Software via Simac

Werken met Rillion

Werkt u met de P2P-software Rillion (voorheen Palette)? Dan bent u op deze pagina aan het juiste adres voor alle beschikbare tools.

Naamswijziging software

Rillion is de nieuwe naam voor (het oude) Palette - en Centsoft software. In het werken met Rillion merkt u geen verschil, de software ontwikkelt wel door.

Lees over de P2P-software

Goedkeuring in Rillion (P2P-software)

In Rillion is per administratie, bedrijf, rol in te stellen of een goedkeurder de codering mag wijzigen. Iedere factuur moet door minstens één rol met voldoende goedkeuringslimiet worden goedgekeurd. Indien de (ingestelde of gekozen) workflow deze rol niet bevat, zal daar automatisch melding van worden gemaakt.

Een goedkeurder heeft bij de behandeling van een factuur de volgende opties:

Keur goed | De factuur gaat naar de volgende rol in de workflow.
Keur af | Het gevolg van deze optie is door u te bepalen. Mogelijkheden zijn: Terug naar vorige rol in de workflow of er wordt een nieuwe workflow gestart.
Informatieverzoek | Een gebruiker kan een rol een informatieverzoek toesturen door deze in de workflow in te voegen. Vragen en antwoorden kunnen in de commentaarregels worden toegevoegd.
Relevante informatie bekijken.

Digitale goedkeuring heeft de volgende voordelen:

De papieren facturen worden niet als fysiek document rondgestuurd, maar staan als digitaal document klaar voor de persoon die moet goedkeuren. Deze wordt hierover met een e-mail geïnformeerd.
Het systeem kan zodanig worden ingesteld dat er per dag slechts één e-mail wordt gestuurd. Door op een link in de e-mail te klikken wordt de webpagina geopend met de lijst van de door dié gebruiker goed te keuren facturen.
Het systeem bepaalt automatisch naar welke gebruiker(s) de facturen of de factuurregels moeten worden doorgestuurd en wanneer deze volledig zijn goedgekeurd.
Het is mogelijk om commentaar aan een factuur toe te voegen voor de volgende behandelaar.
Rillion kan e-mails versturen als herinnering aan gebruikers die er te lang over doen om goed te keuren. Als daarop niet wordt gereageerd dan kan het systeem de factuur automatisch doorsturen naar de leidinggevende van de rol.

Nog 2 tips voor het gebruik van Rillion software

Coderingsregels

Coderingsregels kunnen naar wens worden gewijzigd, toegevoegd en verwijderd. Om te voorkomen dat ongeldige coderingsgegevens ingevuld worden in Rillion (Invoice), worden de stamgegevens dagelijks geïmporteerd uit het ERP-systeem. Hierdoor kan alleen maar gekozen worden uit grootboekrekeningen, kostenplaatsen etc. die bestaan in het financiële systeem.

Combinatiecontroles

Rillion (Invoice) ondersteunt de mogelijkheid om combinatiecontroles (rekening en kostenplaats bijvoorbeeld) die in het ERP-systeem gelden uit te voeren, zodat definitieve boekingen vanuit Rillion niet geweigerd zullen worden. Ook is het mogelijk facturen automatisch (volgens een vast percentage) te splitsen over meerdere rekeningen of afdelingen.

Beste Rillion gebruiker,

Staat uw mailbox in Office 365 (Exchange Online)? Dan is het vanaf 1 oktober 2022 niet meer mogelijk om te werken met Basic Authentication en via deze methode, met gebruikersnaam en wachtwoord, in te loggen op uw mailserver. Met het oog op veiligheidseisen beschouwt Microsoft deze methode namelijk niet langer als veilig genoeg. Als u met Office 365 werkt, moet uw software mogelijk geüpdate worden om de nieuwe authenticatie methode (Modern Authentication) te kunnen activeren.

"Microsoft kiest voor zekerheid qua security en scherpt de veiligheidseisen aan. Rillion is een van de softwareproducten die daar onderhevig aan is. Na 1 oktober zijn versies (Rillion software) lager dan 7.3.1 (2021-2) mogelijk niet meer gekoppeld aan Microsoft Office 365 waardoor o.a. de attentiewaarde van Rillion niet meer van kracht is. Op dit moment krijgt u een emailnotificatie dat er facturen op u wachten om goed te keuren. Dit is een van de functies die wegvalt met deze aanscherping van de veiligheidsmaatregelen door Microsoft."

Sebastian van Til - P2P consultant bij Simac Document Solutions

Meer weten over Modern Authentication of uw software upgraden?

Gebruikt u Office 365 (Exchange Online) in combinatie met Basic Authentication voor het versturen van email aan uw interne en externe organisatie? Dan raden wij u aan alvast voorbereidingen in gang te zetten zodat u op 1 oktober 2022 niet geconfronteerd wordt met een probleem. Stuur een bericht aan onze supportorganisatie zodat zij u kunnen voorzien van aanvullende informatie en advies. Onze collega's van support zijn bereikbaar via support@simacds.nl.

Lees wat Microsoft er zelf over schrijft: Basic Authentication and Exchange Online – September 2021 Update - Microsoft Tech Community