Te laat gedeclareerde bonnetjes of niet meer leesbaar? Onduidelijk ingediende onkosten? Een hoop onnodige problemen die gemakkelijk opgelost kunnen worden met Expense Management. Optimaliseer uw 'bonnentjesstroom'.
Expense Management & P2P
De afhandeling van onkostendeclaraties is vaak een arbeidsintensief proces binnen de financiële administratie. De module maakt het eenvoudig voor uw medewerkers om hun kosten direct te melden. De werknemer maakt een foto van zijn factuur of bon en kan dit eenvoudig uploaden in Expense, waarna de leidinggevende zijn goedkeuring geeft voor de declaratie. Na goedkeuring wordt de declaratie geboekt in uw financiële applicatie, waar deze betaald kan worden.
Hoe werkt Expense Management?
De medewerker die een te declareren nota betaald heeft, maakt zelf met zijn of haar smartphone een foto van de desbetreffende factuur, bon, kaartje etc. Deze foto wordt vervolgens via een app verstuurd naar de eigen mailbox die de declarant binnen de software Rillion heeft (of krijgt). Rillion haalt de foto zelf op en de declarant kan de declaratieaanvraag zelf afhandelen en doorsturen via de workflow binnen de software. Vervolgens wordt de declaratie getekend en goedgekeurd, waarna de betaling aan de declarant via het ERP-systeem automatisch plaatsvindt.
De voordelen van Expense Management
Zowel uw organisatie als uw werknemers krijgen grip en zicht op de immer terugkerende 'bonnetjesstroom' met deze aanvullende module. Met Expense Management zijn uw medewerkers niet langer (te) veel tijd kwijt met het invullen van declaraties. De gemaakte en voorgeschoten kosten worden grotendeels automatisch afgehandeld en door snelle acceptatie eerder uitbetaald.
Met de Expense Management module, als onderdeel van onze Purchase-to-Pay oplossing, wordt het verwerken van onkosten in uw processen geoptimaliseerd. De bonnen en declaraties van uw medewerkers worden op eenvoudige en snelle wijze geautomatiseerd, gedigitaliseerd, geregistreerd, verwerkt en betaald.
Dit zorgt voor een efficiënter proces waardoor ook de tevredenheid van uw medewerkers verhoogd zal worden. De module is eenvoudig te implementeren en de implementatiekosten zijn relatief laag omdat u al werkt met Rillion.
Meer dan alleen Expense Management
Bij Simac Document Solutions kunt u terecht voor verschillende mogelijkheden om uw gehele Purchase-to-Pay proces te optimaliseren. Kies de modules en implementatie die momenteel het beste bij uw bedrijf past. De P2P-oplossing is door de modules zeer flexibel en modulair opgebouwd. Zo betaalt u niet onnodig veel geld voor onderdelen die u toch niet gebruikt. Automatiseer ook uw factuurverwerking met Simac >
