Een Accounts Payable (AP) oplossing, wat is het en wat kunt u ermee? En wat is het grote verschil met een Purchase-to-Pay oplossing? U verwerkt facturen, wellicht nog met de hand maar het kost u veel tijd en daar wilt u van af. Spreekt het u aan om eerst met een kleine digitaliseringsstap te beginnen? Dan kan Accounts Payable een uitkomst zijn voor uw factuurherkenningsproces.
Waarom Accounts Payable?
Een Accounts Payable oplossing ontzorgt u met uw inkomende facturen. Deze komen automatisch als een scan of via een mailbox binnen, worden herkent door de OCR software, gevalideerd door een gebruiker van de software en automatisch doorgestuurd en verwerkt in uw ERP-systeem (of ze gaan een ander proces in).
Het factuurherkenningsproces in 3 stappen:
Stap 1 is het binnenkomen van facturen. De Accounts Payable software (Tungsten AP Essentials, voorheen Kofax) accepteert facturen in vele formaten zoals PDF en verschillende soorten XML's. Het uploaden van inkomende facturen kan op verschillende manieren:
- Via de mailbox (voorkeur per administratie een mailbox)
- Via de scanner naar de mailbox of folder
- Bestanden uploaden vanuit een folder
Na het uploaden van facturen in de AP-software komen ze in de verify module terecht wat een standaard onderdeel is van Tungsten AP Essentials. Dit is de 2e stap in het proces. De crediteurenadministratie gebruikt de verify module om de gegevens te controleren, aan te vullen en te bevestigen, die zijn uitgelezen van een factuur. In de OCR software beschikt u over een ongelimiteerd aantal gebruikers en er kunnen tegelijkertijd meerdere personen facturen bekijken, aanvullen en bevestigen.
Bij stap 3 worden de herkende en gevalideerde facturen automatisch doorgestuurd naar het gekoppelde ERP-systeem. Dit is een voorbeeld van een heel basis factuurherkenningsproces. De cloudsoftware Tungsten AP Essentials is modulair afneembaar en i sop te schalen met een aantal optionele modules zoals: capture (herkenning van leveranciersgegevens), line-items (herkenning van factuurregels), workflow (goedkeuring van facturen), digitaal archief en de nieuwe analytics module.
Juiste oplossing voor u?
Of twijfelt u nog of Accounts Payable voor u de juiste keuze is? Duik in ons interactieve adviesformulier en ontvang meteen een eerste advies!
Optimaliseren met cloud software
Tungsten AP Essentials ondersteunt uw Accounts Payable proces. U heeft lagere kosten en een kortere doorlooptijd per factuur omdat deze niet meer door iemand handmatig herkent en verwerkt hoeft te worden. Kan uw accounts payable medewerker een andere baan zoeken? Uiteraard niet. Ten eerste zijn er altijd facturen die uitvallen omdat er iets niet goed herkent is (een scanner verwart nog weleens een o en een 0 of een i en een l), die facturen moeten alsnog met de hand gevalideerd worden.
Daarbij is het zo, omdat het meeste valideerwerk nu nog handmatig gedaan wordt, dat er tijd over is om te besteden aan de facturen die uitvallen. Hierdoor worden veel voorkomende en terugkerende fouten eruit gehaald waar eerder geen tijd voor was. Zo optimaliseert u uw factuurherkenningsproces. Hoe meer facturen er automatisch herkent, verwerkt en doorgestuurd worden naar uw ERP-systeem, hoe meer tijd er is om uw bedrijfsprocessen te verbeteren.
Accounts Payable software
Tungsten AP Essentials"Heeft u veel uitval? Dat kan een reden zijn om voor XML facturen te kiezen en zo de scan stap over te slaan. De factuurdata wordt via een XML factuur altijd 100% herkent."
Wat te doen voordat ik overstap op een Accounts Payable oplossing?
1. Denk van tevoren goed na wat voor u en uw collega’s de wensen en eisen zijn van een geautomatiseerd factuurherkenningsproces. Wanneer vindt u het huidige proces voldoende geoptimaliseerd?
2. U kunt ervoor kiezen om een oplossing te kiezen die past bij uw huidige manier van werken. Heeft u er weleens aan gedacht om uw eigen factuurverwerkingsproces uit te dagen en op de schop te gooien? Vaak is een way-of-work door de jaren heen gegroeid, rondom collega’s die er werken en rondom bestaande software.
3. De integratie met een ERP-systeem en/of ander systeem is een van de belangrijkste overwegingen voor de keuze voor een Accounts Payable oplossing. Je kan een factuurverwerkingsproces alleen maar optimaliseren als de applicaties naadloos op elkaar aansluiten en elkaar versterken. Een goede inrichting van de software is cruciaal.
4. Wat zijn de eisen van de IT-afdeling? Is er een reden om geen cloud software te kiezen? SAAS-software is standaard en heeft weinig extra maatwerk mogelijkheden. Hierdoor heeft u nooit problemen als de software geüpdate wordt (dat gaat automatisch) en de koppelingen blijven goed.
5. Ligt uw keuze in lijn met de toekomstvisie en strategie van het bedrijf?
6. Kijk rond, lees over Accounts Payable en laat u goed informeren. Simac Document Solutions is een van de partijen die graag met u samenwerkt. Kies een partij die voor u het beste aanvoelt en waar u een langer termijn samenwerking mee aan wil gaan.
Accounts Payable vs. Purchase-to-Pay
In tegenstelling tot een Purchase-to-Pay proces is Accounts Payable een veel eenvoudiger proces. Wilt u ook uw inkooporders matchen aan de factuur en levering of wilt u uw inkoopproces of contracten automatiseren? Dan kiest u voor een Purchase-to-Pay oplossing. Het kan handig zijn om te starten met een Accounts Payable oplossing, als dit goed loopt en u en uw collega’s zijn gewend aan een nieuwe manier van werken, dan zet u de volgende stap naar verdere automatisering van uw factuurverwerkingsproces met een P2P-oplossing.
