Werkt u al met TeleForm? Of zoekt u juist een slimme oplossing voor formulierverwerking met ongekende mogelijkheden? Lees dan hoe Windesheim in Zwolle door slim scannen van getuigschriften zonder extra investering meer haalt uit de bestaande licentie en zo kosten en tijd bespaart.
De uitgangssituatie
-
Windesheim maakt voor haar toetsen al jaren gebruik van TeleForm, de oplossing van Simac voor het scannen en herkennen van formulieren.
-
Windesheim scant ieder jaar ruim 9.000 getuigschriften (verklaringen, propedeuse- en eindgetuigschriften; bestaande uit zo’n 90.000 losse formulieren) die gekoppeld worden aan het digitale archief. Een omvangrijke klus waarvoor extra mankracht ingehuurd wordt.
Het verzoek van Windesheim
Kan de bestaande oplossing TeleForm ook worden ingezet voor het scannen van getekende getuigschriften?
De oplossing in twee stappen
Ons antwoord op het verzoek van Windesheim was een duidelijke JA.
-
Allereerst heeft Simac gekeken naar de opmaak en bruikbare gegevens op de documenten. De uitdaging daarbij lag in het betrouwbaar scheiden en classificeren van de pagina‘s. Een getuigschrift bestaat uit een variabel aantal pagina’s. De eerste pagina van de getuigschriften bleek goed te herkennen. Door het samenvoegen van deze standaard classificatie met een maatwerk script worden de pagina’s aan elkaar gekoppeld. Omdat op alle pagina’s een nummer staat, wordt het koppelen van de pagina’s zeer betrouwbaar uitgevoerd.
-
Vervolgens was een bruikbare export snel te verwezenlijken door gebruik te maken van de standaard in TeleForm aanwezige export functionaliteit. Omdat Windesheim zelf kennis en ervaring heeft met BizTalk was de koppeling met het archief snel gerealiseerd.
De winst voor Windesheim
TeleForm Workgroup werkt met een ‘concurrent user’ licentiemodel. Daarbij wordt alleen het aantal werkstations dat gelijktijdig kan werken geteld. Door afdelingen hierover afspraken te laten maken, haalt Windesheim nu binnen dezelfde licentie meer uit TeleForm.
De grote jaarlijkse klus van het scannen van de vele getuigschriften wordt met deze slimme oplossing efficiënter en minder tijdrovend uitgevoerd. Op jaarbasis levert dit Windesheim bij benadering een kostenbesparing op van ongeveer 1 fte (verdeeld tussen eigen medewerkers en een uitzendkracht in de zomermaanden).
Over Windesheim
Windesheim werkt als kennisinstelling aan kwalitatief hoger onderwijs, onderzoek en ondernemen. Met ruim 20.500 studenten, duizenden cursisten en 2.000 medewerkers in de vestigingsplaatsen Zwolle en Almere is Windesheim een van de grotere HBO-instellingen in Nederland. Voor zowel hardware- als softwareoplossingen is Windesheim al sinds 2003 klant van Simac Document Solutions. Lees meer over Windesheim
Wat kunt u door slimmer werken besparen?
Lees meer over de ongekende mogelijkheden van TeleForm, onze Document Management oplossingen of neem contact met ons op voor een adviesafspraak met één van onze specialisten. We denken graag met u mee.
