Johan Jentzema ging vorige maand een dagje op pad met onze sales engineer Erik Rottinghuis. Lees zijn verslag en krijg zo een impressie hoe het totale GDS/IMV proces (Geneesmiddelen Distributie Systeem ook wel Individuele Medicatie Voorbereiding genoemd) werkt.
Klantbezoek
We hadden een afspraak bij een van onze klanten, samen met een onafhankelijk adviseur en een geïnteresseerde partij, die Tosho Geneesmiddelen Distributie Systemen (GDS) gebruiken. Bij gebruik van een GDS zijn de geneesmiddelen voor een patiënt per toedientijdstip verpakt in plastic zakjes en komen samen op een medicatierol.
Vanuit mijn functie kende ik wel de systemen en componenten die benodigd zouden kunnen zijn binnen zo’n GDS/IMV proces. Maar het inzicht ontbrak hoe zo’n GDS/IMV proces nu in het echt werkt en wat er in de diverse stadia binnen dit proces exact nodig is. Reden genoeg om de kans aan te grijpen om bij een klantbezoek aanwezig te zijn.
De apotheek die wij bezocht hebben is in het bezit van twee Tosho GDS systemen met daarbij een Benjamin unit. Met de Tosho software Maple, Oak, Pachira en Benjamin wordt het proces geoptimaliseerd.
Het GDS/IMV proces
De door de apotheek ingekochte medicijnen worden op locatie opgeslagen, sommige in ladekasten, andere in opbergbakjes die op een plank staan. Laatstgenoemden bevatten de medicijnen die zich in de cassettes in de Tosho systemen bevinden. Het nummer op het bakje komt overeen met het nummer van de bijbehorende betreffende cassette.
Via het, op een server geïnstalleerde, programma Maple worden, vanuit de aanwezige apotheeksoftware, de benodigde gegevens ontvangen met betrekking tot de te produceren medicatierollen. Maple vertaalt deze informatie en zendt deze vervolgens naar Oak; de software die op iedere GDS geïnstalleerd is.
In Oak is gedefinieerd welk medicijn in welke cassette zit. De cassettes zijn identificeerbaar door middel van unieke IF barcode. De cassettes bevatten de medicijnen die vaak gebruikt worden; de zogenaamde “hardlopers”. Medicijnen die minder vaak gebruikt worden of zich, vanwege geldende voorschriften, niet in een cassette mogen bevinden (bijv. opiaten) worden via een conveyor lade in het systeem geplaatst. Deze lades worden met behulp van Benjamin gevuld. De benodigde medicijnen moeten vaak nog uit de blister gehaald worden en afgemeten. Laatstgenoemde gebeurt met behulp van het programma Pachira.
Stap voor stap
Maple ontvangt de informatie vanuit de apotheeksoftware en zet deze vertaald door naar de Oak pakketten in de aanwezige GDS-systemen. Oak weet welke medicijnen nog in het GDS aanwezig zijn en welke via lades aangeleverd moeten worden. Voor dat laatste wordt een lijst gegenereerd met de medicijnen die via Benjamin verwerkt moeten worden.
De betreffende medicijnen worden uit de ladekast gehaald en in bakjes bij het Benjamin vulsysteem aangeleverd. Dit systeem heeft inmiddels vanuit Oak doorgekregen welk medicijn in welk van de 66 vakjes geplaatst moet worden en om welke hoeveelheid het per vakje gaat. De QR-code van de in de bakjes aangeleverde medicijnen wordt vervolgens gescand waardoor er controle is op de juistheid daarvan en bekend is om welke batch het gaat.
Na het scannen van de QR-code geeft de Benjamin software aan welke vakjes gevuld moeten worden. Op een scherm is dan de lay-out van de lade zichtbaar en door middel van het gebruik van kleuren is dan duidelijk te zien welke vakjes met hoeveel medicijnen gevuld moeten worden. De tabletten worden vervolgens handmatig in de betreffende vakjes van de Benjamin unit geplaatst. Deze handeling herhaalt zich voor ieder medicijn waarmee de betreffende lade gevuld moet worden tot de gegenereerde medicijnlijst compleet is. Vervolgens opent de unit zich en vallen de tabletten in de, in de vooraf in de unit geplaatste lade. Controle op correctheid vindt plaats met behulp van een controlelijst (waarvan de lay-out momenteel nog een aandachtspunt is).
Iedere lade heeft een RFID-chip en een daaraan toegekende kleurcode (bijv. oranje). Tijdens het productieproces geeft het Tosho systeem op een scherm aan of er een lade nodig is en, zo ja, om welke (kleur) lade het dan gaat.
Om het productieproces zo min mogelijk te onderbreken zijn er voor de “hardlopers” voorgevulde cassettes aanwezig. Deze bevinden zich ook in een ladekast. Zodra het systeem aangeeft dat een cassette leeg is wordt de lege cassette uit het systeem gehaald, de volle cassette (ter validatie) gescand en weer in het systeem geplaatst. De productie kan daarna weer doorgang vinden. De lege cassette wordt in een bak geplaatst samen met het medicijn dat zich in het, eerdergenoemde, bakje met het overeenkomende nummer bevindt. Deze cassette wordt dan op een rustig moment tijdens het productieproces weer gevuld.
Om de cassettes te vullen dienen de medicijnen vaak uit een blisterverpakking gehaald te worden. De apotheker geeft via de Pachira-software validatie dat het betreffende medicijn gebruikt mag worden. De medicijnen worden dan eerst uit de verpakking gehaald. Om te bepalen met hoeveel tabletten de cassette gevuld wordt maakt men gebruik van een geijkte weegschaal. Op de weegschaal wordt een beker gezet waarna het aangegeven gewicht op nul gezet wordt. Vervolgens worden er 10 medicijnen in de beker gedaan om het gemiddelde gewicht per tablet/capsule te bepalen. Vervolgens worden alle medicijnen gewogen. Het totaalgewicht gedeeld door het gemiddelde levert dan het aantal stuks op. De uitgepakte medicijnen worden in zakjes aan de apotheker aangeboden ter validatie. Daarna kunnen ze in het systeem gebruikt worden.
De medicatierol
De medicatierollen die klaar zijn worden gewikkeld op een rolhouder. Daarna worden deze met behulp van een schouwmachine gecontroleerd. Dit systeem controleert de gevulde zakjes optisch en geeft aan in welk zakje zich mogelijkerwijs een fout bevindt.
Deze zakjes met een mogelijke fout worden in een later stadium gecontroleerd, gevalideerd of gecorrigeerd. Gecorrigeerde zakjes dienen door een tweede apothekersassistente te worden nagezien en door de apotheker worden vrijgegeven. Akkoord bevonden medicatierollen worden vervolgens in distributiebakken geplaatst zodat zij op de juiste adressen aangeleverd worden.
“Veilig proces, goede ervaring. Al met al een zeer verhelderend bezoek geweest. Ook de in Tosho geïnteresseerde partij leek zeer positief ten opzichte van het getoonde”.
Meer lezen of een demo aanvragen?
Nieuwsgierig naar het Geneesmiddelen Distributie Systeem van Tosho?
Lees hier meer over het GDS systeem: https://www.simac.com/nl/simac-masic/gds-systeem/tosho) of vraag een demo aan!