Over automatische PO matching met verzamelfacturen

05 februari 2019

Bent u werkzaam in de maakindustrie? Bent u een groothandel of een bouwbedrijf? Werkt u projectgericht? Heeft u te maken met de inkoop en verkoop van (veel) producten of grondstoffen?

Dan heeft u vast ook te maken met PO matching van verzamelfacturen en het registreren van (deel)leveringen. Dan is automatische PO matching een slimme P2P oplossing voor u!

Wat is PO matching? 

PO matching, ook wel vouchering of simpelweg matching genoemd, betekent dat de ontvangen factuur vergeleken wordt met de goedgekeurde bestelling. Deze goedgekeurde bestelling wordt vaak Purchase Order genoemd en ook wel gewoon levering. Bij PO matching vindt het vergelijk vaak plaats op regelniveau. Als dit handmatig gebeurt, is dit een tijdrovende en foutgevoelige klus. Helemaal als een verzamelfactuur, dus een factuur met regels die betrekking hebben op meerdere orders, moet matchen met alle regels op die orders

Hoe werkt automatische PO matching?

Bij automatische PO matching vindt met de scan- en herken software ReadSoft regelherkenning plaats op deze facturen. Deze factuurdata wordt doorgestuurd naar de Purchase-to-Pay software PaletteArena. Daar worden de facturen direct gematcht met de PO orders die vanuit het ERP- of magazijn- systeem zijn geïmporteerd. 

Alle PO Orders worden nu automatisch gematcht. Er hoeft alleen nog gestuurd te worden op de uitzonderingen, de mismatches. Deze uitzonderingen worden in een workflow afgehandeld door de juiste personen. Matcht de factuur volledig met de inkooporder(s)? Omdat de goedkeuring al heeft plaatsgevonden is het mogelijk deze factuur automatisch betaalbaar te stellen in uw ERP-systeem.


Wat is het verschil tussen 2 way-, 3 way- en 4 way matching?

  • 2 way matching
    Klopt de prijs op de factuur met de prijs op de order? Bij 2 way matching gaat het om deze controle.  
  • 3 way matching
    Bij 3 way matching neem je ook de ontvangstregistratie mee. Dus kloppen de geleverde aantallen ook daadwerkelijk met wat er besteld is. Lees meer over 3 way matching >
  • 4 way matching 
    Bij 4 way matching speelt ook de kwaliteitscontrole een rol: Is de levering overeenkomstig het bestelde? Zijn er geen beschadigingen? Is de kwaliteit goed? Voldoet de levering aan de gestelde eisen keurmerken etc.? Soms wordt dit ook met de registratie van de levering tijdens de 3 way match meegenomen. 

Wat zijn de voordelen van automatische PO matching? 

  • Tijdwinst
    Omdat de PO matching automatisch verloopt, hoeft u alleen nog maar tijd te besteden aan de herkenning van de factuurdata. De rest doet het systeem voor u!
  • Accuratesse
    De PO matching is 100% nauwkeurig.
  • Overzicht
    De status van alle orders inclusief (deel)leveringen, bijlagen en opmerkingen in één overzicht.  

Afbeelding: Matching overzicht in PaletteArena (P2P software)

Dit is de 'verzamelbak' waar de orders uit verschillende bronnen staan te 'wachten' op nieuwe factuurinput vanuit bijvoorbeeld ReadSoft om te kunnen matchen. Dit overzicht muteert dus steeds als er nieuwe facturen instromen in de P2P software PaletteArena komen die gematcht kunnen worden. Dit gebeurt volledig automatisch.

Praten over automatische PO matching van uw facturen?

Natuurlijk kan dat! Neem contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze specialisten. 


Transport, Industrie, Groothandel, Finance and Business Services, Industrie
Purchase-to-Pay software PaletteArena Purchase-to-Pay software PaletteArena