Op dinsdag 11 april organiseerde Simac het IT-roadmap event ‘Van A naar B met ICT’. We hebben de belangrijkste elementen en learnings die u verder helpen op een rijtje gezet!
Letterlijk en figuurlijk van A naar B
Soms moeten er snel stappen gemaakt worden. Dat hebben de deelnemers van het event zelf ervaren. Het event zou namelijk plaatsvinden bij station Geldermalsen, maar daar aangekomen moest, door het oplossen van een puzzel, de weg naar de eventlocatie gevonden worden. Dat betekende in groepjes de trein in en zes minuten later bij station Culemborg uitstappen, om vervolgens binnen te lopen bij de industriële locatie De Gelderlandfabriek. Zelf voelen en ervaren dat 'out of the comfort zone' soms ook erg nuttig kan zijn.
Ontevreden over bestaande systemen
Roderick Derks, Senior Enterprise Architect bij Simac, begon zijn verhaal met de snel veranderende wereld waarin we nu leven. Developers en application owners zeggen tegenwoordig: "Hier is mijn broncode, hier is mijn server, zet het in de cloud en doe er iets mee, het maakt mij niet uit. De software is zo slim dat het zelf weet of het op of af moet schakelen. Kortom; is infrastructuur dan niet meer nodig?"
"Infrastructuur is dood, wat nu?"
Het IT-werk is dus compleet veranderd. Daarom moeten we kijken naar wat developers niet meer willen doen. Hoe gaan we deze personen helpen? Door gebruik te maken van hybride cloud, digitale werkplekken en het helpen bij het aanpassen van de werkwijze. Hoe gaan we dat doen? Roderick Derks schetste tijdens zijn presentatie een stappenplan, om van strategie naar uitvoering te komen.
Betere communicatie en commitment met een roadmap
Bepaal dus eerst uw digitale strategie en bedenk welke scenario’s er vervolgens mogelijk zijn. Maak vervolgens een roadmap; het concrete stappenplan hoe u van A naar B gaat. Een roadmap helpt u om gefocust te blijven, en werkt 'sterk'. Sterker dan wanneer u diezelfde werkzaamheden in losse projecten opbreekt. Werk bij wijze van spreken met legosteentjes, waarmee u elk onderwerp in uw roadmap op een eenvoudige manier naar voren laat komen.
Maak van systeembeheerders 'employees service agents'
De tweede spreker, Toon Dillen, Microsoft Strategist, gaf de training Productiviteit en User happiness. Hij vertelde met veel humor over 'vroeger'. Toen verstopte IT-ers zich nog in hun serverhok en als eindgebruikers kwamen klagen werd dat niet begrepen, want in het hok stonden toch alle lampjes op groen?! Inmiddels zijn –gelukkig- steeds meer IT Managers en CIO’s erachter dat de eindgebruiker centraal moet staan. De eerste tip die Toon meegeeft aan de aanwezigen is "verander de functies van uw IT-team. Maak van systeembeheerders ‘employee service agents’ en zoek voor die veranderende rol misschien ook een ander type. Iemand met passie voor mensen, in plaats van techniek."
Breng de specifieke voordelen in kaart!
Als u iets nieuws wil ontwikkelen of implementeren, bijvoorbeeld Skype voor Business of Remote Control, dan is het belangrijk om allereerst aan het management uit te leggen hoe de voordelen concreet werken. Waarom past dit binnen de visie van het bedrijf? Breng deze specifieke voordelen in kaart voor zowel de business als de eindgebruikers. Vertel het MT dat de salesmensen door Remote Control nog sneller vragen van klanten kunnen beantwoorden omdat ze meteen de binnendienstmedewerker kunnen bereiken.
Management heeft voortrekkersrol
Is het management eenmaal overtuigd? Dan is het belangrijk dat zij een voortrekkersrol spelen. Bij elke verandering geldt, het is voor iedereen of voor niemand. Anders werkt het niet, punt. De directie moet in dit voorbeeld juist remote meetings houden. Zo ervaren ze ook de ‘vernieuwingspijn’ die medewerkers straks voelen.
Betrek ambassadeurs er vanaf het begin bij
Bij veel IT-projecten worden al ambassadeurs ingezet. De beste manier om dit te doen, volgens Toon Dillen, is om deze personen er vanaf het begin bij te betrekken. Organiseer één meeting en vraag wat de wensen zijn, maar vertel ook de mogelijkheden. Zo kom je na een meeting tot een ‘requestlijst’. Houd ze vervolgens op de hoogte en als het daadwerkelijk geïmplementeerd wordt, selecteer dan als experiment één afgebakende groep. Deze groep kan dan na een praktische training meteen aan de slag. Hun enthousiasme werkt dan als een olievlek binnen de organisatie.
IT-security onderdeel van business risicomangement
De training van Arjen Verhiel, CISSP van Simac, had als belangrijkste boodschap dat IT-security een onderdeel is van het business risicomanagement. Wat is de kans dat iets gebeurt maal de impact die dat heeft? Kunt u dit risico verkleinen? En wie binnen de organisatie is hier verantwoordelijk voor? Deel alle security elementen op in een Security Roadmap en houdt hier drie abstractie niveaus aan:
- De strategische planning van 3 tot 5 jaar
- De tactische planning van 6 tot 18 maanden
- De operationele (project)planning
Data is het nieuwe goud
Data is namelijk het nieuwe goud geworden. Zorg voor preventie, awareness en train uw medewerkers. Zorg aan de andere kant voor het encrypten van data, data-classificatie en houd rekening met de GDPR, de nieuwe Europese privacy wetgeving die per mei 2018 ingaat. De wet stelt belangrijke eisen aan het verzamelen en bewaren van persoonlijke informatie. Hoe zijn gegevens beveiligd? Wie kan erbij, en met welk doel? Wat moet er gebeuren bij onwetmatige vernietiging of verlies (meldplicht datalekken!)? De boetes van deze wet kunnen oplopen tot 20 miljoen of tot 4% van de jaaromzet!
Makkelijk de Total Cost of Ownership reduceren
Roderick Derks begon de training TCO reductie met dé drie manieren hoe u dit aan kunt pakken.
- Bezuinig: snijden in budgetten is op korte termijn het simpelst. Op de lange termijn zal dit echter sterk tegenvallen.
- Ga efficiënter te werk: dat realiseren is een ander verhaal. Een betere bezetting van het personeel is een belangrijk punt, maar ook het verbeteren van processen.
- Innoveer: veel mensen schrikken als ze het woord innovatie horen, omdat de link wordt gelegd dat innovatie alleen maar geld kost en niets oplevert. Dit is zeker niet altijd het geval!
Samen bereik je meer!
Om TCO te reduceren is het essentieel om samen te blijven werken. U als beleidsmaker kan het niet alleen! Ga in gesprek met uw medewerkers. Maak ze ambassadeurs van uw plannen, betrek ze in het werkproces en geef ze inspraak. Als uw bedrijf efficiënt, innoverend en communicatief sterk is zult u zien dat de Total Cost of Ownership gemakkelijk te reduceren is.
Kortom; genoeg elementen die allemaal bijdragen om snel van A naar B te gaan met ICT!
Meer weten?
Meer tips over hoe u met business IT alignment de business en ICT samenbrengt? Met de Simac wegwijzer helpen we u in 3 stappen om uw organisatie naar het volgende niveau te trekken.
