U zoekt de beste oplossing voor uw factuur- of documentverwerking. Maar zijn wij de partij met wie u wil samenwerken? Al ruim 25 jaar optimaliseren we deze processen voor en met onze klanten. Op deze pagina nemen wij u in 3 stappen mee in onze werkwijze!
"Zijn wij ook voor u de beste partner?"
1. Van eerste contact tot contract
Of u nu online zoekend, via de chat of over ons heeft gehoord… u bent van harte welkom bij Simac Document Solutions. We brengen in deze kennis- en oriëntatiefase graag met u in kaart waar u staat en wat u wilt. Dat doen we door samen met u antwoorden te krijgen op vragen als:
- Zoekt u een oplossing voor documenten of facturen?
- Als u een oplossing voor uw factuurverwerking zoekt, om hoeveel facturen per jaar gaat het?
- Wilt u facturen alleen op headerniveau (BTW, KVK, bankrek.nr. leveranciersnaam etc.). herkennen?
- Wilt u ook herkenning van facturen op factuurregels/line items?
- Met welk (ERP-) systeem moet er gekoppeld worden?
- In welke mate is er kennis en ervaring in uw organisatie aanwezig om actief mee samen te werken (key-users, ERP-deskundigen etc.).
- Is er één locatie of zijn er meer vestigingen? Alleen in Nederland, of ook in het buitenland?
“In het voortraject bepalen we in 1 of 2 gesprekken de hele scope zonder meteen al de software te kiezen. We willen adviseur en partner zijn en vanuit die rol kijken welke oplossing echt bij u en uw strategie past. Een partnership aangaan, daar gaat het om!”
Als onze accountmanager een goed beeld heeft van uw situatie en wensen, krijgt u een demo op maat. We betrekken er in deze fase een of meer consultants bij, geven relevante referenties en beantwoorden al uw vragen over de oplossing, termijnen, SLA’s, onderhoud & support, trainingen en meer. We maken en bespreken de offerte met u tot alles duidelijk is en overeenkomt met uw wensen.
Hoe pakt Simac een pittig P2P-project aan?
Linde Wils, Business Consultant bij Bidfood Nederland, praat open over ‘haar’ huidige project: het automatiseren van 50.000 kostenfacturen.
"Van Wouter (projectmanager Simac) heb ik meegekregen dat je als projectmanager niet te veel op de inhoud moet focussen om je werk goed te kunnen doen. Ik vind dat soms nog wel lastig. Ik ben van nature erg nieuwsgierig en heb de neiging om me al snel ook met de inhoud te bemoeien. Tijdens dit project probeer ik dat juist niet te doen en dat gaat eigenlijk super! Ik focus mij dus vooral op het aansturen en corrigeren en dat werkt!"
"Offerte getekend? Welkom bij Simac!"
2. Van plan naar implementatie
Met onze projectaanpak gaan we zeer zorgvuldig te werk. De ontwikkeling en implementatie van de oplossing (applicatie) vindt plaats in een aantal logische stappen, waarbij afstemming essentieel is. Door overleg en het maken van goede afspraken zorgen we ervoor dat voor alle betrokken partijen duidelijk is wie wat doet en hoe er wordt omgegaan met de systemen. De stappen in onze project aanpak zijn:
- Start
- Ontwerp en solution Design
- Realisatie
- Implementatie en acceptatie
- Sluiting project
Wat gebeurt er in iedere fase? Wie is de projectmanager en wat doet hij precies? Wat is bepalend voor livegang? Met wie heeft u na live gang contact?
“Software maken is mooi, maar mensen bepalen het succes. Keer op keer blijkt dat een projectmatige samenwerking alleen kan slagen door goede kennis en resources op het juiste moment beschikbaar te hebben. Als dat goed georganiseerd wordt, zetten we samen met de eindgebruikers in 15 weken tijd een super gestroomlijnd P2P proces neer (meest ideale situatie). Dat is wat je wilt bereiken!”
Lentiz Onderwijsgroep
Manager Financiën bij Lentiz Onderwijsgroep vertelt over de implementatieproces van de Purchase-to-Pay oplossing.
“De implementatie ging goed, alles verliep soepel. Voor de eerste periode werd een bypass gelegd en al in korte tijd konden we live. Ook de koppeling met Exact en de samenwerking ging goed. Simac gaf ons het gevoel: We helpen jullie door deze periode heen!”
3. Van klant naar ambassadeur
Daar gaan we voor! Hoe werkt u nu en straks zo goed en prettig mogelijk met onze oplossing(en)? Hoe bouwen we onze relatie met u verder uit? Daar denken we voortdurend over na! We gaan immers graag een langdurige samenwerking met u aan. Na de implementatie onderhoudt u op verschillende levels contact met onze organisatie:
- Onze accountmanager is uw eerste aanspreekpunt en denkt met u mee.
- Onze collega’s van de support staan dagelijks voor u klaar.
- Michelle (marketing) informeert u en uw collega’s over nieuwe ontwikkelingen, software updates, kennissessies, evenementen etc.
Wat vindt A.S. Watson ons projectmanagement?
We praten met Patrick over de implementatie van de Purchase-to-Pay oplossing die wordt ingezet voor de verwerking van 160.000 facturen.
"Of je nu een rood type bent of blauw… Wouter (Simac) past zijn communicatiestijl er gewoon op aan. Dat is een skill die je als projectmanager in je rugzakje moet hebben en die beheerst Wouter meer dan goed. En dat gecombineerd met zijn Brabantse gezelligheid… Aan Wouter heb je een goeie!"
Totale ontzorging voor uw organisatie?
Met Simac Managed Service nemen wij het gehele Purchase-to-Pay proces voor u uit handen. Afhanklijk van uw wensen voeren wij een deel of het totale proces voor u uit. U kunt zich richten op andere taken, wij regelen uw factuur- of documentverwerking.
Zorgverzekeraar CZ
Zorgverzekeraar CZ kiest voor focus op haar corebusiness. Dus besteedt CZ de verwerking van haar kostenfacturen uit aan Simac Document Solutions.
De klant over Werkwijze
Sinds 2014 verwerkt zorgverzekeraar CZ de inmiddels 30.000 - 35.000 inkomende kostenfacturen met de oplossing Simac Managed Services. "Het aantal facturen is in de loop der tijd verdubbeld terwijl het aantal medewerkers gelijk is gebleven! Mooi resultaat."
William van Son
