Marina Ansems, assistent controller bij MAG45 werkt sinds 1990 bij MAG45. Als spil van de financiële afdeling weet ze nog precies waarom MAG45 in 2016 op zoek ging naar een Purchase-to-Pay oplossing. Nu 6 jaar later maakt ze de balans op: Wat heeft Simac MAG45 met Rillion gebracht? Wat zijn de voordelen? Hoe groot zijn de besparingen en beveelt ze Simac aan?
-
Herkennen van inkomende PDF en XML facturen met ReadSoft Invoices >
-
Goedkeuring met P2P-oplossing Rillion >
met modules PO matching (3-weg matching) en Expense Management > -
Betalingsvoorstel aan ERP-systeem Baan
Marina, om te beginnen, wat doet MAG45 precies?
"Dat is inderdaad best lastig om goed uit onze website op te maken. Voor een gedeelte nemen wij als integrated supplier alle inkoopactiviteiten, dus producten en services, over van onze klanten, met name in het MRO (Maintenance, Repair en Overhaul) en het laatste stuk. Denk bijvoorbeeld aan onderhoud van machines, en dan ook in de medische sector en de hightech-sector."
"Daarnaast zijn we ook een technische groothandel met wel 6 miljoen artikelen. Dus het is een combinatie van meerdere activiteiten. We hebben klanten in Europa, Azië en Amerika. We hebben eenmalige klanten maar het grootste gedeelte bestaat uit vaste klanten en dat zijn er nu ongeveer zo’n 500."
Hoe was de situatie bij MAG45 voor P2P-software?
"Dat was heel gewoon handmatig facturen inleggen in Baan en dan opbergen in een order." Na dit antwoord voegt ze er zelf met een lach in haar stem kort aan toe: "Dat was het!"
Wat was het omslagpunt om over te stappen op Purchase-to-Pay?
"Daar hadden we 2 redenen voor:
1. Het kunnen ontvangen en verwerken van digitale facturen.
2. Het digitaal archiveren van de facturen.
Er was al eens eerder sprake van geweest en op een gegeven moment werden onze plannen ook op een hoger niveau gesteund en kwam er ook echt budget voor vrij om hierin te investeren. Toen wilden we ook alles digitaal hebben, zo van En nu gaan we het doen ook!"
Wat was en is jouw rol in het Rillion-traject?
"Ik ben bij MAG45 assistent-controller en ik werk al een hele tijd, sinds 1990 bij MAG45. Lang is lang, hoe lang maakt dan op een gegeven moment eigenlijk niet meer uit. Ik ben vanaf eerste begin bij dit project betrokken. In 2016 waren de eerste gesprekken hierover met Simac en in 2017 zijn we klant geworden."
"Vanaf het begin tot nu ben ik overal wel bij betrokken dus bij de inrichting van Rillion, hoe de workflows gaan, de limieten, de interface naar ons pakket… noem maar op."
Waarom is gekozen voor (een oplossing van) Simac?
"In een eerder traject hadden we ook al eens met Simac te maken gehad dus Simac was al bekend bij ons. Itelligence, het bedrijf waar we mee te maken hadden voor onze interface naar Baan had goede ervaringen met Simac. En dat was voor ons een hele belangrijke plus! Dat moest gewoon goed lopen. We hebben een demo gehad, die goed bij ons aansloot en hebben toen de knoop snel doorgehakt en besloten verder te willen met Simac Document Soluitons. Onze inkoopdirecteur heeft toen overlegd en onderhandeld en eigenlijk was het toen ook snel rond."
Hoe ging de implementatie en de livegang?
"Dat ging best goed! Een implementatie gaat altijd wel gepaard met wat opstartproblemen. Maar al een paar weken na livegang liep het allemaal goed. Als er wat is, is dat ook helemaal niet erg, als het maar goed wordt opgepakt. En dat was gelukkig zo, eerst door de consultant Peter Versteegt (foto) en later door Pieter en Şenol van jullie helpdesk."
"MAG45 was een goed project! Geen specifieke dingen, het liep gewoon soepel. Ik had ook een goede samenwerking met Peter Bogers, destijds Sr. ERP-application consultant bij Itelligence (nu XIbis). Hij was er vanuit de koppeling met Baan bij betrokken en reageerde altijd snel. Als er iets moest gebeuren hadden Peter & Peter het zo gefixt met z’n tweeën. Ook de samenwerking met Marina en haar IT-collega was goed, zij waren voor mij goede contactpersonen binnen de organisatie!"
Hoeveel facturen verwerkt MAG45? "Recent hebben we onze licentie verhoogd naar 70.000 facturen en we zitten nu ongeveer op 85% denk ik. Dit komt door toename van het aantal klanten én doordat ook buitenlandse vestigingen zijn gestart met werken met Rillion. Binnenkort voegen we de vestiging in Polen nog toe, de basisinrichting staat al klaar. Daar blijft het dan voorlopig denk ik wel even bij."
Hoeveel Rillion-gebruikers zijn er? "Een collega van IT en ik zelf zijn het meest actief met de P2P-software bezig. Daarnaast zijn er zo’n 8 echte gebruikers denk ik, dat is dus buiten alleen facturen goedkeuren om. Hoeveel goedkeurders er in totaal zijn? Oh, dat weet ik niet precies, dus kunnen er zo wel zo’n 50 of 60 zijn; misschien zelfs nog wel meer…"
Welke besparing heeft Purchase-to-Pay MAG45 opgeleverd?
"Vooraf hadden we geen businessplan gemaakt, alleen een inschatting, meer niet. En die inschatting die klopt ongeveer wel. Alleen in Nederland waren er eerst 3 a 4 personen met de factuurverwerking bezig en dat zijn er nu nog maar 1 a 2. Voor ons betekent dat dus een tijdsbesparing van ongeveer 50%."
Wat zijn voor MAG45 de voordelen van werken met P2P-software?
"De tijdsbesparing en dat alle facturen nu digitaal zijn. Iedereen kan een factuur digitaal inzien, accorderen, ondertekenen… samengevat dus het werken met de workflows."
Dico (salesmanager Simac) over de voordelen voor gebruikers:
"Door het internationale en het gebruiksvriendelijke karakter van onze oplossing is het voor elke vestiging of gebruiker van MAG45 mogelijk om (op basis van zijn voorkeur): Zijn eigen profiel in te stellen, te allen tijde via de audit trail terug te zien welke factuur, wanneer en door welke gebruiker/ goedkeurder is verwerkt. En is het eenvoudig om via diverse standaardrapportages meer inzicht in je (top-) leveranciers te krijgen."
"Wij hebben met MAG45 een flinke optimalisatieslag behaald door onze P2P-oplossing in combinatie met ERP-systeem BAAN in te zetten. Met name door 3-weg matching van de inkoopfacturen kan MAG45 veel facturen automatisch goedkeuren zonder dat er handmatige handelingen aan te pas komen. Deze procesoptimalisatie zorgt voor: Een behoorlijke tijdswinst (doorlooptijdverkorting), kostenbesparing (2 FTE’s) en daarnaast voldoet MAG45 nu ook aan alle compliancy wet- en regelgeving."
Meer weten over MAG45? Bekijk de video.
