Jasper Trienekens (manager crediteuren) en Giel Peeters (manager ICT) van SPIE Nederland evalueren met Roland Duursma (senior consultant), Dico Harteman (salesmanager) en Michelle Tijsterman (marketing) van Simac Document Solutions over het afgeronde project voor geautomatiseerde factuurverwerking (cloud). Aangekomen in Son en Breugel kwam het enthousiasme van Jasper en Giel ons tegemoet. Het was een leuk en goed gesprek.
De feiten op een rij:
- Groep omgeving voor SPIE met 2 verschillende klantomgevingen (SPIE Nederland en SPIE Building Solutions) met diverse entiteiten (administraties).
- Circa 500.000 facturen per jaar.
- Integraties met 2 verschillende ERP-systemen, namelijk SAP en IFS.
- Herkenning van facturen vindt plaats op headerniveau.
- Digitaal archief voor het eenvoudig terugzoeken van facturen inclusief audittrail.
- Meer dan 20 actieve gebruikers.
- SPIE heeft meer dan 5000 leveranciers.
Wat is het voordeel van cloud software t.o.v. on-premise?
SPIE Nederland en SPIE Building Solutions zijn overgestapt van on-premise OCR software ReadSoft Invoices naar OCR cloudsoftware Tungsten AP Essentials.
Jasper: "Wij hebben best veel dezelfde soort bedrijfsnamen of namen die op elkaar lijken waardoor het onderscheid en de herkenning van facturen niet altijd automatisch gaat. Leveranciers adresseren niet altijd de juiste naam op een factuur. Als dan het ordernummer of projectnummer op de factuur ook niet goed vermeld stond, dan had ReadSoft Invoices voorheen deze factuur niet automatisch herkent en moesten we echt gaan zoeken wat de oorzaak hiervan was.
Dat leverde nog weleens problemen op. Het nummer moest precies voldoen aan de vooraf vastgestelde criteria in de desbetreffende factuurtemplate. Nu met Tungsten AP Essentials maakt het niet uit. Al staan beide nummers helemaal aan elkaar geschreven, niet volledig erop of op een andere plek, de software pakt de laatste 4 cijfers, herkent het nummer altijd en koppelt de factuur aan het juiste bedrijf."
Zijn er nog meer voordelen van de SAAS-oplossing voor SPIE?
- Het is een echte SAAS-oplossing waardoor je overal (op kantoor of thuis) facturen kan verwerken.
- Er komen elke maand nieuwe functionaliteiten bij, die updates worden automatisch doorgevoerd.
- Het aantal ERP-systemen, administraties en gebruikers zijn ongelimiteerd (zonder extra kosten).
Jasper: "De snelheid en stabiliteit van het systeem is goed. We hebben nog geen down time ervaren met Tungsten AP Essentials, het is enkel een keer niet bereikbaar geweest toen we problemen hadden met onze eigen Azure servers. Bij Readsoft zagen we minimaal één keer per maand dat het niet werkte of dat het erg traag was, dat is nu gelukkig verleden tijd met Tungsten."
Jasper: "Met Tungsten AP Essentials is het gebruikersgemak (zowel voor mij als voor de gebruikers) sterk verbeterd. Het duurt tegenwoordig langer om een (nieuwe) medewerker te leren over de routes en processen in onze eigen organisatie, dan dat ze de software moeten leren kennen. Het scheelt dat ze al gewend waren om met software, facturen te herkennen en verifiëren maar dit spreekt zo voor zich dat we vaak maar 5 minuten bezig zijn om een collega te trainen."
Dico: "Waarom hebben jullie nu (wel) de stap naar cloud software gezet?" "Voorheen was bij SPIE maatwerk eerder de regel dan uitzondering. Gelukkig is door o.a. overname van de verschillende bedrijven de manier van werken verandert en was de stap naar (standaard) software in de cloud zo gezet" aldus Giel.
"Het is handig dat we nu allemaal in dezelfde tool en cloud omgeving werken want stel het team in Breda heeft het heel druk met werkzaamheden die voorrang hebben, er is een enorme piek aan facturen of er zijn een aantal collega’s ziek dan kan ik aan het team in Son vragen of zij wat extra facturen willen oppakken en verifiëren. Dit is echt een voordeel ten opzichte van een on-premise oplossing waarbij je maar een paar gebruikers tegelijkertijd in de software kan laten werken."
Hoe verschuiven de werkzaamheden bij SPIE door deze optimalisatie?
- Er is meer tijd voor het verwerken van facturen in onze ERP-pakketten SAP en IFS.
- Er is meer tijd om de interne klant en leverancier vaker te woord te staan.
- Er is een constantere flow richting de ERP-systemen doordat 7 op de 10 facturen automatisch herkent worden. Dit resulteert in een kortere doorlooptijd en een beter overzicht op de financiële balans.
Hoe gaat de factuurherkenning met de nieuwe cloud software van Simac?
Jasper: “Sinds 5 maanden is SPIE Nederland live met de nieuwe software en we zitten nu al op bijna 70% automatische herkenning. En sinds 1,5 maand is SPIE Building Solutions live en daar zitten we nu al op ruim 60% automatische herkenning.” Automatische herkenning van facturen betekent dat de facturen zonder handmatige handelingen volledig worden herkend en direct worden doorgestuurd naar een van de twee ERP-systemen, namelijk IFS of SAP. “Dat hadden we niet zo snel al verwacht maar daar zijn we heel erg blij mee! Mooie resultaten en dat binnen zo’n korte tijdsperiode.”
Wat daarbij een zeer belangrijke rol heeft gespeeld is dat SPIE tijdens de testfase de leveranciers met het grootste aantal facturen heeft verzameld en door de software heeft laten gaan. De software genereert op basis van (tekst-) herkenning en validatie een template die door AI en Machine Learning wordt onderhouden. Dat kostte SPIE in de testfase veel tijd en extra handelingen.
Tungsten AP Essentials is zelflerende software en de herkenning (van templates) wordt steeds beter naarmate er meer van dezelfde leveranciers-facturen doorheen gaan.
Dico: Hoe lang doen jullie nu over het verwerken van facturen met de nieuwe cloudsoftware? "Onze policy vanuit SPIE is dat de facturen die vandaag binnenkomen, morgen (de volgende werkdag) weggewerkt moeten zijn en dat lukt ons tot nu toe nog steeds sinds we live zijn met Tungsten AP Essentials" aldus Jasper.
Worden er al facturen automatisch doorgestuurd naar de doelsystemen zonder dat er nog handmatige handeling nodig zijn? "Jazeker!" Aldus Jasper. "Dit bespaart ons enorm veel tijd en kunnen beide teams heel veel andere werkzaamheden in dezelfde tijd doen."
"De tijd die we er vooraf ingestopt hebben, betaalt ons nu in de productiefase dubbel en dwars terug. Vanaf het moment dat we live waren hadden we gelijk al een goede herkenning van het grootste deel van onze facturen."
Tungsten AP Essentials
1. Hoeveel facturen verwerkt u op jaarbasis?
2. Wilt u facturen alleen op headerniveau of ook op line items (factuurregels) herkennen?
3. Wilt u facturen ook (in de cloud) archiveren?
4. Met welk ERP-(of financieel) systeem werkt u momenteel?
5. Wilt u werken met een (autorisatie)workflow voor het goedkeuren van uw inkomende facturen?
6. Wilt u de licentie voor 1, 2 of 3 jaar afnemen?
Zo werkt de Tungsten AP Essentials calculator
Met de door Tungsten beschikbaar gestelde calculator geven we uw situatie en wensen in waarna we u direct een budgetindicatie van de jaarlijkse softwarekosten kunnen geven. Aan deze prijsstelling kunnen geen rechten ontleend worden en is enkel bedoeld om u snel inzicht te geven in het kostenplaatje van de software.*
*Prijs is dus zonder implementatiekosten en/of tijd die we nodig hebben om de systemen te koppelen.
SPIE gaat voor 80% automatische herkenning
Jasper: "We zijn tevreden als we 80% van onze facturen automatisch herkennen en en automatisch doorschieten naar ERP-systemen IFS of SAP. En dat is ook haalbaar."
"We hebben heel veel verschillende leveranciers bij SPIE. Gelukkig verwerken we met onze top 100 leveranciers 42% van de facturen en is die automatische herkenning gemiddeld 77%. We hebben ook leveranciers waar we bijvoorbeeld maar 5 facturen per jaar van ontvangen. Daar kun je niet op automatiseren dus 100% herkenning is niet haalbaar en dat willen we ook niet."
"Ook al is Tungsten AP Essentials zelflerende software (waarbij de herkenning pas hoger wordt als er meer facturen herkent worden van dezelfde leverancier) valt ons de herkenning van leveranciers met een laag volume facturen niet tegen" vult Jasper aan.
"Ontvangen jullie ook UBL/ XML facturen?" Vraagt Roland. Een paar... antwoord Jasper "maar daar doen we eigenlijk niks mee want dat zijn er gewoon (nog) te weinig."
Hoe krijgt SPIE de automatische herkenning omhoog naar die 80%?
"Naast het constant optimaliseren van onze processen maken we ook afspraken met onze belangrijke leveranciers, bijvoorbeeld over het anders aanleveren van de facturen. Dat is soms wel nodig voor een betere herkenning waardoor we die facturen (ook) niet meer hoeven te zien en te verifiëren in Tungsten AP Essentials. We hebben bijvoorbeeld een leverancier met een hoog volume aan facturen die het woord ‘factuur’ niet op de factuur zet."
"Staat er niet iets op wat erop lijkt, bijvoorbeeld ‘nota’?" Vraagt Roland. "Nee" vervolgt Jasper. "Daardoor worden deze facturen niet automatisch herkent en doorgestuurd naar het ERP-systeem. Deze facturen vallen uit en moeten handmatig geverifieerd worden door de gebruikers. Dus wij hebben gevraagd of die leverancier het woord ‘factuur’ op haar facturen wil zetten. Een eenvoudige vraag die ons veel tijd kan besparen."
"Is een leverancier dan bereidwillig om mee te werken?" Vraagt Michelle. "Jazeker! In dit geval wel omdat wij een grote klant zijn" aldus Jasper.
"Het totaal aantal automatisch herkende facturen gaat steeds verder omhoog door ook meer facturen te gaan verwerken van de kleinere leveranciers en door minder gescande facturen."
Heeft SPIE nog additionele modules toegevoegd aan de OCR-oplossing?
De Analytics module
Het inzicht wat we nu al hebben met de Analytics module van Tungsten AP Essentials brengt ons veel. Jasper werkt intensief met deze module en dat geeft een heel goed beeld hoe processen lopen, waar facturen blijven hangen, hoeveel facturen (per leverancier) er dagelijks worden verwerkt, hoelang doet iemand over de verwerking van een factuur, welke velden worden er goed herkend en welke niet en ga zo door.
"Dat is niet een stok om mee te slaan maar het geeft ons inzicht waar we processen moeten en kunnen verbeteren. Daarbij kan het ook inzicht geven welke collega’s er bijvoorbeeld extra getraind moeten worden. Overigens weet iedereen hiervan! We hebben onze medewerkers deze module laten zien. Voorheen met ReadSoft Invoices moesten we steeds een excel opvragen en dan duurde dat weer even voor de data ingeladen was. Nu kunnen we gewoon real-time alles zien en daardoor pro-actiever handelen en onze processen optimaliseren” aldus Jasper.
Masterdata management
SPIE heeft ‘masterdata management’ toegevoegd aan het proces. Daarmee kan SPIE facturen een ‘wacht status’ geven. Stel een bankrekeningnummer klopt niet of een leverancier is niet juist herkend dan voorkom je (door die factuur in de wachtrij te zetten) dat de factuur niet al doorschiet naar het ERP-systeem om die vervolgens via omwegen weer terug te halen. Dat kost veel meer tijd.
"Nu houden we de factuur vooraf al uit het proces, kunnen we er goed naar kijken en mogelijk iets aanpassen waardoor de factuur daarna wel in een keer goed door de software gaat en geëxporteerd kan worden naar SAP of IFS" aldus Giel.
"We vinden het belangrijk om te weten hoe Jasper, Giel en de andere collega’s de samenwerking hebben ervaren, hoe de implementatie van de software is gegaan en zijn er verbeterpunten voor Simac? En de hamvraag: Is de factuurherkenning naar wens sinds ze live zijn met beide SPIE bedrijven (SPIE Building Solutions & SPIE Nederland)?"
Over SPIE
SPIE brengt de wereld waarin we wonen, werken en leven in beweging. Onze A-tot-Z-oplossingen helpen gebouwen optimaal presteren, maken steden slimmer, faciliteren de energietransitie en verduurzamen industriële activiteiten. Ontdek alles over SPIE >
