5. Hoe stap ik over op Purchase-to-Pay?
- Met welk ERP-systeem moet er gekoppeld worden?
- Over hoeveel inkomende facturen gaat het jaarlijks?
- Heeft u veel inkoopgerelateerde facturen?
- Wilt u ook herkenning van facturen op factuurregels / line items?
- Welk proces wilt u als eerste automatiseren?
- Heeft u een on-premise of cloudstrategie?
- Wilt u ontzorgd worden en het proces grotendeels uitbesteden of juist niet?
Samen met u brengen wij in kaart waar u nu staat, wat de scope is en wat u wilt bereiken. Daarna bekijken we met u wat voor uw organisatie de beste Purchase-to-Pay oplossing is en hoe we deze oplossing (eventueel gefaseerd) implementeren en succesvol realiseren.
6. Kunnen we ons totale Purchase-to-Pay proces uitbesteden?
Jazeker, we bieden Purchase-to-Pay suite met diverse modules aan en in verschillende leveringsmodellen zoals On-Premise, SaaS (software as a service) of Managed Services. Aan u de keus of u minimaal, gedeeltelijk of maximaal ontzorgd wilt worden en welke modules u momenteel mist in uw ERP-systeem.
Onze Purchase to Pay oplossing is modulair en gefaseerd afneembaar. Onder de productsuite vallen onder meer de modules Capture, Autorisatie workflow, Dashboard, Mobile Client Approval, PO Matching, Contract, Inkoop, Budget, Declaraties, Spendmanagement, Leveranciersportaal en E-invoicing. Ontdek de modules van P2P >
Als u kiest voor de oplossing “Managed Services” nemen wij het gehele factuurverwerkingsproces, dus ook alle operationele werkzaamheden, uit handen. U blijft dan wel degene die de facturen goedkeurt en u houdt altijd en overal volledig inzicht in uw financiële situatie.
Lees meer over de voordelen van Simac Managed Service >
CZ & Managed Service
7. Wat kost een Purchase-to-Pay oplossing?
Deze vraag wordt vaak aan ons gesteld en mag daarom niet in dit overzicht ontbreken. Ook al blijven we u hier een concreet antwoord schuldig. De kosten hangen namelijk helemaal af van uw situatie en bijbehorende eisen en wensen.
- Welk leveringsmodel kiest u?
- Welk jaarlijks volume aan facturen en bestellingen heeft u?
- Met welk ERP-systeem moet er gekoppeld worden?
- Gaat u alleen met de basis module (Capture en autorisatie workflow) werken?
- Of kiest u ook voor de voordelen van modules als PO Matching, Inkoop & Contract?
Na de scopebepaling geven wij u graag een budgetindicatie met een inschatting in kosten voor de software als ook voor de implementatie en levering van de applicatie.
8. Koppelt jullie P2P oplossing met ons ERP-systeem?
“Een koppeling is vrijwel altijd te realiseren. Bij Simac hebben we hiervoor de benodigde kennis en ervaring. We bekijken altijd welke koppelingsvlakken het ERP-systeem biedt en welke wijze van koppelen de beste oplossing is voor wat betreft functionaliteit, stabiliteit en toekomstbestendigheid.”
Dit is belangrijk voor u om te weten! Met veel ERP-systemen hebben we inmiddels koppelingen gerealiseerd zoals Microsoft Dynamics AX (2009/2012) of Microsoft Dynamics 365 FO, Microsoft Navision, Microsoft Business Central, Microsoft Great Plains, SAP, SAP Ariba, Glovia, Exact Online, Exact Globe, Exact Financials, AccountView, AFAS, BaaNIV, EVA, Autoline, iCount, Oracle EBS, Syntess, TwinField, Epicor, Coda, MyBusiness etc.
Als we al een koppeling hebben, heeft dat voor u direct voordelen. Ook geeft het u de zekerheid dat wij u een bewezen oplossing bieden. Maar ook als er geen koppeling is, bekijken we graag met u of we die kunnen realiseren en of we daarbij gebruik kunnen maken van uw ERP-partner en wat daarbij komt kijken.
9. Hoe lang duurt een Purchase-to-Pay implementatie?
Een P2P traject heeft gemiddeld een doorlooptijd van 2 tot 4 maanden. Dit is slechts een indicatie! Uw implementatie hangt af van allerlei factoren. Denk hierbij aan de complexiteit van het project, beschikbare resources aan beide kanten, wel of geen maatwerk, koppelingen, aantal modules en de samenwerking tussen alle betrokken partijen.
10. Wat biedt de P2P oplossing van Simac?
"Samenwerken zit in ons DNA en onze focus ligt altijd op de langere termijn!"
De best passende oplossing voor uw organisatie realiseren is slechts het begin! Onze klanten waarderen ons om onze kennis en ervaring, snelle responsetijd, flexibiliteit en inzet van onze service & supportcollega’s.
Teamnology is daarbij ons credo: het in teamverband aangaan van technologische uitdagingen die spelen in de markt en bij onze opdrachtgevers. We willen investeren in een persoonlijke en langdurige relatie met onze klanten; voor u het verschil maken op korte én lange termijn.
“Niet gelijk met een oplossing aan komen maar vooral in het voortraject in 1 of 2 gesprekken de gehele scope samen bepalen. Wij willen adviseur en gesprekspartner zijn en vanuit die rol kijken welke oplossing echt past bij de klant en de strategie van de klant. Een langdurig partnership aangaan en het samen oplossen en optimaliseren van (financiële-) bedrijfsprocessen, daar gaat het om!”
