Werkt u met Exact Globe, Financials of Online? En bent u op zoek naar een Purchase-to-Pay of een Accounts Payable oplossing? Het liefst een die al gekoppeld is met Exact zodat u precies weet waar u aan toe bent wat betreft de mogelijkheden, de kosten en de implementatie? Simac biedt u een oplossing voor uw document- en factuurprocessen. We vertellen u meer over de koppeling met P2P-software Rillion en AP-software Kofax AP Essentials.
Over onze koppeling met Exact
René Buursma is senior consultant bij Simac Document Solutions en specialist als het gaat over koppelen met ERP-systemen. 4 vragen aan hem over koppelen met Exact.
1. Met welke systemen van Exact heeft Simac koppelingen?
- Exact Globe,
- Exact Financials
- Exact Online
2. Welke stappen doorloopt een factuur en wat doet de koppeling?
- Relevante data ophalen uit Exact
De koppeling haalt eerst stamgegevens op uit Exact. Deze gegevens zijn nodig voor de juiste verwerking van facturen in Rillion (of Kofax AP Essentials). Het gaat hier onder meer om crediteuren, rekeningschema, kostenplaatsen, projecten en hun onderlinge samenhang.
- Boekingsinformatie toevoegen aan de factuur
In de P2P-software Rillion (en AP-software Kofax AP Essentials) wordt de boekingsinformatie toegevoegd aan de factuur. Als het om een ordergerelateerde factuur gaat, wordt de factuur met de levering of order vergeleken.
- De factuur fiatteren
De factuur gaat door de goedkeuringsworkflow.
- Factuurboeken in Exact
Als de factuur is goedgekeurd wordt deze door de koppeling geboekt in Exact.
- Factuur betaalbaar stellen
In Exact wordt de factuur betaalbaar gesteld. De factuur is later terug te vinden in SAAS-software Rillion en Kofax AP Essentials als in ERP Exact.
3. Hoe gaat het maken van een koppeling in zijn werk?
Het realiseren van een nieuwe koppeling volgt altijd dezelfde weg. We weten welke gegevens nodig zijn in het P2P-proces van Rillion. Dit zetten we af tegen de mogelijkheden van het ERP-pakket. Daarbij bekijken wat de beste manier is om de gegevens over te halen. Daarnaast onderzoeken we wat het ERP-pakket kan ontvangen; behalve de boeking kan dit ook een afbeelding zijn van de factuur, of een link naar de factuur. Soms is een verplichtingenregistratie gewenst, dan kan dat ook.
Koppelvlakken van ERP-pakketten
Elk ERP-pakket heeft een eigen koppelvlak en soms meerdere. Deze verschillen technisch en inhoudelijk. Je kunt denken aan een eenvoudige bestandsuitwisseling; Exact zet een bestand klaar met crediteuren en Rillion leest dit in. Zo maken we een bestand voor alle gegevens die Rillion software nodig heeft van Exact. Omgekeerd zet Rillion een factuurbestand klaar en haalt Exact dit binnen.
Maar bijvoorbeeld Exact heeft ook een programmeerinterface waarmee de functies binnen Exact worden ontsloten. Dan kom je bijvoorbeeld aan de crediteuren door een lijst op te vragen aan de Exact applicatie. Verder heeft Exact ook een web-service, wat ongeveer net zo werkt als de programmeerinterface. Alleen de onderliggende techniek verschilt.
Toepassing recente technieken
Wij gebruiken bij voorkeur de meest recente technieken. Bij sommige ERP-systemen moeten we meerdere technieken naast elkaar toepassen omdat niet alle gegevens in een enkel koppelvlak beschikbaar zijn.
We zien wel dat bij ERP-systemen in de cloud vaak vooraf al goed is nagedacht over de mogelijkheden om te koppelen.
4. Is iedere koppeling met Exact min of meer hetzelfde?
Er zijn verschillende varianten van de koppeling:
- De factuur kan ook bij ontvangst als verplichting worden geregistreerd in Exact, voordat het goedkeuringsproces is doorlopen.
- Er is ook een koppeling mogelijk met het inkomend factuurregister. Dit is een koppeling zonder P2P-software Rillion, maar met onze herkensoftware OpenText Capture Center.
- De koppeling werkt ook voor onze factuurherkenning en digitale verwerkingsoftware Kofax AP Essentials (SAAS).
Over onze Purchase-to-Pay oplossing
Met onze Purchase-to-Pay oplossing beschikt u over een complete oplossing om uw gehele factuurverwerkingsproces (aanvraag, goedkeuring, bestelling, ordermatching en betaling te automatiseren). Met de verschillende modules zorgt u ervoor dat de oplossing precies aansluit bij uw huidige situatie.
Simac consultant René Buursma