Legrand Nederland B.V., in Nederland marktleider voor kabeldraagsystemen en grote speler in de utiliteitsbouw, is met haar volledige bestel- en factuuradministratie in control. Door de Purchase-to-pay oplossing van Simac en constructieve samenwerking is het gehele proces van factuurverwerking versneld en heeft Legrand een beter inzicht, meer grip en minder kosten.
"Vanuit het hoofdkantoor in Frankrijk werd dit project als een pilot gezien en op de voet gevolgd. Sinds 2014 werken we al samen met Simac en we zijn nog steeds tevreden over de oplossing. We spreken elkaar regelmatig om zeker te zijn dat we toekomstbestendig zijn en blijven. We zijn nu, in 2022, 8 jaar verder en inmiddels verwerken we geen 15.000 facturen meer per jaar maar zitten we op een volume van 35.000 facturen per jaar die automatisch verwerkt worden door P2P-software."
Waarom automatiseren?
Het doel was een efficiënter en betrouwbaarder proces te realiseren door het optimaliseren van de facturenstroom, aldus Vincent van Kemenade (financieel directeur) en Marco Voets (administrateur). We zijn klein begonnen met een laag aantal facturen om op termijn het aantal geautomatiseerde facturen op te hogen. We vonden het belangrijk dat de software eerst goed draaide en het team er fijn mee kon werken. Vincent en Marco vertellen na 8 jaar van automatsiering enthousiast over:
- De oplossing
- De aanvullende modules
- De gefaseerde implementatie
De keuze van Legrand voor Simac in 2014
Van Kemenade: “Voor het optimaliseren van de facturenstroom waren drie partijen bij ons in beeld. Met Simac Document Solutions, zaten we direct op het goede level. Met Peter Versteegt (productspecialist Rillion, red.) konden we snel schakelen en goed samenwerken. Bovendien bleek de P2P-oplossing van Simac, die gebaseerd is op Microsoft SQL, goed te passen binnen onze technische kaders.
Daarnaast is ReadSoft (onderdeel van de oplossing van Simac Document Solutions, red.) prefered supplier voor Microsoft en er werd binnen Legrand Group gewerkt aan een template voor Microsoft Dynamics AX. Zowel persoonlijk als technisch en functioneel klopte het plaatje en voldeed Simac aan onze wensen en eisen.”
“Een 100% tevreden klant, daar ging ik bij Legrand Nederland voor. In de testfase was ik zoveel mogelijk op locatie, zodat we trainingen-on-the-job konden geven. Direct zelf aan de knoppen, dat werkt het beste! Bij Legrand zijn alle deelprojecten binnen budget afgerond. Voor de klant moet dit een vanzelfsprekendheid zijn, maar het geeft mij iedere keer weer een goed gevoel!”
P2P software Rillion & aanvullende modules
Al in 2014 kreeg Simac de opdracht om de facturenstroom van ruim 15.000 facturen per jaar te digitaliseren. Direct werd deze order gecombineerd met een order voor de aanvullende module PO-matching en bestellingen.
Van Kemenade licht toe: "Op advies van Simac Document Solutions hebben we de P2P-oplossing gefaseerd geïmplementeerd. In juni 2014 zijn we eerst live gegaan met Rillion Invoice (i.c.m. ReadSoft, red.) waarbij de ordermatching module meteen is geïntegreerd."
"Deze module (PO-matching) maakte het voor ons mogelijk om goederenontvangsten geregistreerd in Baan IV (ons ERP-systeem) automatisch te matchen met betreffende goederenfacturen. Onbekend maakte onbemind, intern moesten we even wennen aan de nieuwe werkwijze.
Ondanks de vakantiemaanden is het vrij soepel gegaan. In september draaide alles zo goed dat we klaar waren voor de volgende stap: Het stroomlijnen van alle bestellingen om ook de circa 4.000 kostenfacturen te kunnen matchen binnen Rillion."
Legrand werkt naast ordermatching ook met de Buyer Module
Het stroomlijnen van alle bestellingen om ook de 4.000 kostenfacturen binnen Rillion te matchen was eind 2014 gerealiseerd met de Buyer module. Deze module ondersteunt het interne bestelproces en legt alle inkopen met betrekking tot de indirecte kosten vast, maar kan bijvoorbeeld ook gekoppeld worden aan een externe catalogus.
“Er waren eerst veel manuele handelingen: factuur ontvangen en registreren, kopie van factuur maken en opbergen, originele factuur met interne post versturen naar budgethouder(s), factuur goedkeuren en opbergen van afgehandelde factuur. Kortom erg arbeidsintensief. Deze tijd is nu met ruim 50% afgenomen."
Legrand wil niet meer terug
Wat de gerealiseerde oplossing hen heeft gebracht, weten Van Kemenade en Voets goed: “Door vooraf goede focus te hebben op het einddoel, werk je daar ook gezamenlijk naartoe. We hebben nu een compleet en duidelijk overzicht van het gehele facturatieproces en weten precies hoeveel facturen 'in the flow' zijn en waar deze zich bevinden. Daarnaast verloopt het proces van registratie en goedkeuring veel sneller."
"Het aantal fouten is ook geminimaliseerd, we willen niet meer terug. De slogan van Legrand zoals ook verwoord op haar eigen website 'Legrand weet wat werkt' is dankzij Simac ook op de factuurverwerking zeker van toepassing!"
Koppeling met uw ERP
U wilt er zeker van zijn dat uw nieuwe oplossing naadloos koppelt met uw ERP-systeem. Want alleen dan maakt u de optimalisatieslag die u beoogt.
Simac in de maakindustrie
Factuurverwerking in deze branche is vaak complex en tijdrovend vanwege ordermatching van verzamelfacturen op regelniveau en registratie van (deel)levering t.b.v 3-way matching.
