Gaan financiële processen nog steeds handmatig? En kost het afhandelen van (papieren) facturen uw organisatie nog (te) veel tijd en geld? Maak dan een grote stap voorwaarts en kies voor e-invoicing. 

Wat is e-invoicing?

E-invoicing, ook wel e-facturatie genoemd, is het volledig elektronisch uitwisselen van factuurgegevens van zowel de inkomende als de uitgaande facturen(stroom). E-facturen zijn opgebouwd uit 1-tjes en 0-tjes (code) waardoor een factuur altijd 100% herkend wordt, je bent niet afhankelijk van de leesbaarheid van een scan.

De OCR software hoeft niet te bedenken of het een O of een 0 is, het maakt niet uit dat het IBAN nummer van leverancier x ineens op een andere plek staat en je hebt ook geen last van de kwaliteit van de scans.

"Maar waarom verwerken we nog steeds handmatig (papieren) of digitaal (PDF) facturen hoor ik u denken..."

Waarom factureren we nog niet massaal elektronisch?

Zo lang de overheid het (nog) niet verplicht, scheelt het een hoop tijd en 'gedoe' aangezien u als bedrijf een aantal dingen moeten aanpassen in het factuurverwerkingsproces. "En het gaat nu toch goed, het werkt toch..."

Het belangrijkste is dat u al uw leveranciers, waar u inkomende facturen van ontvangt, moet vragen om een e-factuur te sturen volgens een bepaald format (XML bijvoorbeeld) dat uw software kan lezen en verwerken (onboarden noemen we dat). Vervolgens moet u zelf ook de juiste software hebben die e-facturen kan ontvangen, herkennen, goedkeuren, eventueel matchen en naar het ERP-systeem kan sturen. Oftewel systemen moeten elkaars 'taal' spreken en met elkaar gekoppeld zijn.

"Samen met u leggen wij uw proces onder de loep en bepalen we wat uw volgende stappen zijn in het onboardingsproces."

Dico Harteman - Salesmanager bij Simac Document Solutions

Van papier en PDF naar elektronische factuurverwerking (e-invoicing)

Met onze e-invoicing oplossing automatiseert u uw financiële processen. Anders dan bij het digitaal versturen en ontvangen van facturen (PDF), zorgen wij voor een volledig elektronisch factuurverwerkingsproces (XML facturen).

U verwerkt niet langer zelf uw papieren facturen of via de mail ontvangen PDF facturen. U stuurt deze facturen door naar ons en wij zorgen voor het hele verwerkingsproces. Denk hierbij aan het herkennen en verrijken van de factuurgegevens zodat u de factuur direct kunt verwerken in uw crediteurenadministratie.

Wij bieden u één centraal platform voor het elektronisch verzenden en ontvangen van al uw facturen; ongeacht of uw leveranciers de facturen per post, per e-mail (PDF) of elektronisch aanleveren. De actuele status van iedere factuur kunt u overal en altijd inzien. Deze oplossing is volledig te integreren met uw workflow software en ERP-systeem. 

Verstuur uw facturen via de meest efficiënte en goedkope methode 

"Met onze e-invoicing oplossing kunnen we naast inkomende facturen, ook uw uitgaande facturen versturen. Met e-invoicing kiest u altijd de goedkoopste manier van verzenden. Volledig elektronisch, via een billing service provider of via mail (PDF). Uw klanten zullen de facturen ook sneller afhandelen en betalen."

Dico Harteman - Salesmanager bij Simac

De mogelijkheden voor verdere optimalisatie

Wanneer uw facturen volledig elektronisch worden uitgewisseld via één centraal platform, is het mogelijk om allerlei slimme dingen met de data te doen. Dit verhoogt de kwaliteit en zorgt voor minder handmatige handelingen. Bijvoorbeeld door automatisch een kostenplaats toe te voegen, op basis van de leverancier of een ordernummer. Of een controle toe te voegen op basis van uw afspraken met een leverancier.

Simac Managed Service

Kiest u voor totale ontzorging waarbij we het gehele elektronische factuurverwerkingsproces (inclusief herkenning, valideren, goedkeuren en matchen) voor u uit handen nemen?

Lees er meer over

Welkom bij Simac

Mijn naam is Dico Harteman, salesmanager bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Dico Harteman, salesmanager bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Contact over elektronisch factureren