Dusseldorp Automotive digitaliseert inmiddels haar verkoopdossiers met de oplossing van Simac Document Solutions. Wat was de reden om voor deze oplossing te kiezen? Voldoet het aan de verwachtingen? Hoe verliep de implementatie en de samenwerking met Simac? Raoul Zeevenhooven, Manager Verkoopadministratie vertelt.
Hoe kwam Simac in beeld bij Dusseldorp Automotive?
"We hadden goede verhalen van Simac gehoord van een relatie die ook met jullie oplossing voor digitalisering verkoopdossiers werkt. Het meest interessante was voor ons in de eerste plaats dat we snel een goede oplossing kregen voor archiveren en opslaan van al onze documenten/ dossiers."
Waarom was vooral het opslaan en archiveren zo belangrijk?
"We waren op onze afdeling echt uit ons jasje gegroeid. We verwerkten al zo’n 6000 verkoopdossiers per jaar en hadden de ambitie te groeien naar 10.000 verkoopdossiers. Onder de radar waren we tijdens deze oriëntatie al bezig met de overname van BMW Den Haag en als dat doorging, wilden we daar goed op voorbereid zijn. Met deze overname zou immers nog meer druk op onze afdeling komen te liggen."
"Maar natuurlijk was ook het digitaliseren van documenten en het efficiënter werken met dossiers een stap die we wilden maken."
Peter over het salestraject en de communicatie
“Mooi te horen dat de positieve ervaringen van een bestaande relatie voor Dusseldorp Automotive het startpunt was om meer over onze oplossing te horen.”
Peter Bouwmans
Directeur Simac Document Solutions
Hoe verwerkte Dusseldorp eerst al haar documenten?
"Wij, de verkoopadministratie dus, waren de centrale plek voor het fysieke papierwerk. Voordat we onze verkoopdossiers digitaliseerden werkten we vooral via de mail. Alle filialen stuurden ons hun documenten via de mail en hier op de verkoopadministratie hadden we een soort proces voor de verdere verwerking waarbij we alle documenten opsloegen als PDF-bestanden in aangemaakte mappen op de gezamenlijke server."
"Alleen mijn collega’s van de verkoopadministratie konden deze documenten inzien en bewerken, alle andere collega’s moesten, indien ze documenten nodig hadden, dit bij ons opvragen. En als een auto eenmaal afgeleverd was kregen wij de dossiers van alle vestigingen."
Na de demo wisten we “dit is echt iets voor ons”
"Na een kennismakingsgesprek volgde in het voorjaar van 2019 een demo. We kregen een heldere demo van een consultant waarbij we alles konden zien en vragen. Daardoor hadden we na afloop een veel beter beeld van de oplossing, waar archivering een onderdeel van was maar we wisten toen ook wat er allemaal nog meer mogelijk was. We wisten toen ook "dit is echt iets voor ons!" Daarna ging het snel!"
"Het contact met Dusseldorp was heel plezierig en de communicatie was erg open. Het was duidelijk wat de wensen waren en we konden snel met elkaar schakelen over de prijs en het projectkader."
Hoe ging de implementatie?
"De implementatie en de livegang zelf gingen goed maar erna was het voor ons wel even passen en meten. Ik denk eigenlijk dat deze oplossing best persoonlijk is. Ik bedoel daarmee dat de wensen voor de inrichting van DocBase per organisatie sterk zullen verschillen. Pas toen we er al echt mee werkten, kwamen alle mogelijkheden pas echt naar voren “Ahhh, zo werkt dit …en… ohh, zo gaat dat dus”. Toen kwamen we er ook achter dat we een en ander beter net wat anders konden inrichten.
Die individuele inrichting die had naar mijn idee vanuit Simac in de implementatie fase, of misschien zelfs in de fase daarvoor wel wat beter ondersteund kunnen worden. Misschien is een oplevering in een paar fases wel beter dan één eindoplevering. Maar de kritische punten die hierdoor concreet naar voren kwamen zijn goed door Wouter (Wouter van der Donk, Senior Project Manager Simac Document Solutions) opgepakt.
Er kwam goede feedback op en iedereen stond snel weer op scherp. Dan zie je dus maar weer, als de contacten goed zijn, is het helemaal niet erg als er even iets niet gelijk goed gaat, nogmaals Simac is gewoon een fijne organisatie."
Hoe werken jullie nu met de oplossing?
"Op de centrale verkoopadministratie werken 5 mensen heel actief met DocBase. Maar daarnaast nog wel zo’n 80 andere collega’s. Denk daarbij aan alle verkopers en salesmanagers van alle vestigingen in 8 plaatsen. Maar daarnaast ook aan bijvoorbeeld directieleden, controllers, medewerkers van verkoopadministraties en andere administratieve functies."
Onze oplossing digitalisering verkoopdossiers in de Automotive is gerealiseerd met onze herkensoftware OpenText Capture Document Reader, ook wel DOKuStar genoemd in combinatie met onze Document Management Software DocBase. Wilt u meer weten over de mogelijkheden en toepassingen van deze software?
- Lees meer over DOKuStar >
- Lees meer over DocBase >
Wouter over 'digitalisering verkoopdossiers' bij Dusseldorp Automotive
"Deze oplossing is echt machtig voor zo’n organisatie! Deze klant heeft met deze oplossing volledig zicht op haar verkoopproces, dat heeft een ontzettende meerwaarde.
Het verkoopproces gaat over een heleboel schijven, het is een hele keten. Als je dat met losse berichten, papiertjes, mailtjes etc. doen, dat is een drama! Nu zien ze precies wat ontbreekt en kunnen ze snel en doelgericht handelen om hun dossiers compleet te krijgen en de zaken op orde te krijgen, hebben en houden."
Wouter van der Donk
Senior projectmanager bij Simac
De grootste voordelen van gedigitaliseerde verkoopdossiers
- Efficiency /tijdsbesparing
"Digitalisering van onze processen en de ruimte- en tijdsbesparing die dit ons brengt zijn denk ik wel de belangrijkste voordelen voor ons. We wisten bij het kiezen van deze oplossing al van de mogelijke uitbreiding met Den Haag. Op alle afdelingen is hierop voorbereid, en dus ook op onze afdeling.
Het hoofdkantoor werd niet groter maar er moest wel capaciteit bij. We waren met het oog op nabije toekomst bereid om de investering te doen en dat heeft goed uitgepakt."
- Privacy
"De privacy van onze klanten waarborgen is voor ons belangrijk en we willen dit ook waarborgen. Ook dat is heel eenvoudig bij gedigitaliseerde verkoopdossiers.
Als we in een dossier bijvoorbeeld een ID-bewijs hebben, dat verwijderd moet worden, kan dat nu heel eenvoudig met slechts 2 klikken."
- Documenten altijd en overal beschikbaar
"In hele korte tijd is er veel veranderd. Een paar maanden geleden hadden we niet kunnen bedenken in welke situatie we nu zitten. En dan wil ik zeker ook wel even benoemen dat ik zeer blij ben dat we nu DocBase hebben. Iedereen die thuis wil werken, kan thuis werken!"
"Als je een laptop hebt en je kan inloggen op de server, kan je in principe alles gewoon thuis doen, alle verkoopdossiers zijn beschikbaar. Zo kunnen we gewoon door blijven draaien! Dat we nu in deze tijd tijdens de coronacrisis deze oplossing hebben, daar hebben we echt geluk mee."
Raoul over de voordelen, juist nu!
"Nu, in deze tijd met de coronacrisis, hebben we geluk met deze oplossing."
Raoul Zeevenhooven
Manager Verkoopadministratie Dusseldorp
Hoe kijk je op dit traject en jouw rol erin terug?
"Op persoonlijk vlak was dit voor mij een interessant project omdat dit voor mij een van mijn eerste grotere projecten was, waar ik veel van heb geleerd. Ik ben blij met de contacten en hoe het allemaal is gegaan, dat was echt heel prettig! En de oplossing die er nu staat is echt een mooi product dat voldoet aan de verwachtingen én meer!"
Wat zijn je verwachtingen voor de toekomst?
"Wat deze oplossing en dit project betreft denk ik dat het in de nabije toekomst nog steeds doorloopt met kleine ontwikkelingen om onze processen verder te optimaliseren. Ik denk dat we nu op 90% zitten en we gaan voor die laatste 10%.
Vanuit mijn huidige functie als manager van de verkoopadministratie is dat niet aan mij maar ik denk zeker dat we ook gaan kijken naar jullie oplossing voor personeelsdossiers, dat kan immers ook met DocBase. Maar ik denk ook breder aan bijvoorbeeld jullie oplossingen voor financiële processen en werkorders. Ik kan Simac ook bij mijn collega’s zeker aanbevelen."
"Dusseldorp Automotive is een buitengewoon sympathieke klant! Het contact was altijd goed, ook toen er na de implementatie wat issues waren. De klant was altijd bereikbaar en we waren altijd welkom. Van alle kanten was er veel effort, we hebben het echt samen gedaan, ik kijk met een goed gevoel terug!"
Over Dusseldorp Automotive
Dusseldorp Automotive is al ruim 60 jaar actief partner van BMW Group. Met vestigingen in Alkmaar, Apeldoorn, Den Haag, Deventer, Hoogeveen, Hoorn, Oostzaan en Zwolle behoort Dusseldorp Automotive tot één van de grootste full service dealers van de merken BMW en MINI.
Onder de naam STARS Schadeherstel heeft Dusseldorp Automotive haar eigen merkonafhankelijke schadeherstelbedrijf. Ook beschikt Dusseldorp Automotive over haar eigen multi-merk leaselabel genaamd Dusseldorp Carlease.
Lees meer >
