Werkt u met de factuurherkenningsoftware Kofax AP Essentials (voorheen ReadSoft Online)? Dan bent u op deze pagina aan het juiste adres voor alle beschikbare tools, tips & tricks. Ryan neemt u mee!
Naamswijziging software
Kofax AP Essentials™ is de nieuwe naam voor het oude ReadSoft Online. In het werken met de SAAS-software merkt u geen verschil, de software ontwikkelt wel maandelijks door.
“Kofax AP Essentials is volop in ontwikkeling. In rap tempo komen er zo telkens weer leuke dingen bij, uiteenlopend van verbeteringen op de achtergrond tot slimme nieuwe functies waar onze klanten per direct hun voordeel mee kunnen doen."
Updates Kofax AP Essentials
Kofax houdt via haar eigen (Engelstalige) portal alle updates bij die er maandelijks bijkomen!
Wat zijn de voordelen Kofax AP Essentials (SAAS-software)?
- U betaalt wat u aan facturen verwerkt (jaarbedrag op basis van volume facturen).
- Snelle en eenvoudige standaardimplementatie (geen maatwerkoplossingen).
- De oplossing is 24/7 beschikbaar met een gegarandeerde uptime van 99,9%.
- Gemiddeld 85 - 95% van de factuurdata wordt herkend.
- Factuurtemplates worden automatisch per leverancier gecreëerd en bijgewerkt.
- Modulair afneembaar (Capture en Line-items).
- Automatische updates.
- Ondersteunt e-facturatie.
- Ongelimiteerd aantal gebruikers.
UNICEF & Kofax AP Essentials
UNICEF werkt sinds kort met Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations en maakte voor herkenning van inkomende facturen tegelijkertijd de overstap op Kofax AP Essentials van Simac.
Upload & Verify
Kofax AP Essentials accepteert facturen in vele formaten (PDF/ XML). Het uploaden van inkomende facturen kan op verschillende manieren:
- Via de mailbox (voorkeur per administratie een mailbox).
- Via de scanner naar de mailbox of folder.
- Bestanden uploaden vanaf een folder.
Na het uploaden van de facturen in Kofax AP Essentials komen de facturen terecht in de Verify module. Vanaf dat moment kunt u in Kofax AP Essentials per factuur of alle ontvangen facturen gaan verwerken.
Automatisch doorzetten van facturen
Als alle datavelden goed zijn herkend dan is het mogelijk om de SAAS-software zo in te stellen dat facturen automatisch worden verwerkt en door worden gestuurd naar uw ERP, WMS, TMS of DMS-systeem. Voor deze facturen hoeft er geen handmatige verificatie gedaan meer te worden. Dit zorgt voor een snellere verwerking en een directe tijdbesparing.
Het zelflerende karakter van de software (dankzij machine learning) zorgt ervoor dat een steeds groter percentage van uw facturen niet meer door medewerkers gevalideerd hoeven te worden. Dit bespaart u veel tijd, zodat u deze tijd in het aanmaken van nieuwe leveranciers, de afwijkingen of uitzonderingen kan steken.
De nieuwste ontwikkelingen
Kofax AP Essentials is volop in ontwikkeling; elke maand weer komt er een nieuwe update. Ryan deelt de beste nieuwe functies.
'5 gewoon goede gebruikerstips'
Werkt u met Kofax AP Essentials? Ryan Schmets, Kofax AP Essentials specialist bij Simac heeft 5 gewoon goede gebruikerstips voor u!
Factuur op 2e scherm mogelijk
Goed nieuws! Sinds de laatste update is dit mogelijk. Bij uitgebreide facturen werd de factuur nog klein(er) getoond en dat was niet handig.
Genereer rapportages in Excel
Het is mogelijk om met de input van Kofax AP Essentials handige rapportages in Excel te genereren. Bent u benieuwd hoe?
Facturen verifiëren
Facturen verifiëren in Kofax AP Essentials, hoe doe ik dat? Ryan Schmets heeft voor u een uitgebreide handleiding geschreven.
Facturen goedkeuren
Facturen goedkeuren in Kofax AP Essentials, hoe doe ik dat? Ryan Schmets heeft voor u een korte handleiding geschreven.
