Concent is al meer dan 10 jaar klant van Simac. Met onze herkenoplossing in combinatie met de P2P-software Rillion verwerkt dit administratie- en advieskantoor voor onderwijsinstellingen jaarlijks 100.000 inkomende facturen.
"Direct toen ik in dienst kwam bij Concent, was me gevraagd of ik dit project wilde doen. Dat wilde ik wel, voor mij gelijk een leuke maar ook pittige klus! Bij Concent doen we namelijk de financiële administraties voor meer dan 50 scholengroepen. En om één zo’n scholengroep heb je nog meer scholen. Destijds ging het al om zo’n 60.000 facturen. En dat moest dus allemaal in 1 pakket komen. Dat was best een uitdaging, waarbij we alle facturen van alle administraties ook nog zo snel mogelijk willen verwerken."
In het kort:
- De keuze voor de P2P-oplossing van Simac
- Content met Rillion software
- Voordelen van deze goedkeuringssoftware
- De samenwerking met Simac
- Over Concent
Sinds 2018 maakt Concent ook gebruik van een slimme add-on in Rillion waardoor de coderingstijd wordt geminimaliseerd. Dit betekent opnieuw een aanzienlijke tijdsbesparing in het Accounts Payable proces. Jurjen van Keulen, (Senior Financieel medewerker) geeft ons een inkijkje in de factuurverwerking van Concent.
De keuze voor de Purchase-to-Pay software Rillion
“Er is voor de oplossing van Simac gekozen omdat bij Simac al veel kennis en ervaring aanwezig was over onze organisatie. Zo kon goed met ons meegedacht worden hoe alles ingericht moest worden. Toen de keuze voor P2P werd gemaakt, werkte ik nog niet bij Concent, maar al wel toen er eind 2015 met de implementatie werd gestart. We zijn blij met P2P-software Rillion. Alles klopt en functioneert!" Aldus Jurjen.
"Zo is in twee jaar tijd het aantal te verwerken facturen toegenomen van 60.000 naar 90.000 in 2017 en vervolgens naar 100.000 in 2018. En volgens mij hebben we afgelopen jaar slechts 2 keer een beroep moeten doen op de supportafdeling van Simac. Dat zegt veel toch?"
"Na de coderingsvoorstellen op basis van historie gaan we in 2019 actiever aan de slag met de contractmodule van Rillion zodat we ook meer uit contractmanagement gaan halen. Ook verwerken we inmiddels heel wat meer facturen."
De voordelen van Rillion software
Coderingsvoorstellen op basis van historie
"Facturen die niet gelijk worden gematcht binnen Rillion worden automatisch gecodeerd op basis van de aanwezige historie. We krijgen dan een boekingsvoorstel op basis van de laatste factuur die afgehandeld is met de bijhorende informatie van deze factuur.
Hierdoor kost het ons steeds minder tijd om facturen te beoordelen en te verwerken.” Lees meer over deze oplossing in het nieuwsbericht: "Erwin over Purchase-to-Pay en Artificial Intelligence." Aldus Jurjen
Overgenomen historie vorige P2P-oplossing
"De historie van onze vorige Purchase-to-Pay oplossing kon overgezet worden naar Rillion. Prettig omdat wij sowieso verplicht zijn om de boekhouding 7 jaar te bewaren.
Het komt niet heel vaak voor maar indien nodig voor ons of onze klanten zoeken we nu vrij gemakkelijk een oude factuur op. Ook aan de hand van de nu aanwezige overgenomen historie worden ook extra coderingsvoorstellen gedaan waardoor we tijd besparen." Aldus Jurjen
Nieuwe medewerkers
"Rillion biedt ons ook voordeel op ICT-gebied. Bijvoorbeeld als een nieuwe medewerker start hoef je deze persoon alleen maar aan een rol te koppelen en dan heeft deze persoon automatisch de juiste rechten." Aldus Jurjen
Aparte rollen
"In de Purchase-to-Pay oplossing waar we eerst mee werkten, moest alles in 1 stap gebeuren. Assistenten bereidden alles voor en de medewerkers voegden de grootboekrekeningen toe. Voor ons is het echt een groot voordeel van Rillion dat aparte rollen in het systeem mogelijk zijn.
Zo zijn er nu dus rollen voor assistenten en rollen voor de medewerkers; bijvoorbeeld de routing van factuuradministratie (factuurlog) naar assistent, naar omschrijving, naar een medewerker voor de eindcontrole." Aldus Jurjen
Verrast door Erwin van Simac
"Zo werd ik vorige week nog verrast dat Erwin al binnen een paar dagen een verzoek van ons, waar we geen urgentie aan hadden gegeven, had opgepakt. Het betrof een efficiëntere manier om budgethouders te herinneren aan hun taken in Rillion, waardoor een bepaalde verwerkingstermijn nu van dagen naar uren is teruggebracht, echt heel fijn! Wat dat betreft, zit het wel goed en heb ik alle vertrouwen in de samenwerking met Simac in de toekomst!"
De samenwerking met Simac Document Solutions
"Zeker in het begin hadden we ook wel wat hindernissen te nemen. Er bleek namelijk meer maatwerk, waar zowel Simac als wijzelf de nodige tijd in moesten steken, dan aanvankelijk ingeschat. Deze verwachtingen hadden in het begin beter gemanaged moeten worden. Maar de hele overstap op Purchase-to-Pay was voor mij een leuk project.
Overall gezien heb ik het dan ook als zeer positief ervaren. Het was fijn samenwerken met Simac, zeker over mijn samenwerking met Erwin Meijer (technisch consultant, red.) ben ik positief. We hebben altijd prettig samengewerkt en zo stap voor stap onze processen geoptimaliseerd; en dat doen we nog steeds; het is een ongoing proces."
Over Concent
Concent, gevestigd in Zwolle, is een administratie- en advieskantoor waar 35 medewerkers primair diensten verrichten voor onderwijsinstellingen. De grootste klantengroep bestaat uit onderwijsinstellingen voor primair onderwijs (basisscholen). Instellingen voor kinderopvang en onderwijsinstellingen in het voortgezet onderwijs maken ook gebruik van het dienstenaanbod van Concent. Dit aanbod bestaat voor het grootste deel uit (full-service) dienstverlening voor (financiële, personeel- en salaris) administraties.
Concent ondersteunt haar klanten vanuit een pro-actieve houding met concrete adviezen ook op het gebied van HR en arbeidsvraagstukken door een eigen jurist. Organisaties kunnen gebruik maken van korttijdelijke dan wel ondersteuning voor langere tijd van de functie van controller. Het door Concent aan AFAS gekoppelde informatiesysteem geeft via persoonlijke pagina’s eenvoudig toegang tot informatie. Lees meer over Concent >
