Documenten registreren in DocBase is zeer eenvoudig en binnen enkele seconden heeft u het juiste document gevonden. Het bewerken is door de integratie met MS Office gebruiksvriendelijk en eenvoudig.
"Doordat DocBase de actuele statusinformatie geeft van documenten die u in bewerking heeft, houdt u controle op uw documenten. U wordt actief ondersteund bij het afhandelen van taken, onder andere door het ontvangen van herinneringen."
Aanvullende modules van DocBase
Naast DocBase zijn er ter ondersteuning van het informatiebeheer diverse additionele modules ontwikkeld, zodat beheerders en gebruikers van DocBase hun werk beter, sneller en eenvoudiger kunnen uitvoeren.
- Digitale handtekening
Onze partner Acanthis heeft de Sign Module ontwikkeld. DocBase is de eerste document management oplossing met een geavanceerde elektronische handtekening die via email wordt afgehandeld en volledig voldoet aan de Europese richtlijnen.
- Digitale Postkamer
Deze module (DDP) is bedoeld voor die organisaties die veel post te verwerken hebben. Met slimme scan & herkensoftware, routeringsprocessen en signaleringen kan de inkomende post snel en eenvoudig op route worden gezet en krijgen de betrokken personen de taken geheel automatisch toebedeeld.
- Records Management
Met DocBase bieden wij de mogelijkheid om documenten volgens wet- en regelgeving verantwoord te verwijderen. De RM-Module in DocBase is NEN-2082 gecertificeerd
- Avanced Admin tools
Deze module geeft beheerders de mogelijkheid extra controle te hebben op integriteit, authenticiteit en beschikbaarheid van de informatie en documenten in DocBase. Zo ondersteunt deze module de conversie naar PDF-formaat en kan het ook zorgdragen voor automatische verwijdering van omvangrijke TIFF-bestanden na omzetting naar PDF.
- ZTC Beheermodule
De ZTC is het hart van het zaaksysteem en richt zich op het proces en de kenmerken die van belang zijn bij de afhandeling van een zaak. De gegevensset van een zaaktype worden met een zaaktypekaart (ZTK) beschreven en vastgelegd. Hierbij kan worden gedacht aan rollen, statussen, wie moet geïnformeerd worden, welke documenten moeten in het dossier worden opgenomen, welke kenmerken zijn relevant en welk resultaat een zaak kan hebben.
Rendac
“Documenten uit het archief met een vingerknip gevonden.” Nieuwsgierig hoe Rendac profiteert van DocBase?
Welke module(s) van DocBase passen bij uw organsatie?
Met het DocBase Document Management Systeem en aanvullende modules heeft u alles "onder de knop" beschikbaar: van inkomende post, e-mail, facturen tot uitgaande klantcommunicatie.
DocBase is een efficiënte, gebruiksvriendelijke en effectieve Document Management oplossing voor het beheer van al uw bedrijfsinformatie, inclusief een optimale integratie met bestaande systemen en Microsoft Office. Volledig gebaseerd op standaarden in de markt, dus toekomstbestendig!
