Waar loopt u tegenaan? Teveel documenten, orders of facturen? Te hoge kosten? Teveel fouten door handmatige handelingen? Moet u naar de cloud of een nieuw ERP-systeem? Allemaal interessante vragen die een goede start zijn van onze samenwerking. Samen kijken we naar uw bedrijfsprocessen en onderzoeken we waar winst te behalen valt. Gaat u stap voor stap of zet u meteen een grote stap in het optimaliseren van uw processen?
Welke diensten biedt Simac Document Solutions?
Waarom Simac Document Solutions?
Wij zijn een familiebedrijf met een langer termijn visie, wij gaan graag de samenwerking aan en kiezen altijd voor persoonlijk contact. U zoekt een oplossing voor het automatiseren en optimaliseren van verschillende processen aangaande data, orders, documenten of facturen. Wat komt erin en hoe wilt u de informatie eruit hebben? En waar moet het naartoe? Wij hebben het antwoord, zijn toekomstbestendig en bewegen mee met de markt. Simac Document Solutions heeft bijna 30 jaar ervaring.
Dico (Simac) over onze klant SPIE en de keuze voor een cloudoplossing
We zijn trots op een mooie naam als SPIE (SPIE Nederkand & SPIE Building Solutions). Een tevreden klant, een succesvolle implementatie (80% van de facturen worden inmiddels automatisch verwerkt) en een goede samenwerking. Bekijk de video.
Waar moest Simac rekening mee houden bij de cloudoplossing voor SPIE?
- Er zijn 2 verschillende omgevingen met diverse administraties.
- Circa 500.000 facturen per jaar met heel veel leveranciers.
- Twee verschillende ERP-systemen: SAP en IFS.
- Herkenning van facturen vindt plaats op headerniveau.
- Digitaal archief voor het eenvoudig terugzoeken van facturen inclusief audittrail.
- Meer dan 20 actieve gebruikers.
Bent u een gebruiker van ReadSoft (on-premise) software en herkent u zichzelf in deze opsomming? Zijn er teveel documenten of facturen, te hoge kosten of te weinig mensen? Of wordt het gewoon tijd om de overstap te maken naar een cloudoplossing?
Klanten & ervaringen
Purchase-to-Pay oplossing geeft rust bij A.S. Watson
Joris Bongertman (A.S. Watson) vertelt over de oplossing, de samenwerking met Simac en de toekomstplannen. Ook vertelt hij (in ruim 3 min) wat deze oplossing zijn team heeft gebracht en waarom er meer rust is gekomen. Bekijk de video.
A.S. Watson maakt na een jaar de stand op: “Wij hebben een enorme automatiseringsgraad gehaald in een jaar tijd. 65% van onze factuurverwerking is volledig geautomatiseerd. 35% raken we nog wel aan maar die hoeven we nog minimaal te coderen. Als we dit toen wisten hadden we er gelijk voor getekend.”
Unicef Nederland
Klant sinds 2020
Aantal inkomende facturen: 5.000
Oplossing: Herkennen op headerniveau met Kofax AP Essentials en koppeling met Microsoft Dynamics 365 F&O.
Lees het klantverhaal >
Unicef over de besparing: "We hebben nu een licentie voor 5000 facturen dus de kostenbesparing zit niet in de grote aantallen maar vooral in de efficiency. Was ik eerst wel een half uur tot 3 kwartier per dag bezig met het coderen van facturen; nu ben ik er in 5 minuten mee klaar. En er zijn er dus meer mensen in de organisatie die zo tijd besparen."
Inkoopfacturen
-
“Voor de verwerking van onze inkoopfacturen zijn wij op zoek naar een alternatief voor onze huidige herkensoftware. Momenteel verwerken wij 100.000 inkoopfacturen waarvan 95% PDF.”
Wij leveren OCR-software zoals Tungsten AP Essentials (voorheen Kofax AP Essentials) & RPA toepassingen. Op basis van een aantal specifieke vragen bepalen wij direct welke software in uw situatie het beste past. Stuur ons een mail (met telefoonnummer) en wij nemen binnen een dag contact met u op >
-
Verwerkt u ook veel handelsfacturen? Behaal net als VDL en A.S. Watson ook een hoge automatiseringsgraad.
VDL verwerkt 450.000 facturen per jaar waarvan de meeste handelsfacturen zijn in een pdf-bestandsformat (en sommigen XML). 80% van hun facturen wordt volledig automatisch verwerkt zonder dat er nog iemand naar kijkt. Bij A.S. Watson is dit bijna 90% als het over de handelsfacturen gaat. Het probleem zijn juist de diensten facturen. De voorrijkosten zijn vast en het uurtarief ook maar vooraf weet je niet wat voor een storing het is en hoelang het gaat duren voor deze opgelost is. Dat maakt de inkoop van diensten (vooraf) lastig.
McDonald's
Klant sinds 2020
Aantal inkomende facturen: 15.000
Oplossing: Herkenning met ReadSoft Invoices, goedkeuring met P2P Palette en koppeling met ERP-systeem ECOIN.
Lees het klantverhaal >
McDonald's over de gekozen oplossing: “Dat we de facturen die we al digitaal ontvingen opnieuw moesten printen en scannen, dat was absoluut ons grootste pijnpunt.”
ERP koppeling
-
“Wij werken met het softwarepakket EVA van leverancier Keyloop. We begrijpen dat hier een koppeling mogelijk is met Simac voor het verwerken van facturen.”
Dat klopt! Simac is samen met Keyloop uitgegroeid tot een begrip in de automotive. Wij hebben een koppeling gerealiseerd van EVA en Autoline met de P2P-software Rillion. Hiermee automatiseert u uw goedkeuringsproces van uw inkomende facturen en kunt u op basis van de PO-matching module uw orders en pakbonnen automatisch matchen met uw inkomende facturen.
Op deze manier hoeft u uw inkomende facturen niet meer handmatig goed te keuren. Ook worden terugkerende contracten automatisch verwerkt.
Lees meer over de koppeling met EVA en/of Autoline > -
“Wij hebben Exact Globe of online. Koppelt u hiermee? En zo ja hoe?”
De integratie met Exact Globe of online hebben wij al gebouwd. Onze technisch consultant René Buursma maakt deze integraties en vertelt u er alles over >
-
"Heeft u software om facturen te herkennen dat koppelt met Twinfield of een ander boekhoudprogramma?"
Jazeker! Tungsten AP Essentials (voorheen Kofax AP Essentials). Lees meer over Tungsten AP Essentials cloud software >
Van den Udenhout over Simac: “Met deze oplossing besparen we 3 of 4 fte, als het zelfs niet meer is!”
Purchase-to-Pay (P2P)
-
Wat is Purchase-to-Pay?
Het volledig automatiseren van het hele (P2P) proces van bestelaanvraag, inkoop/aankoop, matching tot en met het (automatisch) betalen van de factuur. Ontdek wat Purchase-to-Pay kan betekenen voor u >
-
“Namens de finance afdeling zoek ik software dat het P2P-proces ondersteunt. Met name voor factuurverwerking (herkenning, approval, etc.) en het bestelproces.”
Wij leveren een Purchase-to-Pay oplossing waarbij je vanaf bestelaanvraag tot aan de betaling het gehele proces kan automatiseren. Het P2P-systeem is webbased en een SAAS-oplossing. De software is modulair op te bouwen waarbij onderdelen als capture (herkenning), autorisatie workflow (approval), ordermatching, contract, declaratie, inkoop en budget standaardmodules zijn.
Lees meer over onze complete Purchase-to-Pay oplossing > -
“Wij zoeken iets nieuws voor factuurverwerking. Facturen moeten automatisch matchen en verdeeld in onze internationale administraties en inkoopsystemen.”
Ja, dit is mogelijk met onze P2P-oplossing. Deze is modulair opgebouwd waardoor u zelf bepaalt welke modules u afneemt. PO-matching is een uitgebreid onderdeel van de software en internationale administraties zijn mogelijk.
Lees meer over automatische PO-matching >
Roto Groep
Klant sinds 2015
Aantal facturen: 75.000 facturen per jaar
Oplossing: Simac Managed Services
Lees het klantverhaal >
Roto over Simac: "Onze toeleveranciers en klanten kunnen nu XML, e-mail met PDF of papier van ons ontvangen. En omgekeerd kunnen zij alles aanleveren. Hierdoor hebben we minder last van oponthoud in het administratieve proces. Fouten door handmatige invoer worden voorkomen, doorlooptijden van facturen zijn sterk verkort, facturen die gekoppeld zijn aan een inkooporder worden automatisch via een workflow-systeem geverifieerd, gevalideerd en betaalbaar gesteld."
Orders verwerken
-
“Zetten jullie een pdf-order om naar een XML-order zodat we deze automatisch kunnen inlezen in ons systeem? Nu worden ze nog overgetypt.”
Ja! Wij leveren geavanceerde OCR- & RPA-oplossingen voor het herkennen van uw orders en integreren met elk gewenst ERP-, WMS-, TMS- of DMS-systeem. Op basis van uw vraag, IT strategie, het type documenten, volumes en benodigde indexvelden bepalen we samen de scope en geven passend advies. Lees meer over het automatisch verwerken en omzetten van uw salesorders >
Stafa Group
Klant sinds 2017
Aantal certificaten: 6.000
Oplossing: OpenText Capture Center
Lees het klantverhaal >
Stafa over Simac: "We zochten een oplossing die het voor ons mogelijk maakte dit proces rondom die vastlegging van artikelnummers en ordernummers met de certificaten te automatiseren. Simac heeft die oplossing met Open Text Capture Center (OCC) gerealiseerd. De freeformherkenningsengine van OCC is er veelal voor semigestructureerde documenten zoals facturen, maar in ons geval zijn dat dus certificaten."
Klanten van Simac Document Solutions
