Simac Document Solutions heeft voor ISS Facility Services (hierna te noemen ISS) een leveranciersportaal ingericht. Dit is een aanvullende functionaliteit voor klanten van Simac Document Solutions die hun inkomende factuurstroom via e-Connect (het e-invoicing platform van Simac Document Solutions) laten verlopen. Op dit portaal kunnen leveranciers van ISS hun facturen op ieder moment zelf opzoeken met daarbij de betaalstatus van die facturen. Hierdoor daalt het aantal vragen van leveranciers die de servicedesk van ISS krijgt sterk en kunnen de resterende vragen sneller worden beantwoord.
Uitgangspositie
Alle facturen die ISS van haar leveranciers ontvangt, lopen reeds via e-Connect, de e-invoicing-dienst van Simac Document Solutions. Papieren facturen worden gescand en samen met de per mail ontvangen facturen worden ze herkend en omgezet naar factuurdata (XML-bestanden). Daarnaast ontvangt ISS van grotere leveranciers ook elektronische facturen (e-invoicing). Alle factuurstromen worden, ongeacht de wijze waarop ze binnenkomen, via één stroom doorgezet naar het financiële systeem van ISS.
Eenvoudige onboardingscampagne
Om het mogelijk te maken dat leveranciers kunnen inloggen en daar hun verstuurde facturen kunnen inzien, hebben ze eerst inloggegevens ontvangen. Met deze inloggegevens konden zij voor de eerste keer inloggen op het portaal van Simac Document Solutions. Op dat portaal konden ze aangegeven hoe ze in het vervolg hun facturen naar ISS willen versturen en daarbij ook hun (inlog-)gegevens invullen. Hierdoor is het voortaan mogelijk dat alle facturen gekoppeld worden aan een leverancier en dus in te zien zijn door deze leverancier.
Hoe het werkt leveranciersportaal
Wanneer een leverancier nu inlogt, komt hij op een scherm waarop alle facturen te zien zijn die door hem zijn verstuurd. Daarbij is per factuur te zien wat de actuele status van verwerking is. Is de factuur ontvangen? Wordt deze factuur verwerkt? Is de factuur al betaald? De betalingsstatus van elke factuur komt uit het financiële systeem van ISS (maar kan bijvoorbeeld ook uit een Purchase-to-Pay-workflow gehaald worden). Doordat leveranciers zelf de status van facturen kunnen inzien, bellen zij niet meer naar de servicedesk met de gebruikelijke vragen als “Is mijn factuur wel ontvangen?” en “Wanneer wordt de factuur betaald?”. Wanneer een leverancier toch belt, dan kijken de servicedesk medewerker en de leverancier naar hetzelfde scherm en naar dezelfde factuur in het portaal. Hierdoor kunnen er geen misverstanden ontstaan wanneer er bijvoorbeeld meerdere versies van een document in omloop zijn.
Voordelen van het leveranciersportaal
Leveranciers krijgen zelf inzicht krijgen in de status van hun (openstaande) facturen. Dit draagt enerzijds bij aan een goede relatie tussen klant en leverancier en verlaagt anderzijds de werkdruk op de helpdesk. Ook andere klanten hebben al interesse getoond in het leveranciersportaal. De voordelen spreken voor zich!
