Koppelen met Exact

Integraties met Exact Globe, Financials & Online

Werkt u met Exact Globe, Exact Financials of Exact Online? En bent u op zoek naar een Purchase-to-Pay oplossing? Het liefst een die al is gekoppeld met Exact zodat u precies weet waar u aan toe bent wat betreft de mogelijkheden, de kosten en de implementatie? Simac Document Solutions biedt u een complete P2P-oplossing met een naadloze koppeling met Exact.

Over onze Purchase-to-Pay oplossing

Met onze P2P-oplossing PaletteArena beschikt u over een complete oplossing om uw gehele factuurverwerkingsproces (met aanvraag, goedkeuring, bestelling, PO matching en betaling) te automatiseren). Met de verschillende modules zorgt u ervoor dat de oplossing precies aansluit bij uw huidige situatie.

Over onze koppeling met Exact 

René Buursma is senior consultant bij Simac Document Solutions en specialist als het gaat over koppelen met ERP-systemen. 4 vragen aan hem over koppelen met Exact. 

1. Met welke systemen van Exact heeft Simac koppelingen? ​

  • Exact Globe,
  • Exact Financials
  • Exact Online

2. Welke stappen doorloopt een factuur en wat doet de koppeling?

  • Relevante data ophalen uit Exact
    De koppeling haalt eerst stamgegevens op uit Exact. Deze gegevens zijn nodig voor de juiste verwerking van facturen in Palette. Het gaat hier onder meer om crediteuren, rekeningschema, kostenplaatsen, projecten en hun onderlinge samenhang.
     
  • Boekingsinformatie toevoegen aan de factuur
    In de P2P-oplossing Palette wordt de boekingsinformatie toegevoegd aan de factuur. Als het om een ordergerelateerde factuur gaat, wordt de factuur met de levering of order vergeleken.
     
  • De factuur fiatteren
    De factuur gaat door de goedkeuringsworkflow.
     
  • Factuurboeken in Exact
    Als de factuur is goedgekeurd wordt deze door de koppeling geboekt in Exact.
     
  • Factuur betaalbaar stellen
    In Exact wordt de factuur betaalbaar gesteld. De factuur is later terug te vinden in zowel PaletteArena als in Exact.

3. Is iedere koppeling met Exact min of meer hetzelfde?

Er zijn verschillende varianten van de koppeling:

  • De factuur kan ook bij ontvangst als verplichting worden geregistreerd in Exact, voordat het goedkeuringsproces is doorlopen.
     
  • Er is ook een koppeling mogelijk met het Inkomend Factuurregister. Dit is een koppeling zonder P2P-oplossing Palette, maar met onze scansoftware OpenText Capture Center.
     
  • De koppeling werkt net als met P2P-oplossing Palette ook voor onze cloudoplossing ReadSoft Online.

4. Hoe gaat het maken van een koppeling in zijn werk?

Het realiseren van een nieuwe koppeling volgt altijd dezelfde weg. We weten welke gegevens nodig zijn in het P2P-proces van Palette. Dit zetten we af tegen de mogelijkheden van het ERP-pakket. Daarbij bekijken wat de beste manier is om de gegevens over te halen. Daarnaast onderzoeken we wat het ERP-pakket kan ontvangen; behalve de boeking kan dit ook een afbeelding zijn van de factuur, of een link naar de factuur. Soms is een verplichtingenregistratie gewenst, dan kan dat ook.

Koppelvlakken van ERP-pakketten

Elk ERP-pakket heeft een eigen koppelvlak en soms meerdere. Deze verschillen technisch en inhoudelijk. Je kunt denken aan een eenvoudige bestandsuitwisseling; Exact zet een bestand klaar met crediteuren en Palette leest dit in. Zo maken we een bestand voor alle gegevens die Palette software nodig heeft van Exact. Omgekeerd zet Palette een factuurbestand klaar en haalt Exact dit binnen.

 

Maar bijvoorbeeld Exact heeft ook een programmeerinterface waarmee de functies binnen Exact worden ontsloten. Dan kom je bijvoorbeeld aan de crediteuren door een lijst op te vragen aan de Exact applicatie. Verder heeft Exact ook een web-service, wat ongeveer net zo werkt als de programmeerinterface. Alleen de onderliggende techniek verschilt.

Toepassing recente technieken

Wij gebruiken bij voorkeur de meest recente technieken. Bij sommige ERP-systemen moeten we meerdere technieken naast elkaar toepassen omdat niet alle gegevens in een enkel koppelvlak beschikbaar zijn.

 

We zien wel dat bij ERP-systemen in de cloud vaak vooraf al goed is nagedacht over de mogelijkheden om te koppelen.

Welkom bij Simac

Mijn naam is René Buursma, senior consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is René Buursma, senior consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Stel uw vraag!

Meer koppelingen!

Benieuwd met welke ERP-pakketten Simac Document Solutions nog meer koppelt?

Ontdek het hier