Naast alle kwaliteitsverbeteringen die e-invoicing met zich meebrengt, is het ook gewoon een goedkopere en meer efficiente manier om uw facturen te ontvangen en versturen. Van uw leveranciers ontvangt u facturen op papier, als PDF en elektronisch (e-invoicing). Wat kunt u besparen door elektronisch te fatureren. We rekenen het u voor.
Berekening kosten e-Invoicing
Grof geschat kost het tussen de €1 en €5 om een papieren en PDF factuur correct in uw financiele systeem te krijgen. Bij e-invoicing betaald u vaak een abonnementsprijs voor de oplossing en/of een prijs per factuur. Daarnaast is er de eenmalige (relatief geringe) investering) voor de implementatie.
Rekenvoorbeeld:
- De prijs voor een elektronische factuur €0,50
- De prijs voor een papieren of PDF factuur is in uw organisatie €1,50
- U bespaart dus €1,- bij elke factuur die straks elektronisch binnenkomt
- Implementatiekosten €4.800,-
- Als u 400 facturen per maand elekronisch ontvangt, is de oplossing in een jaar terugverdiend.
Elke extra factuur per jaar en ieder extra jaar dat u de oplossing gebruikt, betekent dat u direct bespaart!
Hoe implementeer je e-invoicing?
In alle gevallen gaat het om factuurinformatie die uit uw financiele systeem komt, of daar juist in moet. Bijna alle moderne ERP- en Puchase-to-Pay systemen hebben deze import en exportfunctionaliteit.
De implementatie van e-invoicing gaat primair over twee vragen:
1) Het communicatieprotocol. Hoe vindt de bestandsuitwisseling plaats van en naar uw systemen?
2) De symantische mapping. Wij maken de vertaling van uw formaat naar die van uw klanten en / of leveranciers
Het voor de implementatie samengestelde projectteam heeft de volgende rollen vanuit de klant:
- IT: Een persoon in uw organisatie waarmee onze consultant kan schakelen over de bestandsoverdracht en andere technische zaken
- Finance: Een persoon in uw organisatie die de financiele processen kent en weet wat er nodig is. Bijvoorbeeld welke factuurvelden nodig zijn. Sommige bedrijven werken bijvoorbeeld met een inkoopordernummer, andere bedrijven niet.
- Projectmanagement: Een persoon in uw organatie die de acties en voortgang in uw organisatie volgt en bewaakt. Het project bestaat uit verschillende stappen.In overleg wordt bijvoorbeeld bepaald wanneer de testfacturen over de testomgeving gaan.
Lees meer over de verdere voordelen of andere details rondom e-invoicing.
Wat levert e-Invoicing u op?
Wanneer u het totale proces van bestellen tot betalen onder de loep neemt, is nog veel meer te besparen en te optimaliseren! De vraag is dus niet zozeer “Wat kost e-invoicing u”, maar “Wat levert e-invoicing u op?”.
