A.O. Smith Water Products Company (hierna: A.O. Smith) is al jaren klant van Simac Document Solutions en verwerkt haar facturen geautomatiseerd met de P2P-oplossing in combinatie met het ERP-systeem GLOVIA G2 (ERP-pakket voor de maakindustrie). Het was tijd om de bestaande software (Palette) te upgraden naar de nieuwste versie maar in plaats daarvan koos Hugo Meelen (A.O. Smith) meteen voor een grotere stap: De migratie van de bestaande P2P-oplossing naar de nieuwe SAAS-oplossing van Rillion.
“Het doel was om de inkomende facturenstroom op dezelfde manier te blijven verwerken maar dan in een SAAS omgeving waardoor; we niet meer tegen ingrijpende upgrades aanlopen, makkelijk op kunnen schalen en profiteren van innovaties en ontwikkelingen in de SAAS-native omgeving van Rillion.”
“De migratie betrof direct alle 3 onze administraties inclusief de administratie van Lochinvar die recent in 2022 aan de cloudoplossing van Simac Document Solutions was toegevoegd.”
Automatisch herkennen, matchen en goedkeuren!
A.O. Smith kiest met de SAAS-oplossing van Rillion voor het automatisch herkennen en matchen van de facturen op basis van 2-weg en 3-weg matching. Daarbij worden de facturen automatisch gecodeerd en goedgekeurd. De herkenning van de factuurdata is zowel op header- als op regelniveau en ordermatching vindt voornamelijk plaats op basis van 3-weg matching.
Bij 3-weg matching wordt de inkooporder of een andere referentie gematcht aan de geregistreerde levering (meestal op basis van een pakbon) en de ontvangen factuur. Als deze match er is, wordt de ontvangen factuur automatisch goedgekeurd en betaalbaar gesteld in het ERP-systeem van Glovia (waar A.O. Smith mee werkt). Dit is een ERP-pakket speciaal gemaakt voor de maakindustrie.
Op dit moment staat het matchingpercentage van het totale factuurvolume bij A.O. Smith op circa 70 - 80%. Ze verwerken jaarlijks circa 12.000 facturen voor 3 verschillende administraties.
Simac op bezoek bij A.O. Smith.
Onlangs zijn Dico Harteman (Sales Manager Simac) en Michelle Tijsterman (Online marketing) – met taart – op bezoek geweest bij Hugo Meelen en Hélène Moonen om te horen hoe de migratie is ervaren en of de SAAS-oplossing bevalt. Waar Hugo verantwoordelijk is voor de financiële afdeling werkt Hélène dagelijks met de P2P-software voor het herkennen, verwerken en matchen van facturen. Zij heeft tijdens de migratie veel contact gehad met Sebastian van Til (Purchase-to-Pay consultant van Simac). “Het werken met Sebastian was heel prettig en het contact ging snel over en weer. Sebastian zat erg kort op de bal en dacht mee met onze organisatie om de oplossing zo passend mogelijk in te richten,” aldus een meer dan tevreden Hélène.
“De migratie heeft voor ons in totaal maar 2 dagen geduurd en het testen erna kostte veel minder tijd dan we gedacht hadden. Dit kwam vooral omdat we de software al kenden. Voor ons gevoel zijn er deze keer kleine dingen veranderd waardoor we onze medewerkers niet weer opnieuw hoefde te trainen.”
Hugo: "Tijdens de vorige automatiseringsslag was dat wel anders, toen moesten de collega’s wel echt wennen aan de informatie op het scherm. Vooral omdat het op een scherm te zien was in plaats van op papier zoals daarvoor."
Hoe ervaart A.O. Smith het werken met de ‘nieuwe’ software?
Hélène: "Het automatisch aanmaken van templates voor het herkennen van de factuurdata kost aan het begin wat meer tijd. De software wil zeker weten dat de automatisch gegenereerde template ook daadwerkelijk bij de desbetreffende leverancier hoort. Helaas kwamen we er te laat achter dat het handiger was geweest om eerst 1 of 2 facturen per leverancier te laten herkennen in plaats van meteen een hele bulk."
"Uiteraard blijven er altijd uitzonderingen en heb je te maken met een klein percentage van uitgevallen facturen die je alsnog handmatig moet verifiëren. Dit kan komen door onleesbaarheid van gescande facturen of dat ineens toch informatie ergens anders staat. Deze software is ook heel fijn voor het terugzoeken van een factuur en bij een accountantscontrole." Aldus Hélène.
Altijd up to date dankzij SAAS
"Wij vinden het belangrijk om onze bestaande klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn en ze mee te nemen in de nieuwste ontwikkelingen van het SAAS-landschap. Oudere versies van software worden steeds minder ondersteunt door de leverancier en jaarlijkse upgrades brengen vaak, vanwege maatwerk, complicaties met zich mee.
Wij kiezen weloverwogen voor de SAAS (P2P)-oplossing van Rillion. Daardoor heb je altijd de beschikking over de laatste versie en je gaat mee in de nieuwste ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan AI (Artificial Intelligence), e-invoicing (o.a. PEPPOL) en een geavanceerde Analytics module met integratie van Power BI. De software is uiteraard overal toegankelijk, eenvoudig in gebruik, kent geen restricties op het aantal gebruikers, administraties of ERP-systemen en is eenvoudig uit te breiden met extra modules zoals Inkoop, Budget, Contract (matching-) en e-Invoicing met o.a. PEPPOL." Aldus Dico Harteman, Sales Manager bij Simac Document Solutions.
Processen verbeteren met Analytics
“Met de Analytics module heb je als organisatie een helikopterview over de (financiële-) processen. Bepaal KPI's en draai rapportages op basis van de database.” Aldus Dico.
Wat is jullie volgende stap Hugo?
“We zijn momenteel meer dan tevreden met de stappen die we hebben gezet. Ten opzichte van een aantal jaar geleden (voor tijdperk Simac) hebben we een grote stap voorwaarts gezet en een forse tijdbesparing gerealiseerd. Een volgend bedrijfsproces wat we nog zouden willen automatiseren in Rillion zijn onze declaraties.” Aldus Hugo.
“In de P2P-oplossing van Simac kan ik, op basis van verschillende rapportages, snel zien waar een factuur zich bevindt, hoe lang iemand doet over de verwerking en de goedkeuring ervan, welke fouten er gemaakt worden etc. Hierdoor kunnen we collega’s die het nodig hebben extra trainen, uniform onze facturen verwerken en ervoor zorgen dat facturen snel betaald worden.”
Over AO Smith
A.O. Smith is een fabrikant en leverancier van warmwatersystemen. Een expert op het gebied van warm water, verwarming en koeling. Voor iedere situatie stellen ze de best passende oplossing samen. Steeds vaker zijn dat installaties met alleen warmtepompen of een combinatie van een warmtepomp met een elektrische of gasgestookte boiler of met een zonnesysteem. Duurzaamheid en verantwoordelijkheid nemen voor een beter klimaat, staan bij A.O. Smith hoog op de agenda.
De oplossingen van A.O. Smith vind je terug in commerciële en industriële toepassingen zoals hotels, sportfaciliteiten, ziekenhuizen etc. Veel warm water in korte tijd. Daarvoor moet je bij A.O. Smith zijn. In Veldhoven werken ongeveer 80 medewerkers. Daar wordt o.a. de administratie gevoerd voor 4 organisaties in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Dubai. Ze zijn onderdeel van de wereldwijde, beursgenoteerde (NYSE) A.O. Smith Corporation.
