Purchase-to-Pay

Automatiseer van bestelaanvraag tot afhandeling factuur met P2P

Met de Purchase-to-Pay oplossing van Simac Document Solutions kiest u voor een factuurverwerkingsoplossing dat het proces vanaf aanvraag, goedkeuren, bestellen en matchen aan het product of dienst tot het betalen van de factuur automatiseert.

Waarom zou ik automatiseren?

Het is vaak een hele klus om bijbehorende (inkoop)orders, pakbonnen en/of andere documenten bij elkaar te moeten zoeken en aan elkaar te matchen voordat de factuur betaald kan worden. Zeker als orders in delen binnenkomen. Ook mist vaak het inzicht in lopende bestellingen en het nog te besteden budget. Daarbij gaat het goedkeuringsproces van een factuur, die misschien wel langs 8 mensen moet, veel sneller. Door het bottleneck rapport ziet u meteen waar facturen blijven hangen. 

Maak met uw financiële administratie een efficiency slag. Kies voor gemak en meer inzicht in uw cashflow, bespaar kosten en werk efficiënter met de P2P-oplossing. 

Voordelen van Purchase-to-Pay?

• Automatiseer van bestelaanvraag tot betaling

• Koppel met elk gewenst ERP-systeem
• Inzicht en controle over uw uitgaven
• Verwerkingstijd facturen omlaag
• Kies de aanvullende modules, passend bij uw proces(sen)
• Altijd en overal toegang tot uw facturen          

Wat te doen voordat ik overstap op een Purchase-to-Pay oplossing?

1. Denk van tevoren goed na wat voor u en uw collega’s de wensen en eisen zijn van een geautomatiseerd factuurverwerkingsproces. Wanneer vindt u het huidige proces voldoende geoptimaliseerd? 

2. U kunt ervoor kiezen om een oplossing te kiezen die past bij uw huidige manier van werken. Heeft u er weleens aan gedacht om uw eigen factuurverwerkingsproces uit te dagen en op de schop te gooien? Vaak is een way-of-work door de jaren heen gegroeid, rondom collega’s die er werken en rondom bestaande software. 

3. De integratie met een ERP-systeem en/of ander systeem is een van de belangrijkste overwegingen voor de keuze voor een P2P-oplossing. Je kan een factuurverwerkingsproces alleen maar optimaliseren als de applicaties naadloos op elkaar aansluiten en elkaar versterken. Een goede inrichting van de software is cruciaal.

4. Wat zijn de eisen van de IT-afdeling? Is er een reden om geen cloud software te kiezen? SAAS-software is standaard en heeft weinig extra maatwerk mogelijkheden. Hierdoor heeft u nooit problemen als de software geüpdate wordt (dat gaat automatisch) en de koppelingen blijven goed.

5. Ligt uw keuze in lijn met de toekomstvisie en strategie van het bedrijf? 

6. Kijk rond, lees over Purchase-to-Pay en laat u goed informeren. Simac Document Solutions is een van de partijen die graag met u samenwerkt. Kies een partij die voor u het beste aanvoelt en waar u een langer termijn samenwerking mee aan wil gaan.

Kiest u voor een deel- of totaaloplossing?

De basis van onze Purchase-to-Pay oplossing is workflow management. Het goedkeuringsproces van uw facturen (ongeacht of er 5 of 25 collega's bij betrokken zijn) wordt geautomatiseerd waardoor u veel tijd wint. Vervolgens kiest u de aanvullende modules die bij uw situatie passen zoals order matching, contract matching, expense management (declaraties) of een inkoop module.

Het is ook mogelijk dat u voorlopig klein wilt beginnen en dat u als eerste stap alleen het herkenningsproces automatiseert. Kies dan voor een Accounts Payable oplossing. U kunt op elk gewenst moment uw AP-proces uitbreiden met de voordelen van P2P.