PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is in 2008 opgericht en wordt gebruikt voor het veilig en grensoverschrijdend ontvangen en/of verzenden van facturen en inkooporders tussen bedrijven onderling en Europese Overheden. We vroegen Peter Bouwmans (Directeur Simac Document Solutions) er meer over.
Hoe werkt PEPPOL?
Er zijn 3 vereisten om via het PEPPOL-netwerk facturen uit te wisselen:
1. PEPPOL Acces Point
Op PEPPOL werken softwarepartijen en providers van e-facturatie nauw samen om directe uitwisseling van elektronische berichten te realiseren. Om je organisatie te koppelen aan dit PEPPOL netwerk is een toegangspoort (een PEPPOL Acces Point) voor dit netwerk nodig. Vergelijk dit voor de duidelijkheid met een netwerk voor mobiele telefonie met verschillende providers. Via één van deze providers is het mogelijk om in korte tijd e-facturen via het PEPPOL netwerk uit te wisselen. Simac Document Solutions heeft een partnership met eConnect, één van deze providers.
2. PEPPOL ID
Om facturen te kunnen ontvangen en versturen is een PEPPOL ID nodig. Dit ID wordt bepaald door het eenmalig registreren van je onderneming op PEPPOL. In Nederland is het KvK-nummer het meest gebruikt, en verplicht als registratie. Je kunt daarnaast onder andere ook je BTW-nummer en je IBAN nummer registreren als PEPPOL ID.
3. XML-formaten
Tot slot worden facturen via het PEPPOL netwerk in vastgestelde XML-formaten uitgewisseld. In Nederland is de XML variant ‘UBL’ inmiddels het meest gangbare formaat. UBL betekent voluit “Universal Business Language”. De meeste ERP-systemen en boekhoudpakketten kunnen inmiddels al UBL facturen verzenden en ontvangen.
Wat zijn de voordelen van PEPPOL?
- Kortere betalingstermijnen
facturen komen direct in het financieel/ERP-systeem terecht waardoor facturen bewezen eerder worden betaald.
- Veiliger betalen
Spookfacturen zijn verleden tijd, iedere partij die werkt met PEPPOL wordt bij aanmelding geïdentificeerd aan de hand van KVK, BTW en IBAN nummer.
- Minder fouten, minder tijd
Door te werken met UBL-standaard worden facturen foutloos ingelezen in uw software. Dit scheelt veel tijd bij het verwerken en controleren.
- Uitbreiding netwerk
Met iedere partij (ontvanger en verzender) die zich aansluit op PEPPOL, vergroot u uw netwerk waarmee u automatisch facturen uit kunt wisselen.
- Stijging klanttevredenheid
Al de genoemde voordelen dragen bij aan een hogere “klanttevredenheid”; of het nu uw klanten, of uw leveranciers zijn.
Wie maken er gebruik van PEPPOL?
PEPPOL in Nederland
Sinds dit jaar is het in Nederland verplicht om facturen aan de Rijksoverheid via Simplerinvoicing/PEPPOL te versturen. Alle bedrijven die aan de Rijksoverheid factureren, maken dus al gebruik van PEPPOL. Vanaf 18 april 2019 geldt deze verplichting niet alleen voor de Rijksoverheid maar voor alle aanbestedingsplichtige partijen. Dit zijn alle gemeenten, waterschappen en provincies, maar ook bijvoorbeeld universiteiten en ziekenhuizen. Door deze verplichting wordt verwacht dat steeds meer bedrijven overstappen op geheel elektronisch factureren met PEPPOL.
PEPPOL in Europa
De verplichtstelling van overheden geldt voor alle Europese lidstaten van de EU. Dus binnen andere Europese landen groeit dit netwerk ook snel. Zowel door de verplichte aansluiting van overheidsinstellingen als het bedrijfsleven.
Hoe maakt u gebruik van PEPPOL?
"Door ons partnership met eConnact, kan Simac u in korte tijd aansluiten op het PEPPOL netwerk. Al onze klanten verkrijgen daardoor automatisch toegang tot alle functionaliteiten die Simplerinvoicing biedt. Simac regelt voor u een PEPPOL ID en bij het opmaken en verder uitwisselen van UBL-facturen ondersteunen we indien nodig. Meer informatie of advies op maat? Wij zijn er voor u!"
