Radio Holland klaar voor livegang

Met de Purchase-to-Pay oplossing ‘in de cloud’

Simac gaat binnenkort van start met het verwerken van de inkomende facturenstroom voor Radio Holland, toonaangevende speler in de maritieme elektronica wereld. Het project gaat live vanuit de regio Amerika (ca. 15.000 facturen) daarna volgt verdere uitrol wereldwijd.

"Met de oplossing Managed Services besteedt deze mondiale speler haar Purchase-to-Pay proces uit en profiteert zij van de voordelen van maximale ontzorging door Simac."

Dico Harteman - Sales & Marketing manager

Voor Maarten Post (COO Radio Holland) is de projectoverdracht naar de business het moment om terug te blikken op zijn rol in het selectietraject, de implementatie, de koppeling met Microsoft Dynamics 365 FO en de samenwerking met Simac. Ook spreekt hij zich uit over de verdere uitrol en de te verwachten besparingen.

In het kort:

  • Terug naar de corebusiness
  • Te hoge indirecte kosten op de financiële administraties
  • Eerste stap is nieuw ERP-systeem Dynamics 365 FO
  • Het implementatietraject
  • Uitrol wereldwijd
  • Besparingen op korte en langere termijn

Radio Holland terug naar corebusiness

“Nu bijna 2 jaar geleden ben ik met dit traject begonnen. Ik kreeg toen de opdracht om Radio Holland terug te laten keren naar de core activiteiten van de onderneming. Deze opdracht leidde tot het analyseren van allerlei bestaande activiteiten en processen: Gaan we hier wel of niet mee door? Gaan we met dit onderdeel stoppen? Of verkopen? Welke zaken gaan we voortaan anders structureren bijvoorbeeld door zaken via partners te doen? Welke processen gaan we anders inrichten?” Aldus Maarten Post.

Te hoge indirecte kosten op de financiële administraties

“Ook onze financiële processen hebben we doorgelicht: In bijna elk van onze 22 landenorganisaties voeren we een administratie. Op deze administraties worden veel handmatige werkzaamheden verricht en gewerkt met verschillende systemen. De indirecte kosten waren veel te hoog. Dat dat anders kon en moest was overduidelijk.”

365 FO

Eerste stap is nieuw ERP-systeem
“We besloten onze processen opnieuw in te gaan richten door gebruik te gaan maken van 1 ERP-oplossing en het centraliseren van de backoffice. We willen toe naar 1 global service netwerk met “one face to the customer”. Allereerst stonden we voor de keuze: Welk ERP systeem? Toen kwamen we in de fase van investeringsvoorstellen etc.

Uiteindelijk is gekozen voor Microsoft Dynamics 365 FO. Dit is verder ontwikkeld in de US met een internationaal team van proceseigenaren en twee maanden geleden live gegaan (interview januari 2018, red.).”

Simac

In beeld bij Radio Holland
“Voor mij was direct duidelijk dat een ‘invoice scanning’ oplossing onderdeel moest zijn van onze nieuwe ERP oplossing.

Dit traject is opgepakt door Interim Project Manager Patrick van Woudenberg. Hij kende Radio Holland vanuit het verleden, had positieve ervaring met Simac en wist dat Simac oplossingen had waar Radio Holland naar op zoek was.

In het voorjaar van 2018 werden de eerste contacten met Simac gelegd.”

Waarom de keuze voor Simac?

Simac stond voor haar oplossingen

“In juni 2018 gaf Simac ons een demo die onderscheidend was van andere partijen die we uitgenodigd hadden.

Het begon al met de manier waarop Simac zich presenteerde: Ik kreeg echt het gevoel dat ze stonden voor hun oplossingen in plaats van op zoek te zijn naar de volgende deal voor Simac. Niet hijgerig of opdringerig maar solide, vertrouwenwekkend en zelfverzekerd.”

Simac heeft met Managed Services de oplossing voor Radio Holland  

“De oplossing Managed Services sluit maximaal aan bij onze wens om ons te focussen op onze eigen core activiteiten en andere activiteiten uit te besteden.”

Simac realiseert koppeling met Microsoft Dynamics 365 FO

“Simac gaf (toen) direct aan nog geen koppeling te hebben met Microsoft Dynamics 365 FO maar die graag te willen en te kunnen realiseren. Simac gaf ons voldoende garanties af waardoor we wisten dat we in zee konden stappen met deze partij.

Zo garandeerde Simac de continuïteit door bij onvoorziene vertraging de bijkomende werkzaamheden voor haar rekening te nemen. Bovendien had Patrick (van Woudenberg, red.) door zijn ervaring met Simac dat vertrouwen in Simac en ik in hem. De verwachtingen zijn meer dan waargemaakt; een mooi voorbeeld van ‘underpromise overdeliver’!”

Implementatietraject

“Het implementatietraject is goed verlopen en goed opgepakt door alle betrokkenen vanuit Simac. Vanuit onze kant was er wel wat vertraging. Daarbij heeft Dico (Harteman, red.) een goede voorzet gegeven om weer in de pas te lopen. Je voelt gewoon dat er geen poot wordt uitgedraaid maar constructief wordt meegedacht.

Overall gezien is alles best snel gegaan, over 2 maanden is nu de verwachting dat de US live gaat. Dit wordt in Houston ter plekke begeleid door Simac (P2P consultant Peter Versteegt, red.). Onze gebruikers krijgen dan ook gelijk een training, zodat ze goed voorbereid met de P2P-oplossing gaan werken.”

Uitrol wereldwijd

“Het project start met ca. 15.000 facturen vanuit de regio Amerika, daar worden de facturen van de landen US, Canada, Curaçao, Panama, Trinidad & Tobago en Brazilië verwerkt. In de nabije toekomst, dit moet de organisatie zelf gaan doen, maar ik denk nu aan een periode van ca. 24 maanden vindt een verdere uitrol plaats naar Midden- en Zuid-Amerika en Canada.”

“Op de vraag of ik Simac kan aanbevelen bij organisaties die op zoek zijn naar een (internationale) partner voor oplossingen voor scanning, herkenning en P2P volstaat een kort antwoord. Zonder meer! Simac is een plezierige en kundige partij. Het is een verademing om samen te werken met een IT-club die levert wat het belooft.”

Maarten Post - COO Radio Holland

Besparingen op korte en langere termijn

“Deze oplossing gaat een enorm verschil maken, daar kan Radio Holland zich nu nog geen voorstelling van maken. In plaats van op 22 locaties administraties te voeren, reduceren we dit naar 4 en in de ideale situatie zelfs naar 1. Maar laat ik daar nu niet op vooruitlopen.

Waar medewerkers eerst tijd kwijt waren met het inkloppen van, komt nu tijd vrij voor meer klantcontact en het verbeteren van andere processen. Op de langere termijn zal dit ook fte’s besparen.”

Meer over de oplossing van Simac

Bij Managed Services in combinatie met de P2P oplossing “in de cloud” besteedt Radio Holland het verwerken van haar inkomende facturenstroom uit aan Simac. Dit betekent dat Simac alle facturen (PDF of XML) ontvangt, scant & herkent en de eventuele niet-herkende data zelfstandig verifieert. Hierdoor komt de factuurdata volledig, gecontroleerd en goedgekeurd in de cloud omgeving van de Purchase-to-Pay applicatie van Simac (Palette) terecht.

In de cloud omgeving keuren goedkeurders binnen Radio Holland (24/7) de facturen goed, bekijken ze realtime de status van facturen en maken ze desgewenst rapportages. Door daarnaast referentiematching op basis van 3-weg matching (matching van factuur, inkooporder en ontvangst levering) toe te passen worden veel facturen automatisch goedgekeurd zonder dat er handmatige werkzaamheden aan te pas komen, dit levert uiteraard een flinke tijd- en kostenbesparing op!

Over Radio Holland

Radio Holland, opgericht in 1916 en gevestigd in het Rotterdamse havengebied, levert unieke maritieme elektronica en technische service-expertise.

24 uur per dag, 7 dagen per week is Radio Holland bereikbaar voor haar klanten met een ongeëvenaard netwerk van 80 kantoren in meer dan 30 landen langs de wereldwijde scheepvaartroutes.

Daarnaast biedt zij op afstand ondersteuning voor onderhoud aan schepen op zee over de hele wereld.

Lees meer over Radio Holland >

Dico over de dienstverlening aan Radio Holland

Al in maart 2018 tijdens ons eerste gesprek met Patrick Woudenberg (Interim Program, Project Manager bij Radio Holland) werd voor ons al duidelijk dat onze oplossing Managed Services de oplossing is die naadloos past bij hoe Radio Holland in de toekomst verder wil: vooral focussen op haar corebusiness. Zelf blijven doen waar Radio Holland goed in is en Simac het proces van P2P verder laten optimaliseren

"Met Simac Managed Services leveren wij een schaalbare pay-per-invoice oplossing die je gefaseerd kan implementeren, je geen zorgen hoeft te maken over de continuïteit en de doorlooptijd van de factuurverwerking en waarbij je altijd gebruik kan maken van de laatste ontwikkelingen van P2P en e-facturatie.’’

Dico Harteman - Sales & Marketing manager

Welkom bij Simac

Mijn naam is Dico Harteman en ik beantwoord graag uw vragen over onze factuurverwerkingsoplossingen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Dico Harteman en ik beantwoord graag uw vragen over onze factuurverwerkingsoplossingen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Stel uw vraag!

Werkt u ook met Dynamics 365 FO?

En bent u ook op zoek naar een complete P2P oplossing waarbij u maximaal vanaf aanvraag bestelling tot aan de betaling ontzorgd wordt?

Lees meer over Simac Managed Services

Koppelen wij met uw ERP-systeem?

U wilt er zeker van zijn dat uw nieuwe oplossing naadloos koppelt met uw ERP-systeem. Want alleen dan maakt u de optimalisatieslag die u beoogt.

Lees hoe wij te werk gaan