In veel organisaties kost het verwerken van documenten nog altijd onnodig veel tijd. Denk aan handmatig facturen inboeken, pakbonnen verwerken, contracten archiveren of klantdossiers samenstellen. Documentautomatisering is een slimme oplossing voor het sneller, foutlozer en efficiënter maken van handmatige processen. We vroegen aan Dico Harteman: "Waarom zou je kiezen voor documentautomatisering? En welke rol speelt Simac hierin?"
De uitdaging:
tijdrovende en foutgevoelige processenHandmatige documentverwerking is vaak tijdsintensief en foutgevoelig. Medewerkers besteden uren aan repetitieve taken zoals het classificeren van documenten, checken van het juiste factuurnummer, data overtypen, controleren en opslaan. Dit leidt niet alleen tot vertraging, maar vergroot ook de kans op fouten en compliance-risico’s. Bovendien neemt de hoeveelheid documenten en data in veel organisaties alleen maar toe door digitalisering en strengere regelgeving.
De voordelen van documentautomatisering
Met documentautomatisering worden documenten automatisch herkend, verwerkt en opgeslagen in de juiste systemen. Dat levert organisaties het volgende op:
- Efficiëntie: medewerkers besteden minder tijd aan handmatige taken.
- Betrouwbaarheid: minder kans op menselijke fouten.
- Compliance: documenten zijn altijd traceerbaar en veilig opgeslagen.
- Kostenbesparing: lagere operationele kosten door procesoptimalisatie.
- Schaalbaarheid: eenvoudig opschalen bij groeiende documentstromen.
Praktijkvoorbeeld:
automatische factuurverwerkingSPIE Nederland neemt bedrijven over en wilde overstappen naar de cloud waardoor ze hun factuurverwerkingsproces anders moesten organiseren. Ze verwerken 500.000 facturen per jaar en zochten factuurverwerkingssoftware (in de cloud) dat koppelt met allerlei verschillende ERP-systemen (voor toekomstige overnames). SPIE zette in een keer een grote stap voor het automatiseren van de factuurherkenning. Door de inzet van documentautomatisering via Simac Document Solutions werden facturen automatisch ingelezen, herkent en verstuurd naar het financiële (ERP-)systeem. Resultaat: 70% tijdsbesparing en een aanzienlijke daling in fouten.
Wil je weten hoe wij jou ontzorgen qua automatisering?
ContactDe aanpak van Simac Document Solutions
Wij geloven niet in standaardoplossingen. Samen met onze klanten analyseren we de bedrijfsprocessen en bestaande documentstromen. Zo identificeren we verbeterpunten en komen we tot een functioneel ontwerp die we gezamenlijk bespreken in een workshop. Vervolgens implementeren we een oplossing die perfect aansluit bij en koppelt met de bestaande processen en (ERP-)systemen.
Dit kan een digitaliseringsoplossing zijn voor een klein deel van het proces (zoals de herkenning van 500.000 inkomende facturen bij SPIE) of bedrijven zetten meteen een grote stap zoals Neele-Vat waar Simac Document Solutions het hele POD proces heeft geautomatiseerd (met meer dan een miljoen POD's).
Dankzij onze ervaring in uiteenlopende sectoren zoals automotive, maakindustrie, retail, onderwijs en transport & logistiek weten we precies welke valkuilen te vermijden en hoe we maximale waarde kunnen realiseren.
De impact van documentautomatisering
De overstap naar documentautomatisering levert meer op dan alleen tijdwinst. Organisaties zien een hogere medewerkerstevredenheid doordat handmatig/ repetitief werk verdwijnt. Daarnaast worden (klant)vragen sneller beantwoord omdat informatie direct beschikbaar is. En door betere compliance wordt ook de bedrijfscontinuïteit versterkt.
Bekijk ook NEN-ISO normeringen.
Conclusie
Documentautomatisering is dé stap naar een efficiëntere, foutloze en toekomstbestendige organisatie. Met Simac Document Solutions als partner ben je verzekerd van een oplossing die past bij jouw processen en ambities.
➡️ Ontdek hoe documentautomatisering jouw organisatie vooruithelpt. Bezoek onze contactpagina.
Dé IT partner die verder gaat dan techniek
Plan een adviesgesprek
