Capture Module

Herkenning van leveranciersgegevens

De capture module interpreteert en valideert automatisch factuurinformatie op headerniveau (leveranciersgegevens) en met de intuïtieve interface controleert u de juistheid van de geïnterpreteerde factuurgegevens.

Accounts Payable software

Kofax AP Essentials ondersteunt een breed scala aan landenprofielen met verschillende talen en valuta op basis van ruim 25 jaar ervaring in het verwerken van facturen wereldwijd. Deze module wordt door de crediteurenadministratie gebruikt om (header)gegevens te controleren, aan te vullen en te bevestigen, die zijn uitgelezen van een factuur. De module zit altijd standaard in Kofax AP Essentials.

Upload & Verify

Kofax AP Essentials accepteert facturen in vele formaten (PDF/ XML). Het uploaden van inkomende facturen kan op verschillende manieren, namelijk:

  • Via de mailbox (voorkeur per administratie een mailbox).
  • Via de scanner naar de mailbox of folder.
  • Bestanden uploaden vanaf een folder.

Na het uploaden van de facturen in Kofax AP Essentials komen de facturen terecht in de Verify module. Vanaf dat moment kunt u in Kofax AP Essentials per factuur of alle ontvangen facturen gaan verwerken.

Kofax AP Essentials Verify module overzicht facturen

Automatisch doorzetten van facturen

Als alle datavelden goed herkend zijn dan is het mogelijk om de software zo in te stellen dat facturen automatisch worden verwerkt en doorgestuurd naar uw ERP-systeem. Voor deze facturen hoeft er geen handmatige verificatie meer gedaan te worden. Doordat deze accounts payable software zelflerend is, worden er steeds meer facturen (templates) van verschillende leveranciers herkent. De tijd die over is, is voor het aanmaken van nieuwe leveranciers, afwijkingen of uitzonderingen.

Weetje van Arnoud (consultant bij Simac) over de Capture Module

Arnoud van Heumen: "Capture heb je altijd nodig en Verify zit er standaard bij in de licentie als je kiest voor de SAAS software Kofax AP Essentials. Echter hoef je de Verify niet te gebruiken. Hieronder twee scenario’s waarbij dat het geval is:

  • Factuur is goed aangeleerd – optie om deze facturen van deze leverancier automatisch door te sturen zonder Verify te gebruiken
  • Je kan Capture gebruiken en alles zonder Verify doorsturen naar het ERP-systeem"
Demo AP software
Vanwege AVG-wetgeving moeten we u vragen de marketing-cookies te accepteren.