Ouderenzorgorganisatie tanteLouise is gevestigd in het westen van Noord-Brabant. Annick Dingemans, Communicatiemedewerker, vertelt over hoe zij meer dan 1.800 medewerkers bereiken via hun Digitale Werkplek (Synigo Pulse platform). Dit stelt onder andere verzorgenden en verpleegkundigen dagelijks in staat om zo’n 1.300 bewoners in de verpleegtehuizen en 1.500 cliënten in de wijken blij te maken. De overgang van Citrix naar de cloud, met de bijbehorende IT-infrastructuur werd verzorgd in samenwerking met IT-partner Simac.
Een verslonsd intranet
Annick vertelt over de vorige situatie binnen tanteLouise: ‘‘In 2014 ontstond de wens voor een intranet. Best wel laat eigenlijk. Er is toen met allerlei partijen gesproken, maar dat duurde lang. Onze Manager Administratie wist te vertellen dat we van AFAS, wat wij al gebruikten, ook een intranet konden maken (InSite). Dat leek toen een makkelijke en snelle oplossing, waarbij we al een koppeling hadden met Profit, verjaardagen konden tonen, wie is wie en interne vacatures. Helaas is dat intranet niet goed bijgehouden. Er waren weinig mogelijkheden tot personalisatie, er was geen like-functie en het belangrijkste: het Content Management Systeem (CMS) was niet gebruiksvriendelijk. Als we nieuwe collega’s het moesten uitleggen, dan bleek wel weer hoe omslachtig het systeem was.’’
Uitdaging: medewerkers bereiken
De belangrijkste uitdaging? ‘‘Onze medewerkers bereiken. Een intranet of digitale werkplek in de zorg is anders dan voor bedrijven met veel kantoorpersoneel. Mensen zitten niet per se ’s ochtends direct achter hun computer. Ze werken meestal in een verpleeghuis en zijn daar natuurlijk vooral met cliënten bezig. Maar daar hebben ze wel de juiste handvatten voor nodig. We waren lang op zoek naar de beste vorm om medewerkers te bereiken: via het intranet, mail of fysieke uitingen. In coronatijd is er voor ons veel veranderd. Onze hele manier van werken eigenlijk."
"We gingen van Citrix naar de cloud. We gingen van vaste computers naar laptops. En de manier waarop we met documenten en informatie omgingen, veranderde ook. Juist in coronatijd is het belangrijk om goed met je medewerkers te kunnen communiceren. Een gebruiksvriendelijke digitale werkplek helpt daar goed bij.’’
Een gebruiksvriendelijk CMS
Annick licht toe waar het nieuwe platform aan moest voldoen: ‘‘De gebruiksvriendelijkheid van het CMS voor beheerders was heel belangrijk. En functionaliteiten zoals het in kunnen plannen van berichten, het mooi weergeven van evenementen, en de mogelijkheid tot personalisatie. Een moderne digitale werkplek was één van de onderdelen die Simac ons adviseerde binnen onze overgang naar de cloud. Zij hebben ons een workshop gegeven, en toegelicht wat je met het platform kunt en hoe het werkt. Toen ik startte met de inrichting, ontdekte ik dat het CMS nog veel meer kon dan op onze wensenlijst stond. Bijvoorbeeld een aanmeldfunctionaliteit voor evenementen en de goede interactiemogelijkheid op berichten hebben me positief verrast.’’
Simac | Your Space
De digitale werkplek voor jouw organisatie. Overal ter wereld en altijd toegang tot applicaties en data, ongeacht het type device of de rol van gebruikers. Veilig samenwerken makkelijk gemaakt!
Content beheer
Content houdt de digitale werkplek levend. ‘‘Samen met mijn Communicatie-collega’s plaatsen we bijna alle nieuwsberichten op de site. De ene keer krijgen we een kant-en-klaar stukje tekst aangeleverd en soms maken wij het hele bericht zelf. Er speelt genoeg om dit onderdeel levend te houden. Onze Vitaliteitsadviseur is bijvoorbeeld erg actief en plaatst nu zelf haar informatie en zet evenementen klaar. Ook met de Ondernemingsraad zijn wij aan het testen, zodat zij hun eigen content kunnen beheren.’’
De nieuwe werkplek, het startpunt van werk
‘‘Er was toevallig een zorgmedewerker bij ons op kantoor vandaag. Dan kijk ik altijd even mee hoe de digitale werkplek gebruikt wordt. Zij vindt het erg overzichtelijk en gebruikt het regelmatig. Dit komt doordat de apps die ze nodig heeft voor haar werk alleen toegankelijk zijn via het platform. Ik vind dat een fijne gedachte: dat het écht het startpunt is voor mensen hun werk. Ik heb eigenlijk nog nooit iets negatiefs gehoord. We verwijzen vanuit andere berichtgeving altijd naar het intranet, zodat mensen er regelmatig naartoe gaan. Lang niet iedereen in de zorg is digitaal vaardig. Dus lichten we veel toe. En soms doen we een testje. Bijvoorbeeld een winactie: ‘Laat je reactie achter in de comments’. Als ik dan zie dat veel collega’s dat doen, dan weet ik dat ze hun weg goed vinden. Ook onder de nieuwsberichten zie ik steeds meer likes en reacties. Vooral berichten over feesten of écht persoonlijke verhalen doen het goed.’’
Doorontwikkelingen op de wishlist
Er blijft altijd ruimte voor verbetering: ‘‘We zijn gefaseerd overgegaan, per locatie. Sommige collega’s gebruiken de digitale werkplek pas een jaar. Ik wil eigenlijk nog meer tips en tricks delen, zodat collega’s bijvoorbeeld begrijpen dat ze de homepage zelf naar wens kunnen indelen. En ook personalisatie aan de achterkant wil ik nog beter inrichten. Zodat we berichten kunnen tonen aan verschillende locaties of functiegroepen. Tot slot willen we graag nog de interne vacatures laten tonen door een koppeling. En de Onboarding-module inrichten voor nieuwe medewerkers.’ Een prachtige digitale werkplek, die stap-voor-stap nog completer wordt!”
