Favorite Gifts is een snel groeiende importeur, groothandel en distributeur van promotionele producten, met jaarlijks circa 200.000 bestellingen. In het voorjaar van 2019 gaat zij actief op zoek naar een oplossing voor het automatisch verwerken van haar salesorders die binnenkomen als PDF-bestanden.
"Nog geen half jaar later verwerkt Favorite Gifts de eerste 7.000 PDF salesorders al met ReadSoft, de software van de Order-to-Cash oplossing van Simac. En dit aantal neemt snel toe."
In het kort:
- PDF bestanden
- Zo komt Favorite Gifts bij Simac
- Snelle implementatie en livegang
- Salesorders & factuurverwerking
- De voordelen van Order2Cash
- Wie is Favorite Gifts?
"Onze vraag was: Hoe verwerken we zo snel mogelijk onze bestellingen met PDF-orders automatisch in ons ordersysteem? Hiervoor waren wij op zoek naar de beste oplossing, een snelle implementatie, de voordelen van een Order-to-Cash oplossing en een goede partij."
PDF-bestanden uitgangpunt voor zoektocht
Ellis van Leusden: "We zochten vorig jaar een oplossing om onze orderstromen te automatiseren. Een grote klant uit Duitsland kwam met (mail)bestellingen met PDF inkooporders (in plaats van XML-orders) die in ons ordersysteem verwerkt moesten worden. En dat ging dus niet, dus moesten we die orders overkloppen."
"De klant zelf gaf aan, om het even ongenuanceerd te zeggen: ‘Wij gaan onze systemen niet voor één leverancier veranderen’. Wij waren al langer van plan een oplossing te zoeken voor het slimmer verwerken van onze bestellingen en omdat het bij deze klant om heel veel orders ging, was dit dus de directe aanleiding."
De tot nu toe verwerkte salesorders met ReadSoft Invoices.
Uitbreiding licentie voor 35.000 salesorders.
Zo komt Favorite Gifts bij Simac uit
Ellis van Leusden: "Ik sprak een andere partij in de markt die oplossingen biedt voor herkenning van facturen, maar niet voor het verwerken van orders. Deze partij verwees mij voor een Order-to-Cash oplossing door naar Simac Document Solutions. Ik had al wel eens van Simac gehoord. Ik ben toen maar eens gaan kijken op jullie website. Het eerste contact met Simac Document Solutions was via de chat om vervolgens in contact te komen met Dico."
"We hebben ervoor gekozen om al in een vroeg stadium een Proof of Concept (POC) met voorbeeldorders van Favorite Gifts te doen. Tijdens deze POC kwamen er meer eisen/ wensen naar voren. We hebben dit maatwerk goed onderzocht om na te gaan of ReadSoft de best passende software is. Dit zorgde ervoor dat we snel door konden pakken en binnen 2 maanden de gewenste oplossing hadden gerealiseerd, precies wat Favorite Gifts wilde."
Na kort salestraject snelle implementatie en livegang
Ellis van Leusden: "Vrij snel na de eerste contacten had ik met mijn collega Aldwin van Winsem (Data and Application Engineer) een afspraak met jullie Sales Manager Dico Harteman. Bij de vervolgafpraak met demo was ook jullie technische man (consultant Roland Duursma) erbij. Deze fase is erg prettig verlopen, alles werd goed duidelijk ook in de vervolgcontacten via de mail."
"Nadat de order was gegeven was er ook geen gezeur over de planning. Je wilt een eenmaal gekozen oplossing dan ook snel hebben. En dat is gelukt! Vorige week is het traject al afgerond; voortaan kunnen we een PDF-order omzetten naar onze standaard XML-order zonder dat onze backend systemen zijn aangepast!"
"Favorite Gifts wilde snel live, en dat is gelukt! We hebben deze Order-to-Cash oplossing in een hele korte periode opgeleverd. We hebben zo’n 2 weken actief aan de oplossing zelf gewerkt en de hele doorlooptijd was denk ik nog geen 2 maanden."
Over verdere uitrol voor salesorders en factuurverwerking
Ellis van Leusden: "Eerst implementeren we de oplossing voor onze klant uit Duitsland en daarna breiden we deze oplossing uit naar meer klanten. We hebben een training gekregen voor het inrichten van klantprofielen dus voortaan kunnen we dit zelf oppakken en zijn we daarvoor niet afhankelijk van de consultants van Simac Document Solutions."
"Na onze klanten in Duitsland volgen ook klanten in Nederland en Frankrijk, zo ontvangen we nu uit Frankrijk jaarlijks al zo’n 1500 PDF-orders dus de uitrol wordt in de nabije toekomst alleen maar groter. Ook kunnen we ReadSoft Invoices inzetten voor onze factuurverwerking, maar nu speelt dat nog niet, alles op z’n tijd."
De voordelen van Order2Cash
Ellis van Leusden: "Op 1 kantoor werken nu 2 mensen met de Order-to-Cash oplossing en de eerste ervaringen zijn positief. In euro’s of fte’s is de besparing nu nog wat moeilijk uit te drukken maar bij de toekomstige uitrol zullen de besparingen alleen maar groter worden.
Om de concurrentie bij te blijven was iemand erbij om alle orders in te kloppen anders echt nodig geweest. Maar het is al lastig om überhaupt personeel te vinden om alle orders er op tijd door te krijgen."
Favorite Gifts tevreden?
Op de vraag of hij voor voor ons aanbevelingen of tips heeft, denk Ellis van Leusden kort na en zegt dan: "Nee, eigenlijk niet, alles ging gewoon goed!"
Altijd openstaand voor tips, vragen we toch nog even door: Kunt u ons aanbevelen? Eerst volgt een een gulle lach, daarna kort maar krachtig een alleszeggend: "Ja!"
Over Favorite Gifts
Favorite Gifts is één van de grootste distributeurs van promotionele producten in Europa en wereldwijd actief. Dit van oorsprong Nederlands familiebedrijf, opgericht in 1965, is met haar hoofdkantoor en centraal magazijn gevestigd in Tiel en heeft 11 vestigingen in 7 landen waar in totaal ruim 550 medewerkers werkzaam zijn.
Favorite Gifts groeit snel, heeft inmiddels meer dan 5000 unieke producten op voorraad en verwerkt jaarlijks circa 200.000 bestellingen. Onverminderde focus ligt daarbij op snelle levering, flexibiliteit en kwaliteit. Lees meer >
Een specifiek project
"Favorite Gifts heeft veel buitenlandse klanten en elke klant heeft een eigen manier van classificeren van wat een order is. Normaal gesproken krijg je een mail met daarbij 1 pdf, die pdf is dan de salesorder waar het omgaat. Deze klant ontvangt van veel van haar klanten meerdere bestanden als bijlagen bij de mailberichten, denk aan aanvullende documentatie, zoals een drukorder, pakbon, etc."
"Uit deze meerdere bestanden (pdf’jes) moet dus eerst de salesorder zelf geclassificeerd worden als salesorder, daarna kan deze pas verder worden verwerkt. Hoe gaan we dat doen? Dat was voor mij een leuke uitdaging!" Aldus Roland.
"Om meerdere redenen vond ik dit een leuk project! Allereerst omdat het fijne mensen waren om mee samen te werken, er was een klik. Verder waren de lijnen kort en kon er snel doorgepakt worden. Ik schakelde veel met 2 IT-ers die weten wat ze doen en waar ze het over hebben. Als het nodig was, konden ze ook zelf dingen (in)regelen zonder dat daar eerst de goedkeuring van iemand voor nodig was. Dat hield de vaart er goed in!"
