Inkomende facturen digitaliseren

Zo kan u nog meer tijd besteden aan uw core business

Krijgt uw organisatie ook op veel verschillende manieren en veel verschillende plaatsen facturen binnen? Krijgt u deze facturen per post, per mail (PDF) en/of elektronisch binnen? Kost u dit veel papier, tijd, personeel en dus geld? Heeft u wel eens nagedacht om uw inkomende facturen te digitaliseren of automatiseren?

Digitaliseren of automatiseren van uw facturen?

Ongetwijfeld ontvangt u steeds vaker facturen via de e-mail met daarin een PDF als bijlage. Misschien ontvangt u als organisatie zelfs al enkele elektronische facturen, ‘UBL facturen’. Daarnaast blijven facturen ook nog steeds op papier binnenkomen. Al die verschillende vormen maakt het factuurproces er niet makkelijker op. Zonder processen te veranderen lijkt het vaak het handigst om de PDF en UBL facturen te printen, wat weer de nodige aandacht, tijd en papier kost. De facturen op papier sluiten namelijk makkelijker aan op het vertrouwde en bekende verwerkingsproces. Dit is een keuze die veel organisaties maken.

Waarom automatiseren van uw factuurstroom?

De afgelopen jaren is de groei aan inkomende PDF- en UBL facturen voor veel organisaties de aanleiding om de inkomende facturen deels of volledig te digitaliseren of automatiseren. Papieren facturen worden inmiddels op grote schaal gescand. De uitdaging zit eigenlijk niet meer zo zeer in het digitaliseren. Scannen is inmiddels een standaard handeling en gemeengoed geworden. U kunt de gescande facturen vaak handmatig koppelen aan uw boeking. Ditzelfde geldt voor de PDF- of XML/UBL-facturen die digitaal zijn toegestuurd.

Juist het automatiseren van het gehele proces is wat de uitdaging brengt. Denk bijvoorbeeld aan het geautomatiseerd ontvangen van de verschillende vormen van inkomende facturen (scans, email, UBL), het digitaal uniformeren en aanbieden voor verdere verwerking. En dat zonder menselijk handelen, zoals bijvoorbeeld eerst de PDF factuur uit de email halen. Dit is een belangrijk aspect in geautomatiseerde factuurverwerking als u een stap verder wil gaan dan alleen digitaliseren.

Welke voordelen geeft het automatiseren van inkoopfacturen

Het automatiseren betekent dat wij het steeds eenvoudiger maken om inkoopfacturen sneller en makkelijker te verwerken. Echter, dit gaat niet vanzelf. De praktijk wijst uit dat iedere organisatie haar eigen specifieke wensen heeft en eisen stelt. Bij de ene organisatie ligt de nadruk op het invoergedeelte (boeken van de facturen), terwijl een andere organisatie juist grip wil krijgen op het logistieke (fiatterings-) proces. Een volgende organisatie wil haar inkoopfacturen en kostenfacturen met zowel het ERP of Inkoopsysteem als het boekhoudsysteem verwerken. Juist deze diversiteit aan wensen en eisen maakt het digitaliseren van inkomende facturen een interessant onderwerp. Het uiteindelijke streven is dat organisaties de belasting op hun administratieve werkzaamheden verder kunnen verlichten en transacties kunnen optimaliseren.

Hoe kunt u automatisering van uw inkomende facturen toepassen?

Wij hebben oplossingen om uw inkomende facturen te digitaliseren. Afhankelijk van uw wensen of behoeften kunt u kiezen voor een deel van een geautomatiseerde oplossing of voor een totaaloplossing. Lees meer over onze Purchase-to-pay oplossing.

 

Heeft u vragen?

Wij helpen u graag verder!

Neem contact met ons op

Voordelen van het automatiseren van uw inkomende facturenstroom

Simac
Simac
Simac