Hoe kunnen we mensen door een proces/workflow heen loodsen zonder dat zij het proces kennen?

Traditioneel gezien moet er veel in rapportages gezocht worden, data verzamelt worden om uiteindelijk een volledig overzicht van een student te krijgen. PrestoFlow zorgt ervoor dat de data die in een processtap nodig is aan de gebruiker getoond wordt, zodat hij op basis van de gegevens kan beslissen. Dit alles zonder dat de gebruiker naar andere systemen hoeft te navigeren.

PrestoFlow wordt zowel bij onze Nederlandse als Engelse klanten veelvuldig gebruikt. In Nederland zien we met name dat deze gebruikt worden voor opvolging van leerlingen die dreigen uit te vallen. In het MBO doen we dat met signaleringen op bijvoorbeeld 8 klokuren. De studieloopbaanbgeleider krijgt dan eerder inzicht in studenten die mogelijk in de toekomst gemeld dienen te worden bij Leerplicht. Uiteraard zitten ook alle wettelijke regels in PrestoFlow, zodat bijvoorbeeld 16 klokuren of RMC vanuit PrestoFlow gemeld kan worden bij DUO.

In Engeland zien we PrestoFlow met name op het Student Engagement vlak, naast presentie data zijn daar ook zachtere gegevens voor. Dit noemen wij ook wel het gebruik van een virtuele leer- omgeving of het inleveren van hun coursework. Op basis van deze gegevens informeren wij studenten en medewerkers over dreigende uitval. Naast aanwezigheid zien we ook steeds meer gebruik van PrestoFlow voor het bijhouden van Personal Tutor meetings, waarin wordt vastgelegd welke afspraken gemaakt zijn met studenten, evenals de eerste “Welcome meeting” waarin een student kan kennis maken met zijn nieuwe begeleider.

PrestoFlow zetten we ook breder in los van Attendance en Engagement monitoring. Zo hebben we het proces van administratief aanmelden mogen bouwen samen met een ROC. Zij gebruiken de tool om bijvoorbeeld open dagen, welkomstdagen en AMN-testen in te plannen.

Door het gebruik van PrestoFlow zijn er minder rapportages nodig. In plaats van zoeken naar welke student aandacht nodig heeft krijg je als Studieloopbaanbegeleider meldingen van studenten die mogelijkerwijs aandacht nodig hebben. De triggers hiervoor zijn per instelling en zelfs per afdeling te configureren.

PrestoFlow kan geautomatiseerd ongeoorloofd verzuim uren meesturen in de koppeling naar DUO, zodat deze ook voor de gemeente inzichtelijk zijn.

Door de vroegtijdige signalering kan PrestoFlow bijdragen aan minder uitval. Vroegtijdig signaleren betekend dat je in gesprek kunt gaan met de student en hem zo helpen aan de juiste interne of externe begeleiding.

PrestoFlow wordt continu doorontwikkeld, zowel onder de motorkap als zichtbaar voor de eindgebruikers. PrestoFlow heeft het afgelopen jaar 12 releases gehad, waarin altijd nieuwe features beschikbaar komen. Recent is het kunnen tonen van een progressbar om inzicht te geven in de capaciteit van een groep toegevoegd. Het mailen naar de 2e ouders/verzorgers, het kunnen versturen van mails op basis van leeftijd en achtergrond taken die in de even en oneven weken kunnen lopen. Nieuwe businessrules om te kunnen triggeren op bepaalde eigenschappen van studenten. Het kunnen gebruiken en taggen van melding en hierop kunnen sorteren.

Ook de kant die niet veel gebruikers zien, de kant waarin Functioneel beheerders de workflow middels een WYSIWYG editor kunnen beheren heeft de afgelopen tijd aandacht gekregen. Zo is bijvoorbeeld meer uitleg beschikbaar bij het instellen van de diverse velden en widgets, zodat de beheerders nog makkelijker gebruik kunnen maken van alle beschikbare features.