Op vrijdag 13 oktober stond er in Ittervoort bij Smeets Autogroep een heerlijke rijstevlaai voor ons klaar. Peter Bouwmans (directeur Simac Document Solutions) en ik (Michelle Tijsterman, marketing) hadden een afspraak met Pieter Dorssers (Financieel directeur en verantwoordelijk voor de 4 vestigingen van Smeets Autogroep) en Mark van der Veeken (teamleider sales support, centraal vanuit Ittervoort). Mark is met zijn team verantwoordelijk voor de verkoop van Cars (personenwagens), Vans (busjes) en Trucks.
Smeets Autogroep is een familiebedrijf (170 medewerkers) verdeeld over 4 locaties: Heerlen, Ittervoort, Venlo en Eindhoven. Ze zijn officieel dealer van Mercedes-Benz personen- en bedrijfswagens, smart, Fuso en Schmitz Cargobull-opleggers.
De reden waarom Smeets Autogroep heeft gekozen voor het digitaliseren van verkoopdossiers? Ze willen minder bezig zijn met administreren en registreren en meer met het analyseren en optimaliseren van de bedrijfsprocessen.
Van links naar rechts: Peter Bouwmans, Mark van der Veeken & Pieter Dorssers
Hoe verwerkten jullie de verkoopdossiers voor de oplossing van Simac?
Tot 3 – 3,5 jaar geleden hing het kantoor bij Smeets Autogroep nog ‘vol’ met hangmappen. De documenten die komen kijken bij het bestellen t/m het afleveren van een auto, busje of truck werden via printen en scannen compleet gemaakt in het verkoopdossier. Toen kwam de eerste digitaliseringsfase; in plaats van het dossier verzamelen in de hangmappen werden de gescande documenten in het CRM systeem opgeslagen. Vanaf maart dit jaar is Smeets Autogroep een stap verder gegaan door het proces van de verkoopdossiers verder te digitaliseren met de oplossing van Simac.
“We voeren dit gefaseerd in, ons onderdeel ‘Cars’ (personenwagens) is nu helemaal over en verwerkt de documenten volledig digitaal. We zijn nu bezig om de collega’s van het onderdeel ‘Vans’ (busjes) te integreren met het nieuwe systeem (zij hebben weer te maken met andere documenten). Als laatste zijn de collega’s aan de beurt die voor ons onderdeel 'Trucks’ werken.”
Wat heeft de oplossing van Simac jullie gebracht?
Mark: “Je kan op diverse manieren zoeken in de software, je vindt heel makkelijk dossiers en documenten.
We krijgen nog steeds vragen van collega's zoals: “Waar kan ik dat vinden?” of “heb je het nummer van…” We hebben de policy dat als onze verkopers een vraag hebben (over een dossier of een nummertje o.i.d.) dan moeten ze het eerst aan een collega vragen voordat ze het aan mij mogen vragen. Ze moeten het zelf zoeken en wennen aan/ leren werken met het nieuwe systeem. De software is altijd en overal toegankelijk waardoor we flexibel kunnen werken.”
Pieter: “We zijn wel verrast door de veranderingsbereidheid van de mensen, dat ging niet altijd even makkelijk maar daar lag ook een taak aan ons. We moeten ze blijven coachen en trainen om met de software te werken.”
“Het heeft er ook mee te maken dat de doorlooptijd van een dossier (vooral voor de personenwagens) ook vrij lang is. Als een klant een auto heeft uitgezocht en besteld dan worden de documenten in orde gemaakt, alles wordt naar het systeem verstuurd en klaar! 2 maanden voor levering van de auto komt een verkoper vaak weer in het dossier dus daar zit een heel gat tussen qua tijd.” Aldus Mark.
Hoe raken medewerkers meer vertrouwd met de oplossing? "Door te vinden wat ze zoeken. Als dat vaker gebeurt komt er meer vertrouwen in de software en raken de verkopers gewend ermee te werken en wordt het gewoon. Daarnaast wordt verzamelen en archiveren meer van deze tijd."
Hoeveel bespaart Smeets met deze oplossing en hoe zet je die tijd nu in?
"Een goed voorbeeld wat nu speelt, zegt Mark, is de audit. We hebben binnenkort een audit bij het onderdeel personenwagens. Dat gaat veel gemakkelijker via het systeem en het scheelt veel tijd. Helaas moet ik nu nog deels handmatig dingen voorbereiden voor de audit maar dat heeft ermee te maken dat we nog niet een volledig jaar met de software werken dus nog niet alle informatie zit in het systeem. De volgende keer gaat dat al veel sneller. De mensen die de audit komen doen kunnen (straks) gemakkelijk via de software alle verkoopdocumenten inzien (ook op afstand/ digitaal)." Aldus Mark.
"Het kostte Mark voorheen al sowieso 3 dagen om alle dossiers en documenten te verzamelen, op orde te hebben en te checken of alles compleet is. En dat is alleen nog maar voor een audit… die we tegenwoordig al 2 keer per jaar hebben."
De voordelen van de oplossing ‘digitaliseren verkoopdossiers’ op een rij:
- Met de audits (2 keer per jaar) scheelt het Mark veel tijd in de voorbereiding.
- Maandelijks scheelt het veel tijd met archiveren. Voorheen zaten alle dossiers in hangmappen en later in het CRM… in beide gevallen zaten overal veel manuele stappen tussen die we met deze oplossing geëlimineerd hebben (zoals printen, scannen, handmatig checken etc).
- Voor een verkoper werkt het makkelijker en sneller als hij/ zij de software goed gebruikt. Het scheelt 4 uur per dossier. We verwerken er per jaar gemiddeld 2000 dus reken maar uit. Eerder had een verkoper de volgende stappen te doorlopen:
Verkoper print order, tekenen klant, inscannen order, rijbewijs toevoegen via mail. Dat document weer printen en toevoegen aan het dossier, dan (inscannen) en doorsturen. Dan pas kon het document in het CRM. - Doordat een verkoper alles altijd en overal zelf kan opzoeken in het systeem, besparen zij ook tijd in hun dagelijks werk. De tijd die ze nu bezig zijn met vragen stellen over een dossier, waar ze iets kunnen vinden, een nummer etc kunnen ze besteden aan ander werk zoals verkoop, offertes en een goede klantrelatie.
- "Debiteuren beheer (afdeling) kan ook in de software kijken dus die hoeven ook geen vragen meer te stellen aan Mark. Ook dat scheelt Mark tijd" aldus Pieter.
Hoeveel verkoopdossiers worden er nu automatisch verwerkt?
Van het onderdeel Cars (personenwagens) verwerken we nu ongeveer 95% van onze verkoopdossiers automatisch met de oplossing van Simac Document Solutions. Volgens Mark gaat die laatste 5% nog wel een uitdaging worden maar dat zal ook tijd nodig hebben. Voor de Vans (bestelwagens) zitten we nu op ¼ qua automatisering maar daar zijn we nog bezig om de collega’s binnen dat onderdeel met de nieuwe software te laten werken dus dat is logisch dat we daar nog niet ver zijn.
In Q1 2024 willen we ook de collega’s binnen het onderdeel Trucks over hebben op de nieuwe manier van werken dus komende tijd zijn we nog wel even bezig om iedereen gewend te laten raken aan de nieuwe software en manier van werken. "Dit is vooral voor Mark een hoop extra werk!" Aldus Pieter.
De oplossing; een standaardoplossing werd maatwerk!
Pieter: "Wij hebben intelligentie aan de bestaande (standaard) oplossing toegevoegd waardoor we meer data hebben en dossiers kunnen matchen met elkaar. We hebben het offerte referentienummer en klantnummer toegevoegd waardoor we op dossiers kunnen matchen! Het resultaat daarvan is minder uitval. Wij willen geen uitval. Wij zijn in de oriënterende fase op referentiebezoek geweest bij Nefkens en hebben daar een mooie oplossing gezien. We zijn meteen voor de oplossing gevallen en hebben niet verder gekeken. Later bleek dat wij eigenlijk meer wensen en eisen hadden waardoor de standaardoplossing niet voldoende was voor ons."
Mark: "We hebben iets gezien, we dachten mooi (!) maar dan kan je nog niet meteen de vertaalslag maken: ‘hoe gaat het bij ons werken?’ En daar hebben we ons vergist."
"Had Simac daar een grotere rol in moeten nemen en Smeets Autogroep meer bij de hand had moeten nemen? Samen de bedrijfsprocessen nog kritischer onder de loep nemen zodat de wensen en eisen van een oplossing duidelijker worden?" Pieter en Mark blijven bescheiden in hun antwoord maar dit is een goed leerpunt voor Simac Document Solutions.
“De zoekfunctie is ook iets belangrijks die we hebben toegevoegd. Smeets heeft bijvoorbeeld unieke autonummers. In de standaardoplossing is het bijvoorbeeld ook lastiger als je nieuwe te bestellen auto’s verkoopt. Die auto bestaat namelijk nog niet in het systeem. Klant specifiek vinden wij de kracht” aldus Mark. “De Simac Docbase oplossing is standaard, wij hebben er (samen met Simac, Docbase, Scrive en Autoline) maatwerk van gemaakt en met succes! We zijn erg tevreden nu.”
"Hebben jullie je eigen bedrijfsprocessen aan moeten passen?" Deels, zegt Pieter maar we hebben vooral gekozen om de software aan te passen aan onze bedrijfsprocessen. We hebben in ieder geval wel al onze processen onder de loep genomen en dingen verbeterd waar kon.
Hoe heeft Smeets intern gezorgd voor een goede implementatie?
Mark: “In oktober (2022) zijn we gestart en hebben we, heel bewust stap voor stap en per onderdeel, iedereen laten wennen aan de nieuwe software. Mensen moeten altijd wennen aan een nieuwe manier van werken. De verkopers van het onderdeel Cars verwerken de verkoopdossiers nu bijna helemaal digitaal. Nu zijn we langzaamaan bezig om de bestelwagen verkopers ook te laten werken met de nieuwe oplossing. Die hebben weer andere documenten dus het is (helaas) geen copy-paste. Als dat goed gaat is het onderdeel Trucks als laatste en dan willen we een volgende stap zetten in de verdere automatisering van de verkoopdossiers!”
Mark: “We hebben bewust voor een individuele aanpak gekozen (per onderdeel starten met de nieuwe oplossing, maar ook verkopers individueel begeleiden) omdat men altijd moet wennen. De kick-off hebben we gezamenlijk gedaan, in Ittervoort. Niet te lang, anders hebben mensen geen aandacht meer en iedereen is druk. Daarbij als je teveel informatie in een keer deelt vergeten mensen het ook weer. Daarom hebben we ervoor gekozen om de verkopers, na de kick-off, verder individueel te begeleiden. Door te werken met de nieuwe software stelt men gerichtere vragen en beklijft het beter als we uitleggen hoe en wat. Maar dat een gewenningsperiode nodig is, dat hebben we aan den lijve ondervonden.”
Hoe kijken jullie terug op het project en de samenwerking met Simac?
We werken al lang samen met Simac wat betreft de intelligente scanoplossing voor onze inkoopfacturen, het digitaliseren van verkoopdossiers is er later bijgekomen. Dit is een lastig project gebleken voor ons, omdat er veel raakvlakken zijn met meerdere collega’s, afdelingen en partners. De rol van een goede projectmanager was essentieel om dit in goede banen te leiden. Ook de klanttevredenheid is heel erg belangrijk tijdens zo’n project.
Pieter: "We zijn tevreden over de samenwerking, de flexibiliteit en het meedenken met de klant door Simac. We hebben ook wel een kritische noot gehad met elkaar maar dat hoort erbij. Belangrijker is de goede afloop en een eindproduct conform verwachting."
"De oplossing is niet meer weg te denken, we zouden niet meer zonder kunnen nu!"
Wat zou je in de toekomst nog samen met Simac willen bereiken?
Pieter: "Zoals ik al zei willen we nog een stap verder gaan! We willen naar volledige automatisering van de verkoopdossiers door een signaleringssysteem toe te voegen aan het proces. Als een dossier niet compleet is krijgt men een signaaltje en dan weet de betreffende verkoper dat hij/ zij nog in actie moet komen. Dit staat op de planning voor 2024, als iedereen helemaal gewend is aan de nieuwe manier van werken. Als dat proces (automatisch signaleringssysteem) eenmaal werkt, dat zou top zijn want dan gaat het proces volledig geautomatiseerd. Ook hoeft Mark dan niet meer handmatig te checken of dossiers wel compleet zijn en dat scheelt hem heel veel tijd."
"Ook scheelt het de verkopers dan nog meer tijd per dossier dan die 4 uur wat het nu al scheelt."
