ROC van Twente verzorgt middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneducatie in de regio Twente. Er is keuze mogelijkheid uit ruim 300 mbo-opleidingen van niveau 1 tot en met 4. De opleidingen zijn te volgen op 3 hoofdlocaties in Almelo, Hengelo en Enschede of op de locaties in de omliggende dorpen.
Presentieregistratie
Het beroepsonderwijs van ROC van Twente maakte tot 2010 enkel gebruik van een papieren absentieregistratie waarbij de aanwezigheidsregistratie via Excel en een presentiekaart werd uitgewerkt. In 2010 zijn ze opzoek gegaan naar een oplossing om dit te digitaliseren.
Simac IDS heeft destijds de opdracht hiervoor gekregen, waardoor ROC van Twente nu al meer dan 10 jaar gebruik maakt van het gedigitaliseerde aanwezigheidsregistratie systeem Presto.
Implementatie
Na het ontvangen van de opdracht heeft Simac IDS samen met een projectleider van ROC van Twente een checklist gemaakt om uiteindelijk tot een geschikte digitale oplossing te komen.
Na de implementatie van Presto werd als snel duidelijk dat het doel was behaald; het werd voor de onderwijsinstelling een stuk prettiger werken. ROC van Twente ziet het dan ook als een gedegen implementatie proces.
Door de digitalisering van de presentieregistratie werd de werkverhouding en de hoeveelheid tijd die hier voor nodig is sterk verbeterd. De combinatie Presto en ROC van Twente is dan ook een mooie match die al lang stand houdt.
"Voor mij was verzuim één van mijn hoofdtaken en werd er tijd gereserveerd om gebruikservaring en gebruikerswensen op te halen in de organisatie. Bij andere onderwijsinstellingen moeten mensen het erbij doen.
Ontwikkelingen
Een van die doorontwikkelingen is de implementatie van PrestoFlow binnen ROC van Twente. PrestoFlow ondersteunt bij het signaleren van beginnend verzuim en de taken rondom wettelijk verzuim. Voor ROC van Twente springt PrestoFlow er echt bovenuit..
Het levert de onderwijsinstelling veel tijdswinst op omdat dit volledig geautomatiseerd is. PrestoFlow heeft een hele goede look and feel. De eenvoud die PrestoFlow creëert, waarmee het proces nu te beheren is zorgt voor erg goede ervaringen. Er is nooit gemeten hoeveel tijd de onderwijsinstelling daadwerkelijk bespaard heeft met de aanschaf van PrestoFlow. Maar zeker is dat het in de loop van de jaren voor een significante tijdsbesparing heeft gezorgd aan de administratieve kant.
Voorheen registreerde ROC van Twente 20.000x presentie en gingen ze alles een voor een na. Door het geautomatiseerde systeem van het Presto digibook kan dit nu steekproefsgewijs gedaan worden aan de hand van een beslisboom.
"Nu controleren we alleen de uitzonderingen. Dat komt doordat het systeem betrouwbaar is."
Ervaring
PrestoFlow wordt als een gebruiksvriendelijk pakket ervaren binnen ROC van Twente. “We zijn altijd blijven ontwikkelen naar aanleiding van de input die we kregen. Het voordeel is dat er heel veel mogelijk is. De meeste pakketten zijn standaard en is afwijken of maatwerk vaak onmogelijk. Daarnaast kan de functioneel beheerder van de onderwijsinstelling ook vrij veel zelf qua inrichting, waardoor de leverancier niet voor elke aanpassing benaderd hoeft te worden” Mede door de doorontwikkeling blijven Presto en Flow aansluiten bij de werkwijze van het ROC, ook al zijn er wijzigingen binnen de organisatie en/of de processen.
Het gebruiksgemak van PrestoFlow heeft ervoor gezorgd dat de PI-Tool (planning en intaketool) een kans van slagen had.
De Planning en Intake Tool ondersteunt het plannen en administreren van alle individuele en groepsactiviteiten die een student doorloopt tussen moment van aanmelding en definitieve inschrijving
Samenwerking
De samenwerking heeft altijd voor een positieve ervaring gezorgd. Het gebruiksgemak zorgt voor verlichting en tijdsbesparing. Simac IDS wordt door iedereen ervaren als een luisterde, meedenkende organisatie. Ook kritisch meedenkend en service gericht. Het blijft belangrijk om in gesprek te blijven met de gebruiker om te kijken wat Simac IDS nog kan door ontwikkelen. Uiteindelijk is de gebruiker ook gelijk de eindgebruiker.
"We kunnen samen met de leverancier ontwikkelen en dat maakt het wel uniek. "