Op bezoek bij SPIE in Breda voor een referentievideo met Petra van den Broek (CFO), Buse Yüksel en Koen Vellheuer (medewerkers crediteurenadministratie). We zijn benieuwd hoe de factuurverwerking nu gaat bij SPIE Nederland en of de keuze voor een cloudoplossing de juiste was en waarom.
De feiten op een rij:
- Groep omgeving voor SPIE met 2 verschillende klantomgevingen (SPIE Nederland en SPIE Building Solutions) met diverse entiteiten (administraties).
- Circa 500.000 facturen per jaar.
- Integraties met 2 verschillende ERP-systemen, namelijk SAP en IFS.
- Herkenning van facturen vindt plaats op headerniveau.
- Digitaal archief voor het eenvoudig terugzoeken van facturen inclusief audittrail.
- Meer dan 20 actieve gebruikers.
- SPIE heeft bijna 9000 leveranciers.
Petra van den Broek (CFO SPIE) is trots op het resultaat. Bekijk de video:
Wat is het voordeel van cloud software t.o.v. on-premise?
SPIE Nederland en SPIE Building Solutions zijn overgestapt van on-premise OCR software ReadSoft Invoices naar cloudsoftware Tungsten AP Essentials.
"SPIE werkt met twee verschillende ERP-systemen namelijk; IFS en SAP, voorheen gekoppeld aan ReadSoft en ISP."
"Toen hadden we nog veel handmatige handelingen" vult Koen aan. "Daar waren we inderdaad niet tevreden over" aldus Petra. "We hebben gekozen voor Tungsten AP Essentials omdat deze cloudoplossing gemakkelijk te koppelen is aan allerlei ERP-paketten. De koppeling met IFS en SAP is soepel verlopen. SPIE wil in de toekomst graag meer overnames doen dus dan moet de factuurverwerkingssoftware gemakkelijk te koppelen zijn aan bijvoorbeeld Exact, AFAS of andere systemen."
"Het is handig dat we nu allemaal in dezelfde tool en cloud omgeving werken want stel het team in Son heeft het heel druk met werkzaamheden die voorrang hebben, er is een enorme piek aan facturen of er zijn een aantal collega’s ziek dan helpen wij onze collega's vanuit Breda. Dit is echt een voordeel ten opzichte van de on-premise oplossing waarbij we maar een paar gebruikers tegelijkertijd in de software konden laten werken."
Zijn er nog meer voordelen van de SAAS-oplossing voor SPIE?
- Het is een echte SAAS-oplossing waardoor je overal (op kantoor of thuis) facturen kan verwerken. Ook als je collega's het druk hebben neem je gemakkelijk hun werk over!
- Er komen elke maand nieuwe functionaliteiten bij, die updates worden automatisch doorgevoerd. Blijf real-time op de hoogte >
Hoe verschuiven de werkzaamheden bij SPIE door deze optimalisatie?
- Er is meer tijd voor het verwerken van facturen in onze ERP-pakketten SAP en IFS.
- Er is meer tijd om de interne klant en leverancier vaker te woord te staan.
- Er is een constantere flow richting de ERP-systemen doordat 7 op de 10 facturen automatisch herkent worden. Dit resulteert in een kortere doorlooptijd en een beter overzicht op de financiële balans.
Tungsten AP Essentials
Tungsten AP Essentials
Wat kost het? We willen 6 dingen van u weten:
Zo werkt de Tungsten AP Essentials calculator
Met de door Tungsten beschikbaar gestelde calculator geven we uw situatie en wensen in waarna we u direct een budgetindicatie van de jaarlijkse softwarekosten kunnen geven. Aan deze prijsstelling kunnen geen rechten ontleend worden en is enkel bedoeld om u snel inzicht te geven in het kostenplaatje van de software.*
*Prijs is zonder implementatiekosten en/of tijd die we nodig hebben om de systemen te koppelen.
Hoe gaat de factuurherkenning met de nieuwe cloudsoftware van Simac?
Petra: "Goed. We zijn heel tevreden over het product, de resultaten en de samenwerking met Simac. Voorheen waren we tot 12 uur bezig om alle facturen te verwerken, nu zijn we om 10 uur al klaar dus dat betekent een tijdsbesparing van 50% en daar zijn we heel blij mee. Ook is de automatische herkenningsgraad omhoog gegaan van 50% naar 75%."
"We hebben heel veel verschillende leveranciers bij SPIE. Gelukkig verwerken we met onze top 100 leveranciers 42% van de facturen en is die automatische herkenning gemiddeld 77%. We hebben ook leveranciers waar we bijvoorbeeld maar 5 facturen per jaar van ontvangen. Daar kun je niet op automatiseren dus 100% herkenning is niet haalbaar en dat willen we ook niet."
Automatische herkenning van facturen betekent dat de facturen zonder handmatige handelingen volledig worden herkend en direct worden doorgestuurd naar een van de twee ERP-systemen, IFS of SAP. "Dat hadden we niet zo snel al verwacht maar daar zijn we wel blij mee! Mooie resultaten en dat binnen zo’n korte tijdsperiode."
"Wat daarbij een zeer belangrijke rol heeft gespeeld is dat SPIE tijdens de testfase de leveranciers met het grootste aantal facturen heeft verzameld en door de software heeft laten gaan. De software genereert op basis van (tekst-) herkenning en validatie een template die door AI en Machine Learning wordt onderhouden. Dat kostte SPIE in de testfase veel tijd en extra handelingen." Aldus Petra.
Tungsten AP Essentials is zelflerende software en de herkenning (van templates) wordt steeds beter naarmate er meer van dezelfde leveranciersfacturen doorheen gaan. Ook al hebben we leveranciers met een laag volume facturen, waardoor het dus langer duurt voordat de software het juiste template heeft gemaakt, valt ons de herkenning van die leveranciers niet tegen" vult Koen aan.
"De tijd die we er vooraf ingestopt hebben, betaalt ons nu in de productiefase dubbel en dwars terug. Vanaf het moment dat we live waren hadden we gelijk al een goede herkenning van het grootste deel van onze facturen."
Hoe verliep de implementatie van de cloudsoftware? Dico vertelt het u:
Hoe krijgt SPIE de automatische herkenning omhoog naar die 80%?
"Naast het constant optimaliseren van onze processen maken we ook afspraken met onze belangrijke leveranciers, bijvoorbeeld over het anders aanleveren van de facturen. Dat is soms wel nodig voor een betere herkenning waardoor we die facturen (ook) niet meer hoeven te zien en te verifiëren in Tungsten AP Essentials. We hebben bijvoorbeeld een leverancier met een hoog volume aan facturen die eerder het woord ‘factuur’ niet op de factuur zette."
"Staat er niet iets op wat erop lijkt, bijvoorbeeld ‘nota’?" Vraagt Roland. "Nee" vervolgt Koen. "Daardoor werden deze facturen niet automatisch herkent en doorgestuurd naar het ERP-systeem. Deze facturen vielen uit en moesten handmatig geverifieerd worden door de gebruikers. Dus wij hebben gevraagd of die leverancier het woord ‘factuur’ op haar facturen wil zetten. Een eenvoudige vraag die ons veel tijd kan besparen."
"Is een leverancier dan bereidwillig om mee te werken?" Vraagt Michelle. "Jazeker! In dit geval wel omdat wij een grote klant zijn" aldus Koen.
"Het totaal aantal automatisch herkende facturen gaat steeds verder omhoog door ook meer facturen te gaan verwerken van de kleinere leveranciers en door minder gescande facturen."
Heeft SPIE nog additionele modules toegevoegd aan de cloudoplossing?
De Analytics module
Het inzicht wat we nu al hebben met de Analytics module van Tungsten AP Essentials brengt ons veel. We werken intensief met deze module en dat geeft een heel goed beeld hoe processen lopen, waar facturen blijven hangen, hoeveel facturen (per leverancier) er dagelijks worden verwerkt, hoelang doet iemand over de verwerking van een factuur, welke velden worden er goed herkend en welke niet en ga zo door.
"Dat is niet een stok om mee te slaan maar het geeft ons inzicht waar we processen moeten en kunnen verbeteren. Daarbij kan het ook inzicht geven welke collega’s er bijvoorbeeld extra getraind moeten worden. Overigens weet iedereen hiervan! We hebben onze medewerkers deze module laten zien. Voorheen met ReadSoft Invoices moesten we steeds een excel opvragen en dan duurde dat weer even voor de data ingeladen was. Nu kunnen we gewoon real-time alles zien en daardoor pro-actiever handelen en onze processen optimaliseren” aldus Petra.
Masterdata management
SPIE heeft ‘masterdata management’ toegevoegd aan het proces in Tungsten AP Essentials. Daarmee kan SPIE facturen een ‘wacht status’ geven. Stel een bankrekeningnummer klopt niet of een leverancier is niet juist herkend dan voorkom je (door die factuur in de wachtrij te zetten) dat de factuur niet al doorschiet naar het ERP-systeem om die vervolgens via omwegen weer terug te halen. Dat kost veel meer tijd.
"Nu houden we de factuur vooraf al uit het proces, kunnen we er goed naar kijken en mogelijk iets aanpassen waardoor de factuur daarna wel in een keer goed door de software gaat en geëxporteerd kan worden naar SAP of IFS" aldus Petra.
Over SPIE
SPIE brengt de wereld waarin we wonen, werken en leven in beweging. Onze A-tot-Z-oplossingen helpen gebouwen optimaal presteren, maken steden slimmer, faciliteren de energietransitie en verduurzamen industriële activiteiten. Ontdek alles over SPIE >
