Ryan Schmets, een enthousiaste consultant en Kofax AP Essentials (voorheen ReadSoft Online) expert update u, als gebruiker, over de laatste ontwikkelingen. Kofax AP Essentials rendeert!
"De ontwikkelingen volgen elkaar op de voet en het aantal gebruikers stijgt gestaag! Iedere maand komt er een overzicht met nieuwe functionaliteiten waar u als SAAS-gebruiker direct gebruik van maakt of kunt maken. Deze nieuwe functionaliteiten omvatten slimme tools voor meer inzicht en rapportages, een gebruikersvriendelijke look & feel, functies voor een verbeterde PO-matching etc. We zoomen in op een aantal nieuwe features."
Updates Kofax AP Essentials
Kofax houdt via haar eigen (Engelstalige) portal alle updates bij die er maandelijks bijkomen!
ERP-integraties met Kofax AP Essentials
Via ons eigen cloud platform heeft Simac Document Solutions integraties gemaakt tussen Kofax AP Essentials (AP-software) en ERP, WMS, TMS of DMS-systemen zoals AFAS, Epicor, Twinfield, Exact, SAP, Infor, IFS, Oracle Netsuite, Fiton, Microsoft Dynamics 365 F&O, NAV en Business Central.
Veilig en vertrouwd samenwerken met Simac en haar partners
Kofax AP Essentials is geaccrediteerd op het gebied van beveiliging en naleving, waaronder SOC 2 Type II, PCI DSS, HIPAA en GDPR.
Wat was er nieuw in januari 2021?
Gecertificeerde integraties Kofax AP Essentials met ERP-systeem:
- Coupa
- Microsoft Dynamics 365 F&O
- Oracle Financials Cloud
- Visma Business Integration (versie 14)
- Netsuite (t/m versie 2021.1)
Kofax AP Essentials ondersteunt deze XML input-file formats:
- E2B
- ESXML
- FatturaPA
- Finvoice
- OIO
- UBL (OIOUBL) / EHF
- Svefaktura
- ZUGFeRD
Andere noviteiten van Kofax AP Essentials (ReadSoft Online):
- Het is nu mogelijk om data te herkennen van Vietnamese facturen, bij gebruik van het nieuwe Vietnamese document type/ template.
- Bij het wijzigen van je wachtwoord in Kofax AP Essentials wordt je automatisch uitgelogd in andere browsers. Dit heeft Kofax nieuw ingesteld voor een betere beveiliging van de software.
- De vernieuwde analyses en rapporten tonen nu ook het aantal geweigerde documenten/ facturen. Dit kan je op twee verschillende manieren zien: via de lijst van geweigerde codes en via de lijst van gebruikers.
- Het is nu ook mogelijk om voorgeprogrammeerde on-hold codes te kiezen als je een document of factuur on-hold moet zetten. Heb je administrator rechten dan kan jij dit drop down menu vullen.
Kofax AP Essentials (ReadSoft Online) updates van 2020
Algemene verbeteringen in Kofax AP Essentials (ReadSoft Online)
- Archiveermogelijkheden uitgebreid
Naast het archiveren van factuur outputafbeeldingen ondersteunt Kofax AP Essentials nu ook het archiveren van originele afbeeldingen, e-mails, PowerPoint, Excel overzichten en andere bedrijfsdocumenten.
- Validatie leveranciers
De validatie van leveranciers is verbeterd; er kunnen nu meerdere velden voor leveranciersvalidatie gebruikt worden. Geef op of één veld volstaat of dat alle velden nodig zijn om correct te valideren.
- Herkenning dubbelzijdige facturen
Kofax AP Essentials herkent voortaan data van beide kanten (voor- en achterkant) van facturen die bestaan uit meer dan één blad.
- Document Subtypes
Kofax AP Essentials heeft de 'subtypes' voor documenttypes algemeen beschikbaar gesteld om beter onderscheid (in velden en herkenning) te kunnen maken tussen kosten-, credit- en orderfacturen.
Verbetering PO-Matching
- Koppeling met line-items
Kofax AP Essentials voert continue wijzigingen door ter verbetering van de PO-matching. Een mooi voorbeeld hiervan is de koppeling van line-items. Door gebruik te maken van inkooporderregelnummers koppelt Kofax AP Essentials overeenkomende lijnen nauwkeuriger.
Analyse rapporten om te meten hoe efficiënt u werkt met Kofax AP Essentials:
- Totale verificatietijd per gebruiker
Deze rapportage geeft de totale tijd (in uren) weer die een gebruiker dagelijks heeft besteed aan het verifiëren van documenten tijdens de opgegeven periode. Alleen de top 50 gebruikers die de meeste tijd besteden aan het verifiëren van documenten worden weergegeven. Met dit rapport u zien hoeveel tijd uw gebruikers in totaal besteden aan het verifiëren van documenten.
- Verificatietijd per leverancier
Deze rapportage geeft de gemiddelde tijd weer die gebruikers besteden aan het verifiëren van één document voor elke leverancier. Met andere woorden, dit rapport vertelt u welke leveranciersfacturen gemiddeld het langst de tijd nemen om te verifiëren. Alleen de top 50 leveranciers die de meeste tijd in beslag nemen worden weergegeven.
- Verificatiesnelheid
Deze rapportage geeft de gemiddelde tijd (in minuten) weer die een gebruiker nodig heeft om één document in de loop van de tijd op een dagelijkse basis te verifiëren. Dit rapport is handig omdat u eenvoudig ziet of gebruikers redelijke verificatiesnelheden behouden.
Vernieuwde functies om beheerrollen te definiëren
In plaats van brede bevoegdheden te geven aan alle beheerders zijn er nu vernieuwde bevoegdheden die beheerders heel specifiek meer controle bieden:
- Gebruikersaccounts beheren
Deze functie verleent toestemming om gebruikers toe te voegen, te verwijderen, in te schakelen en uit te schakelen. Deze bevoegdheid biedt ook de mogelijkheid om wachtwoorden te resetten en gebruikers te importeren/exporteren.
- Gebruikersgroepen beheren
Deze functie verleent toestemming voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van gebruikersgroepen.
Wilt u gebruik maken van de nieuwe functies en heeft u een vraag?
Neem contact met ons op >
Bent u een echte Kofax AP Essentials fan? Bekijk hier de hele lijst inclusief de doorlinkjes met instructie >
Oudere updates van Kofax AP Essentials (ReadSoft Online)
Factuur op 2e scherm mogelijk
Kan de factuur niet op een 2e scherm? Deze vraag kregen onze Kofax AP Essentials experts van bijna elke klant. Begrijpelijk want zeker bij uitgebreide facturen (bijvoorbeeld met veel factuurregels/coderingsregels) wordt de factuur zelf klein(er) getoond.
Goed nieuws! Sinds de laatste update is dit mogelijk. Maak ook slim gebruik van deze nieuwe functie! Op de printscreen is de “knop” aangegeven waarmee de factuur voor de verificatie op een 2e scherm te zetten is. Benieuwd naar de nieuwste features >
Ook analytics module in Kofax AP Essentials (ReadSoft Online)
- Je hebt nu een realtime dashboard waarmee je in één oogopslag inzicht hebt in de openstaande workflow van alle facturen: Waar zijn op dat moment de facturen? Bij wie? Hoe lang al? Wat is er aan de hand met een bepaalde factuur etc.
- Daarnaast beschik je nu ook over statistieken waardoor je goed inzicht hebt in de al verwerkte facturen bijvoorbeeld het aantal verwerkte facturen per leverancier. En dit alles met een moderne look & feel.
Bij klanten die al enige tijd met Kofax AP Essentials werken is deze optie in tegenstelling tot recente Kofax AP Essentials klanten nog niet automatisch toegevoegd. Deze optie is gratis beschikbaar en kan eenvoudig op aanvraag worden geactiveerd.
Genereer rapportages in Excel met Kofax AP Essentials (ReadSoft Online)
“Voor onze klanten is het mogelijk om met de input van Kofax AP Essentials handige rapportages in Excel te genereren. Met deze rapportages (invoice aging / pending invoices) verkrijg je informatie op detailniveau over alle verwerkte facturen.”
Bekijk onze handleiding voor het maken van rapportages >
Vernieuwde admin portal beschikbaar
Niet langer alleen Internet Explorer maar sinds kort biedt Kofax AP Essentials ook ontsluiting voor andere browsers. De portal is gelijk in een nieuw jasje gestoken en oogt fris en eigentijds. Daarnaast zijn er nieuwe functies toegevoegd. Zo kan je nu bijvoorbeeld in één keer meerdere gebruikers aanmaken via een csv import.
Werk slim met Kofax AP Essentials
Heeft u vragen over deze functies? Stel uw vraag aan Ryan of neem een kijkje op 'Werken met Kofax AP Essentials' voor handige handleidingen, tips etc.
