Werkt u met ERP-systeem AFAS? En wilt u meer weten over de voordelen van werken met een Purchase-to-Pay oplossing of een Accounts Payable oplossing in combinatie met AFAS? En hoe werkt de integratie met AFAS? We vertellen u meer over de koppeling met P2P-software Rillion en AP-software Tungsten AP Essentials.
"De herkenning van facturen gaat automatisch mits er al een template is aangemaakt van de specifieke leverancier en alle velden goed herkend worden. Dit is een continu proces en zorgt voor een snellere doorlooptijd van het factuurverwerkingsproces bij onze klant Jordex. Uiteindelijk worden de (automatisch) verwerkte facturen in AFAS betaalbaar gesteld. Daar zien de gebruikers de facturen ook pas weer. De afdeling Finance gebruikt Tungsten AP Essentials voor het coderen van facturen. Het coderingsvoorstel wordt automatisch gegenereerd, dat betekent weinig werk. Het goedkeuren doen ze in AFAS. Alleen als er facturen ‘uitvallen’ in Tungsten AP zien de gebruikers deze nog."
Accounts Payable software gekoppeld aan AFAS Online
De AFAS Online connector koppelt ook met SAAS-software Tungsten AP Essentials. Simac heeft voor een klant (Reclassering Nederland) de AFAS connector aangepast:
1. REST API (JSON) in plaats van SOAP(XML) – de 'oude' connector werkte nog met SOAP dus ik heb dat aangepast naar REST.
2. Facturen worden als dossierItem toegevoegd aan de boeking in AFAS Online.
3. Kostenplaatsen – Kostendragers – Projecten als verbijzonderingen mogelijk.
4. Ordernummer en betalingskenmerk mogelijk.
5. Bij eventuele fouten – wordt de factuur in Kofax AP terug gezet met status: 'Document in afwachting van correctie' met tevens de foutmelding bij de factuur.
AFAS & Tungsten AP Essentials
Noorderpoort stapt over op een nieuwe oplossing voor haar ca. 25.000 inkomende facturen: Tungsten AP Essentials gekoppeld aan AFAS Online.
Purchase-to-Pay software gekoppeld aan AFAS
Met de Purchase-to-Pay software Rillion automatiseert u uw gehele factuurverwerkingsproces vanaf bestelaanvraag tot aan de betaling van uw factuur.
Op basis van uw eisen en wensen, IT-strategie en behoeften richten wij met basis en aanvullende modules onze Purchase-to-Pay oplossing zo voor u in dat deze maximaal aansluit op uw optimale bedrijfsvoering.
Processen in organisaties hangen met elkaar samen. Gegenereerde data van het ene systeem is weer nodig in het andere systeem. Zo maakt onze AFAS-koppeling verbinding met de AFAS webservice. Stamgegevens zoals crediteuren, grootboekrekeningen en dimensies zijn via de interface beschikbaar in de P2P-oplossing.
Inkomende facturen worden voorzien van een boeking, ze worden gecontroleerd en gefiatteerd, daarna zorgt de koppeling voor de boeking in AFAS. Deze standaardkoppeling is geïmplementeerd voor meerdere AFAS-gebruikers (de koppeling is dus getest op veiligheid en wordt onderhouden).
De modules binnen Purchase-to-Pay
- De basismodules (Invoice en PO matching) zorgen ervoor dat u met een ongelimiteerd aantal gebruikers uw facturen verwerkt, automatisch matcht aan orders/leveringen (3-way matching) en/of goedkeurt.
- De additionele modules geven u de mogelijkheid uw processen verder te automatiseren, bijvoorbeeld met de inkoop- en budgetmodule, de contractmodule, het leveranciersportaal of de declaratie module.
AFAS & Rillion
SORG (Stichting voor Onderwijs op Reformatorische Grondslag) verwerkt met de cloudvariant van de P2P software Rillion gekoppeld met AFAS ca. 24.000 inkomende facturen per jaar.
Deze 5 stappen doorloopt een factuur binnen AFAS & Rillion
De factuur heeft voor verwerking relevante data uit AFAS nodig
De gecertificeerde koppeling haalt stamgegevens/ relevante data op uit AFAS. Deze gegevens zijn nodig voor de juiste verwerking van de facturen in de P2P-software Rillion. Het gaat hier onder meer om crediteuren, rekeningschema, kostenplaatsen, projecten en hun onderlinge samenhang.
De factuur voorzien van boekingsinformatie
De factuur wordt in P2P-Rillion voorzien van boekingsinformatie. Als het om een order gerelateerde factuur gaat, wordt de factuur met de levering en order vergeleken.
De factuur fiatteren
De factuur doorloopt de goedkeuringsflow.
De factuur boeken in AFAS
De factuur wordt, na goedkeuring in Rillion, (door de koppeling) geboekt in AFAS.
De factuur betaalbaar stellen
In AFAS wordt de factuur betaalbaar gesteld. De factuur is later zowel in Rillion als in AFAS terug te vinden.
Sinds 2007 is Simac officieel AFAS Partner. Lees meer over dit partnership >
"De koppeling met AFAS? Die werkt! Dat was trouwens nog een reden om voor deze oplossing te kiezen. We wisten al dat we in de toekomst meer met AFAS gingen doen dus ook wat betreft de koppeling maakten we met de keuze voor Rillion een veilige keuze. Veilig omdat de koppeling er al lag, waardoor we wisten dat er binnen Simac kennis over dit systeem is."
Voordelen van onze gerealiseerde koppeling met AFAS
- Duidelijk en kort advies-, offertetraject
- Snelle inrichting en implementatie
- Getest op werking en veiligheid
- Profijt van alle al ontwikkelde functionaliteiten/ geen 'kinderziektes' meer
- De koppeling wordt onderhouden
- Kennis en ervaring bij service & support
Werkt of gaat u werken met AFAS (Online)?
En herkent u zichzelf in een van onderstaande situaties? Neem contact met ons op!
- Wij zijn op zoek naar een pakket dat enerzijds aansluit op AFAS en anderzijds een XML-bestand kan genereren zodat het aangeboden kan worden aan een 'eigen' systeem. Heeft u hier een oplossing voor?
- Wij maken nu gebruik van AFAS als administratief pakket. Onze organisatie is voornemens om onze inkomende facturenstroom te gaan digitaliseren. Op dit moment zijn we onze opties voor leveranciers aan het verkennen en willen heel graag een offerte van u. Zou u mij kunnen aangeven welke informatie u nodig heeft om onze organisatie van een passende offerte te kunnen voorzien?
- In 2016 is bij ons OpenText Capture Document Reader/ DOKuStar i.c.m. Proquro geïmplementeerd. We zijn benieuwd of we bij een overgang naar AFAS wel of niet op zoek moeten naar een andere OCR herken oplossing?
AFAS, Rillion & DOKuStar
Administratie- en advieskantoor voor onderwijsinstellingen Concent verwerkt met onze scan- en herkenoplossing in combinatie met de software Rillion en een koppeling met AFAS jaarlijks 100.000 inkomende facturen.
"En dat moest dus allemaal in 1 pakket komen… Bij Concent doen we de financiële administraties voor meer dan 50 scholengroepen. En om één zo’n scholengroep heb je nog meer scholen. Destijds ging het al om zo’n 60.000 facturen. En dat moest dus allemaal in 1 pakket komen. Dat was best een uitdaging, waarbij we alle facturen van alle administraties ook nog in de kortst mogelijke tijd willen verwerken."
